Syntax Literate : Jurnal Ilmiah Indonesia p–ISSN: 2541-0849

      e-ISSN : 2548-1398

      Vol. 4, No. 8 Agustus 2019

 


SISTEM INFORMASI INVENTARIS DAN PERAWATAN SARANA PRASARANA DI POLITEKNIK HARAPAN BERSAMA.

 

Muhamad Bakhar

Politeknik Harapan Bersama Tegal

Email: muhammadbakhar@gmail.com

 

Abstrak

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1). Mempermudah pengelolaan inventaris sarana dan prasarana. 2). Mempermudah dalam monitoring perawatan sarana dan prasarana. 3). Mempermudah proses laporan pengajuan ketika ada kerusakan. Penelitian ini berupa penelitian eksperimen, dengan didahului oleh perencanaan yang matang, analisis data yang tersusun, serta design penelitian yang terarah. Selain itu penelitian ini juga menggunakan metode pengumpulan data berupa observasi, wawancara, dan studi literatur. maka dapat diambil kesimpulan bahwa Sistem Informasi Inventaris dan Perawatan Sarana Prasarana Politeknik Harapan Bersama Tegal baik untuk staff maupun karyawan dapat mengetahui informasi tentang barang dan perawatan sarana prasarana yang ada di Politeknik Harapan Bersama Tegal dengan proses yang lebih cepat, efektif dan efisien karena sistem yang terintegrasi secara terpusat sehingga dapat meminimalisir kesalahan.

 

Kata kunci: sistem informasi, inventais, sarana prasarana

 

Pendahuluan

Media internet sudah menyebar luas ke segala lapisan masyarakat perkotaan sampai ke lapisan pedesaan. Juga layanan internet yang semakin mudah dengan sinyal wireless, yang bisa ditangkap dengan PC, Laptop, PDA bahkan Handphone, tanpa perlu lagi menggunakan kabel inilah yang dinamakan perkrmbangan teknologi informasi. Perkembangan teknologi informasi saat ini sudah sedemikian maju (Pramadita, 2017), siapapun yang mengikuti perkembangan dalam dunia informasi akan merasa bahwa perkembangan ini terlalu cepat untuk disesuaikan dengan pertumbuhan organisasi atau suatu instansi. Searah dengan perkembangan teknologi sistem informasi, banyak hal yang membuat kemudahan dalam  mengerjakan suatu pekerjaan.

Pada organisasi baik itu bidang jasa, dagang atau lembaga pendidikan tidak akan lepas dari kegiatan pengolahan data, baik secara manual ataupun dengan cara elektronik. Pengolahan data, bukan sekedar kegiatan tulis menulis, menyimpan berkas. Pengolahan data merupakan suatu hal  rutinitas di dalam kegiatan organisasi sehingga perlu diatur dengan baik dan benar supaya menghasilkan suatu informasi yang akurat.

Kebutuhan untuk mendapatkan informasi dalam waktu yang singkat diera teknologi seperti sekarang merupakan sesuatu yang wajar. Setiap teknologi yang ada, terutama teknologi pengolahan data tentu diharapkan dapat membantu memudahkan proses pengolahan data dan menyediakan informasi yang sesuai dengan kebutuhan. Tidak terkecuali untuk staff bagian sarana dan prasarana kampus, yang bertanggung jawab atas pengolahan data barang yang ada di perguruan tinggi, seperti pada Politeknik Harapan Bersama Tegal. 

Proses pengolahan data barang yang menjadi tanggung jawab perguruan tinggi, atau biasa disebut dengan barang inventaris, mulai dari pendataan barang masuk dan barang keluar, pendataan barang habis pakai dan tidak habis pakai, pendataan barang yang rusak atau barang yang harus dimusnahkan, hingga penyusunan laporan mengenai barang-barang tersebut tentu memerlukan sebuah pencatatan yang detail dan rapi agar memudahkan pengawasan dan penyusunan anggaran kampus. Namun, karena banyaknya jumlah barang yang harus didata membuat beberapa barang terkadang luput dari perhatian petugas sarpras dan menyulitkan proses pengawasannya. 

Kendala atau kesulitan dalam proses pengolahan data barang inventaris perguruan tinggi inilah yang menjadi sebuah peluang untuk mengembangkan sebuah sistem informasi pengolahan data inventaris perguruan tinggi berbasis komputer. Sistem tesebut merupakan sebuah aplikasi yang mencakup proses pendataan barang masuk dan barang keluar ,data keadaan barang, serta laporan-laporan yang berkaitan dengan hal-hal tersebut seperti laporan jumlah barang, laporan keadaan barang,laporan posisi barang, laporan pemakaian barang hingga laporan pemusnahan. Diharapkan dengan adanya sistem ini, proses pengolahan data barang inventaris perguruan tinggi dapat berjalan dengan lancar, cepat, minim kesalahan, dan kebutuhan informasi tentang inventaris perguruan tinggi dapat diperoleh dengan mudah jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

Unit Pelayanan Teknis Logistik merupakan suatu unit yang mengatur pengelolaan sarana dan prasarana yang ada di Politeknik Harapan Bersama Tegal, unit tersebut melakukan pengelolaan serta menginventarisir sarana dan prasarana menggunakan sistem konvensianal yaitu menggunakan aplikasi Ms. Excel untuk mencetak laporan inventaris atau data inventaris setiap ruangan. Dalam melaksanakan kegiatan monitoring perawatan juga menggunakan cara konvensional sehingga memakan waktu ketika diperlukannya laporan, oleh karena itu perlu dirancang sebuah sistem untuk mengatur kegiatan tersebut yaitu dengan sistem informasi inventaris dan perawatan sarana prasarana di Politeknik Harapan Bersama

 

Metode Penelitian

Penggunaan metode dalam penelitian ini adalah metode eksperimen, dimana metode eksperimen menurut Sugiyono metode eksperimen merupakan metode yang menjadi bagian dari metode kuantitatif yang mempunyai ciri khas tersendiri, yaitu dengan adanya kelompok kontrolnya. Desain eksperimen yang digunakan adalah Nonequivalent Control Group Design yang merupakan bentuk metode penelitian eksperimen semu (quasi eksperimen) (Sugiyono, 2013), dengan didahului oleh perencanaan yang matang, analisis data yang tersusun, serta design penelitian yang terarah. Selain itu penelitian ini juga menggunakan metode pengumpulan data berupa observasi, wawancara, dan studi literatur.

 

Hasil Penelitian

A.    Tampilan Sistem Informasi Inventaris dan Perawatan Sarana Prasarana Politeknik Harapan Bersama

Dari pembuatan program Sistem Informasi Inventaris dan Perawatan Sarana Prasarana Politeknik Harapan Bersama diperoleh hasil sebagai berikut:

1.    Halaman Login Admin

Halaman untuk masuk menu utama atau beranda. Berisi textfield untuk memasukan username,  password yang valid.

Gambar 1. Halaman Login Utama

2.    Halaman Utama Admin

Halaman ini menampilkan halaman beranda admin.

Gambar 2. Halaman Beranda Admin

3.    Menu Data Master

Berisi sub menu manajemen oleh admin, antara lain data Kategori, Barang, Satuan, Tahun Akademik, Ruang dan Unit.

a.       Menu Kategori

Halaman untuk menambah kategori yang nantinya digunakan untuk pengelompokkan jenis barang.

Gambar 3. Halaman Data Kategori

b.      Menu Barang

Halaman ini untuk menambah data barang inventaris yang ada di masing-masing ruang yang ada di Politeknik Harapan Bersama Tegal.


Gambar 4. Halaman Menu Barang

c.       Menu Satuan

Berisi sub menu beberapa nama satuan seperti Buah, Set dan Unit.

Gambar 5. Halaman Menu Satuan Barang

d.      Menu Tahun Akademik

Berisi status akademik yang aktif untuk pengolahan data inventaris.

Gambar 6. Halaman Menu Tahun Akademik

e.       Menu Ruang

Berisi nama-nama ruangan yang ada di Politeknik Harapan Bersama Tegal.

 

 

 

 

 

 

Gambar 7. Halaman Menu Ruang

f.        Menu Unit

Berisi keseluruhan nama unit beserta nama Ka.Unit  yang ada di Politeknik Harapan Bersama Tegal.

Gambar 8. Halaman Menu Unit

 

4.    Menu Data Inventaris

Menu ini berisi sub-sub menu yaitu Stok Barang dan Barang Tiap Ruang.

a.       Menu Stok Barang

Pada menu ini menampilkan halaman daftar barang yang ada di Politeknik Harapan Bersama.

Gambar 9. Halaman Stok Barang

 

b.      Menu Barang Tiap Ruang

Menu ini menampilkan tabel daftar barang tiap-tiap ruang yang ada di Politeknik Harapan Bersama

Gambar 10. Halaman Daftar Tabel Tiap Ruang

5.    Menu Data Transaksi

Menu ini berisi sub-sub menu antara lain Daftar Transaksi, Barang Masuk, Barang Keluar dan Mutasi Barang.

a.       Menu Daftar Transaksi

Menu ini berisi halaman yang menampilkan jumlah barang inventaris pada masing-masing ruang yang ada di Politeknik Harapan Bersama Tegal.

Gambar 11. Gambar Menu Daftar Transaksi Barang

b.      Menu Barang Masuk

Menu ini menampilkan halaman yang berisi tabel daftar keseluruhan barang masuk yang ada di Politeknik Harapan Bersama.

Gambar 12. Menu Barang Masuk

c.       Menu Barang Keluar

Menu ini menampilkan daftar barang inventaris yang sudah ditempatkan dimasing-masing ruang yang ada di Politeknik Harapan Bersama.

Gambar 13. Menu Barang Keluar

d.      Menu Mutasi Barang

Menu ini menampilkan halaman daftar mutasi barang.

 

 

 

 

Gambar 14. Menu Daftar Mutasi Barang

 

6.    Menu Laporan

Berisi sub menu antara lain Laporan Kerusakan dan Laporan Pengajuan.

a.       Menu Kerusakan

Menu ini berisi manajemen laporan kerusakan serta menampilkan  daftar laporan kerusakan barang yang diterima dari masing-maisng user.

 

 Gambar 15. Halaman Manajemen Laporan Kerusakan Barang

b.      Menu Pengajuan

Menu ini berisi form untuk menambah pengajuan barang inventaris baru dan menampilkan daftar tabel pengajuan barang baru yang dibuat oleh user.

Gambar 16. Halaman Pengajuan Barang Baru

7.    Menu User

Berisi manajemen data user atau pengguna.

Gambar 17. Halaman Manajemen Data User

8.    Menu Login User

Halaman untuk masuk menu utama atau beranda.

Gambar 18. Halaman Menu Login User

9.    Halaman Utama User

Halaman untuk menampilkan menu beranda pada User.

 

 

 

 

 

 

Gambar 19. Halaman beranda pada User


 

10.     Menu Daftar Barang

Halaman yang menampilkan daftar barang yang terdapat di ruangan user.

Gambar 20. Halaman Menu Daftar Barang

11.     Menu Laporan Kerusakan

Menampilkan halaman manajemen kerusakan barang serta tabel yang berisi laporan serta riwayat laporan saat user mengajukan laporan kerusakan barang.

         

Gambar 21. anajemen Laporan Kerusakan Barang

 

12.     Menu Laporan Pengajuan

Menampilkan halaman manajemen pengajuan barang baru serta tabel yang berisi laporan serta riwayat laporan pada saat user mengajukan laporan pengajuan barang baru.

Gambar 22. Halaman Manajemen Laporan Pengajuan Barang

 

Kesimpulan

Berdasarkan uraian-uraian yang telah dipaparkan pada bab-bab sebelumnya , maka dapat diambil kesimpulan bahwa Sistem Informasi Inventaris dan Perawatan Sarana Prasarana Politeknik Harapan Bersama Tegal baik untuk staff maupun karyawan dapat mengetahui informasi tentang barang dan perawatan sarana prasarana yang ada di Politeknik Harapan Bersama Tegal dengan proses yang lebih cepat, efektif dan efisien karena sistem yang terintegrasi secara terpusat sehingga dapat meminimalisir kesalahan

 

BIBLIOGRAFI

Pramadita, I. (2017). EMBEDDED GRAPHIC ONLINE SERVICE. Syntax Literate; Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(1), 14–20.

 

Sugiyono, P. D. (2013). Metode Penelitian Manajemen. Bandung: Alfabeta, CV.