Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia p�ISSN: 2541-0849 e-ISSN: 2548-1398

Vol. 7, No. 09, September 2022

PENDAMPINGAN PENGELOLAAN SISTEM STOCK OPNAME PADA PERSEDIAAN BARANG DI PT MEGA NIAGA SEJAHTERA

Nunuk Novianti^1*, Kadek Wisnu Bhuana², Layon Hutagaol³

^1*,2,3 Universitas Bina Insani, Indonesia

Email: *[email protected]

Abstrak

PkM ini memiliki tujuan untuk memberikan pelatihan dan pemahaman pengelolaan sistem stock opname pada persediaan barang melalui pendampingan selama tiga bulan yaitu Mei-Juli 2023 di PT Mega Niaga Sejahtera.� Metode yang digunakan dalam laporan ini adalah metode kualitatif deskriptif dengan mengamati, praktek dan wawancara secara langsung dengan Mitra, sumber-sumber referensi dari jurnal maupun skripsi dan buku-buku literatur. Hasil PkM diketemukan adanya perbedaan hasil stock opname pada bulan Juni 2023 dikarenakan di dalam pelaksanaan prosedur dan sistem pencatatan perusahaan yang tidak berjalan dengan semestinya. Karena itu diperlukan peningkatan dalam pengawasan sistem pencatatan persediaan sesuai standar perusahaan. Pencatatan dapat dilakukan secara rutin harian dan saat pelaksanaan stock opname tidak diketemukan perbedaan signifikan yang mempengaruhi laporan keuangan. Pemanfaatan waktu yang tepat dalam pelaksanaan stock opname akan membuat pelaksanaan berjalan sesuai waktu yang sudah ditentukan, supaya menghasilkan data yang cepat dan akurat melalui aplikasi yang terhubung ke sistem sehingga dalam pelaporan keuangan menjadi lebih akuntabel.

Kata Kunci: sistem, stock opname, persediaan

Abstract

This Community Service aims to provide training and understanding of inventory stock opname system management through a three-month mentoring program from May to July 2023 at PT Mega Niaga Sejahtera. The methodology employed in this report is a qualitative descriptive method involving direct observation, practical implementation, and interviews with the Partner, along with references from journals, theses, and literature books. The results of the Community Service revealed discrepancies in the stock opname outcomes in June 2023 due to the improper implementation of company procedures and recording systems. Hence, there is a need for enhanced supervision of inventory recording systems in accordance with company standards. Regular daily recording and conducting stock opname with minimal discrepancies during implementation are crucial to ensuring accurate financial reporting. Timely execution of stock opname will facilitate adherence to predetermined schedules, yielding swift and accurate data through an application linked to the system, enhancing financial accountability.

Keywords: system, stock opname, inventory

Introduction

Akuntansi adalah ilmu yang menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan suatu entitas bisnis. Dengan demikian, akuntansi dapat dikatakan sebagai suatu proses pencatatan, penggolongan, pengikhtisaran, penafsiran dan penganalisaan data keuangan, yang menghasilkan suatu informasi keuangan berbentuk laporan keuangan, yang berguna untuk pengambilan keputusan ekonomi sebuah entitas (Antin Okfitasar dan Ety Meikhati, 2021). Laporan keuangan berisi informasi keuangan yang dibutuhkan oleh berbagai pihak eksternal dan internal suatu perusahaan dalam pengambilan keputusan bisnis (Antin Okfitasar dan Ety Meikhati, 2021). �Suatu usaha industri yang menangani perdagangan didalamnya tentu terdapat suatu unsur utama yang dinamakan dengan persediaan. Persediaan merupakan unsur yang penting karena persediaan diperoleh, diproduksi dan dijual secara terus menerus untuk kelangsungan hidup suatu instansi perusahaan (R. Marliani & K. Santoso, 2018). Persediaan merupakan salah satu aset yang sangat penting bagi suatu entitas baik bagi perusahaan ritel, manufaktur, jasa maupun entitas lainnya. PSAK 14 mendefinisikan persediaan sebagai aset yang:� 1. Siap untuk dijual dalam kegiatan usaha biasa; 2. Proses produksi untuk barang yang siap bagi penjualan; 3. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan yang digunakan dalam proses produksi (Martani Dwi dkk, 2014).

Persediaan merupakan hal yang sangat penting sekaligus strategis untuk semua bidang usaha (Rosyana, 2017). Persediaan merupakan bagian dari modal perusahaan yang merupakan aset lancar terbesar dalam perusahaan. Persediaan sangat rentan terhadap kehilangan, pencurian dan kerusakan, sehingga diperlukan pengendalian internal yang ketat untuk mengamankan aset perusahaan sekaligus meningkatkan keakuratan jumlah persediaan. Penyimpangan pengendalian internal dapat dilakukan dengan mengambil jalur keamanan dan aktivitas yang menyimpang lainnya yang dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.

Di era digitalisasi saat ini, tentunya diperlukan sistem yang dapat mendukung kegiatan perusahaan, terutama dalam proses stock opname. Tujuan dilakukannya stock opname adalah untuk menentukan dan memastikan apakah prosedur pencatataan dan pengawasan persediaan sudah sesuai dengan prosedur pada Sistem Pengendalian Internal. Memastikan bahwa saldo yang tercatat di sistim sesuai dengan transaksi yang sebenarnya. Memastikan apakah sistem penempatan barang sesuai dengan standar yang di tetapkan oleh manajemen perusahaan. Pencatatan stock opname yang dirasa masih rawan akan kekeliruan dan membutuhkan waktu yang cukup lama dikarenakan proses stock opname dilakukan dilakukan secara manual (V. A. Z. Sodikin & R. Amaranti, 2021). Sistem informasi untuk stock opname merupakan faktor terpenting dalam mengelola persediaan barang pada suatu perusahaan

Pelaksanaan kegiatan PkM dengan pendampingan di PT Mega Niaga Sejahtera yang beralamat Jalan Raya Cikuda No. 27, Kawasan Industri Wanaherang Kecamatan Gunung Putri Kabupaten Bogor Jawa Barat Indonesia 16965. PT Mega Niaga Sejahtera merupakan salah satu perusahaan di group Mega Persada yang didirikan pada tahun 2001. Mega Persada adalah perusahaan yang berkembang pesat yang telah berkembang menjadi sejumlah perusahaan yang berspesialisasi dalam manufaktur dan distribusi ekstrusi aluminium. Mega Persada Group saat ini mempunyai dua Plant Produksi dan Jaringan Distribusi Nasional Mega Persada Group terafiliasi dengan Outlet-Outlet Retail Aluminium dengan brand AX Aluminium, MX Aluminium, dan XTAL Aluminium yang tersebar di berbagai kota besar di Indonesia Dacon, Forta, Arumi, Kasumi dan Infinito yang merupakan produk-produk unggulan.

Dari hasil wawancara dengan pemilik usaha dan staf administrasi akunting di PT Mega Niaga Sejahtera didapatkan keluhan terkait dengan proses stock opname dalam perhitungan persediaan barang dengan sistem yang mereka miliki. Proses stock opname dengan metode barcode, dimana tiap jenis barang ada kode barcode yang bisa terintegrasi langsung dengan sistem yang Mitra miliki. Pendampingan dan pelatihan yang dilakukan dalam PkM ini adalah proses pengelolaan sistem stock opname pada persediaan barang di PT Mega Niaga Sejahtera.

Dalam praktek usaha entitas ingin catatan yang dihasilkan dalam laporan keuangan terlebih persediaan dapat terus dimutakhirkan. Akan tetapi banyak entitas yang tidak mampu memiliki sistem pendukung yang lengkap. Sebagian besar entitas membutuhkan informasi terkini� mengenai tingkat persediaannya untuk menghindari kekurangan persediaan atau pembelian dalam jumlah yang terlalu banyak dan untuk membantu persiapan data keuangan bulanan, kuartalan maupun tahunan. Untuk mendapatkan angka persediaan yang akurat dan real tentunya dilakukan proses stock opname. Team PkM menemukan tiga masalah yang dihadapi mitra yaitu sistem stock opname belum maksimal, stock opname untuk inventarisasi aset berupa persediaan, dan owner membutuhkan informasi yang cepat, tepat dan akurat.

Metode Penelitian

Metode yang digunakan dalam laporan ini adalah metode kualitatif deskriptif dengan mengamati, praktek dan wawancara secara langsung dengan Mitra, sumber-sumber referensi dari jurnal maupun skripsi dan buku-buku literatur (Sugiyono, 2016). Pelaksanaan pengabdian ini dilakukan dengan metode pelatihan dan pendampingan setelah mendapatkan izin dari pimpinan PT Mega Sejahtera Niaga. Tim PkM diberikan kesempatan untuk melakukan kunjungan secara langsung ke lokasi Mitra dengan tetap mentaati protokol kesehatan (memakai masker, mencuci tangan dan menjaga jarak). Dan apabila waktunya tidak memungkinkan onsite maka yang dilakukan secara daring melalui aplikasi ZOOM.

Pelatihan dan pendampingan dilaksanakan oleh tim Dosen Universitas Bina Insani beserta mahasiswa yang terlibat dengan staf admin dan pimpinan PT Mega Niaga Sejahtera. Kegiatan awal dengan melakukan dialog (wawancara) terkait kegiatan yang dilakukan setiap hari sesuai dengan jobdesk masing-masing, salah satunya adalah wawancara mengenai pengelolaan sistem stock opname atas persediaan. Pelatihan yang diberikan bertujuan untuk memberikan pemahaman kepada mitra terkait dengan pemanfaatan dan pengendalian internal sistem stock opname persediaan, dengan tahapan-tahapan dimulai dari tata cara stock opname dan inventarisir aset perusahaan. Materi pelatihan mengacu pada rangkuman atau modul materi mengenai pelaporan akuntansi keuangan mengenai persediaan yang sesuai dengan PSAK. Selain itu juga dilakukan pendampingan berkelanjutan untuk mengatasi kesulitan yang dihadapi oleh Mitra. Tim memonitoring Mitra dari proses stock opname hingga hasil yang didapatkan dengan melihat perkembangan hasil pencatatan fisik dan sistem.

Hasil dan Pembahasan

Kegiatan PkM ini dibawakan oleh dosen dan mahasiswi Universitas Bina Insani memberikan pelatihan dan pendampingan melalui sistem online dengan aplikasi Zoom dan kunjungan ke lokasi Mitra. Tim PkM Universitas Bina Insani memberikan materi Pengelolaan Sistem Stock Opname Pada Persediaan Barang Di PT Mega Niaga Sejahtera. Setelah proposal disetujui tim PkM Universitas Bina Insani melakukan menyerahkan surat pengantar dan surat tugas kepada Mitra PkM yaitu PT Mega Niaga Sejahtera. Setelah mendapatkan persetujuan dari pimpinan perusahaan Mitra PkM, tim melakukan kunjungan ke lokasi Mitra berada. Melakukan perkenalan tim PkM dan tim dari Mitra PkM yang akan terlibat. Selain itu membahas perencanaan waktu pelaksanaan untuk pendampingan kepada Mitra PkM yang tampak pada gambar 1.

Gambar 1. Kunjungan ke Mitra

�����������

Dalam kunjungan berikutnya di gambar 2 tim PkM mendapatkan data persediaan dan penjelasan sistem yang dipakai oleh Mitra PkM.

Gambar 2. Kunjungan ke Mitra

Discussion

Selanjutnya Mitra PkM melakukan persiapan untuk pelaksanaan stock opname persediaan. Dengan menempelkan label dan memeriksa barcode yang ada di setiap kategori atau jenis barang, baik bahan baku, bahan pembantu maupun barang jadi. Pelaksanaan stock opname persediaan dilakukan selama 2 hari berturut-turut yaitu tanggal 29-30 Juni 2023, akan tetapi tim PkM hanya hadir di tanggal 30 Juni 2023.

Gambar 3. Persiapan Stock Opname

Setelah proses stock opname selesai, tim PkM melakukan analisa terkait dengan masalah dan temuan-temuan saat proses stock opname. Berdasarkan hasil pendampingan, pengawasan pelaksanaan stock opname dan evaluasi di lapangan maka terdapat perbedaan saldo.

Gambar 5. List Data Stock Opname

Dari temuan atas perbedaan hasil stock opname tersebut dikarenakan Sistem Pengendalian Internal yang tidak berjalan dengan semestinya di dalam pelaksanaan prosedur dan sistem pencatatan perusahaan sesuai standar yang berlaku di perusahaan, yaitu:

a. Pencatatan persediaan kemungkinan tidak dilakukan setiap kali ada transaksi barang masuk dan keluar, hal ini terlihat pada saat proses stock opname baru ditempel barcode dan label barang. Adanya persediaan yang tidak tercatat dalam sistem pencatatan ini terbukti pada saat opname ada temuan. Ada barang yang tercatat di sistem tapi tidak ditemukan saat stock opname. Ada perbedaan antara yang tercatat di sistem dengan hasil stock opname.

b. b. Lay out persediaan yang tidak teratur sehingga mempersulit dalam pelaksanaan stock opname, ada barang menurut sistem berada dalam satu beam atau rak begitu di tembak barcode barang berbeda.

c. c. Kurang tersedianya alat keselamatan dan peralatan yang memadaivdidalam gudang untuk melakukan pantauan keseluruh rak saat stock opname tidak kurang memadai serta penerangan atau lampu kurang terang.

d. d. Koordinasi di lapangan yang lama oleh Tim Manufaktur atau Gudang yang berdampak pada mundurnya waktu stock opname dari waktu yang telah disepakati oleh tim-tim di internal perusahaan, yang akhirnya berdampak pula pada hasil stock opname yang menjadi terlambat.

e. e. Alat scan barcode yang di gunakan terkendala karena alasan sinyal sehingga perlu waktu menunggu lama, dan beberapa barang ada yang tidak memiliki barcode sehingga harus dicatat secara manual, hal itu memungkinkan adanya perbedaan pencatatan di lapangan.

f. f. Sebagian item barang hilang dan susah discan dan ada yang kurang paham terkait persediaan barang.

g. g. Ada bebrapa item barang dalam ikatan tidak sesuai dengan fisiknya.

h. h. Kurangnya adanya label informatif pada persediaan barang.

Kesimpulan

Hasil stock opname yang berbeda disebabkan oleh tidak berfungsinya Sistem Pengendalian Internal sesuai prosedur dan standar pencatatan perusahaan di PT Mega Niaga Sejahtera. Risiko perbedaan persediaan dan temuan lapangan mencakup pengaruh pada nilai saldo persediaan dan laporan keuangan, potensi keluarnya barang tanpa barcode, dan risiko lepas tanggung jawab kontrol persediaan akibat kurangnya komunikasi antar divisi. Tim PkM merekomendasikan peningkatan pengawasan pencatatan persediaan, perbaikan fungsi Internal Control sesuai standar perusahaan, rutinitas pelaksanaan stock opname harian dan periodik, serta optimalisasi waktu pelaksanaan untuk memastikan data cepat dan akurat. Setelah laporan diserahkan, post-test menunjukkan peningkatan pemahaman Mitra, menandakan keberhasilan kegiatan PkM. Ucapan terima kasih disampaikan kepada semua yang terlibat, dan harapannya adalah laporan ini bermanfaat bagi semua pihak terkait.

BIBLIOGRAFI

�Aziz, A., & Wahyudi, E. (2022). Analisa Persediaan Barang Dagang, Stock Opname, Dan Harga Pokok Penjualan Terhadap Profit Pada Minimarket Sbmart Ciomas Permai Bogor Tahun 2018. Jurnal Gici Jurnal Keuangan Dan Bisnis, 14(2), 172�179.

Alam Nur, A. Titi. (2018). Analisis Sistem Akuntansi Persediaan Barang Dagangan Pada PT Giant Cabang Alauddin Makassar. Skripsi. Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Muhammadiyah Makassar.

Anggraeni, Elisabet Yunaeti, & Irviani, Rita. (2017). Pengantar Sistem Informasi. E-Book. ISBN: 9789792962772. Yogyakarta: Andi.

Huda, Khoirul. (2020). Analisis Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Dagang Untuk Meningkatkan Efektivitas Pengendalian Internal Pada PT. Lotte Mart Ngagel Wonokromo Surabaya. Skripsi. Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Bhayangkara Surabaya.

Ikatan Akuntansi Indonesia. 2018. Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan No.14 (Revisi 2018) � Persediaan. E-Book. ISBN: 9789799020697. Jakarta: IAI.

Khuriyatul husna, & Alexsander Yandra. (2023). ProKlim: Institutional Data Inventory Assistance at Site Level. Dinamisia : Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat, 7(1), 278-286. https://doi.org/10.31849/dinamisia.v7i1.13371

Kirani, Agisa. (2021). Analisis Akuntansi Persediaan Barang Dagang Pada Toko Indomaret Wolter Wangurer Di Kota Bitung. Skripsi. Falkutas Ekonomi Dan Bisnis Islam Institut Agama Islam Negeri Manado.

Lestari, Kurnia Cahya & Amri, Arni Muarifah. (2020). Sistem Informasi Akuntansi (Beserta Contoh Penerapan Aplikasi SIA Sederhana Dalam UMKM). E-Book. ISBN: 9786230207099. Yogyakarta: Deepublish.

�Marina, Anna, Sentot Imam Wahjono, Ma�ruf Syaban & Agusdiwana Suarni. (2017). Sistem Informasi Akuntansi Teori dan Praktikal. E-Book. ISBN: 9789799865892. Surabaya: UMSurabaya.

Marliani, R., & Santoso, K. (2018). Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang Di Koperasi Brimob Polda Jabar Jatinangor. Jurnal Accounting Information System (AIMS), 1(1), 32

Martani, Dwi dkk. 2014. Akuntansi Keuangan Menengah Berbasis PSAK. Buku 1. Jakarta: Salemba Empat.48.

Mulyadi. (2016). Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 4. E-Book. ISBN: 9789790616196. Jakarta: Salemba Empat.

Okfitasari, Antin dan Ety Meikhati, 2021, Pengantar Akuntansi, CV Pustaka Bengawan

Romney, Marshall B. & Steinbart, Paul John. (2018). Sistem Informasi Akuntansi: Accounting Information Systems. Edisi 14. E-Book. ISBN: 9780134474021. Pearson.

Rosyana. (2017). Analisis Sistem Dan Prosedur Persediaan Barang Dagang Pada Cahaya Limbung Mart Kabupaten Gowa. Skripsi. Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Muhammadiyah Makassar.

Sodikin, V. A. Z., & Amaranti, R. (2021). Perancangan Sistem Informasi Manajemen Gudang PT. X. Jurnal Riset Teknik Industri, 58-67.

Sugiyono. (2016). Metode Penelitian Kuantitatif,Kualitatif Dan R&D. Bandung : Penerbit Alfabeta.

Sugiyono. (2019). Statistika untuk Penelitian. E-Book. ISBN: 9789798433108. Bandung: CV Alfabeta.

Yani, Kasidah. (2019). Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Pada PT. Buana Pilarjaya Mandiri Medan. Skripsi. Falkutas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Medan.

Copyright holder:

Nunuk Novianti, Kadek Wisnu Bhuana, Layon Hutagaol (2022)

First publication right:

Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia

This article is licensed under: