Syntax
Literate : Jurnal Ilmiah Indonesia p�ISSN: 2541-0849
e-ISSN :
2548-1398
Vol.
6, No. 6, Juni 2021
�
PERANCANGAN
FRAMEWORK SISTEM INFORMASI PENGISIAN KARTU RENCANA STUDI AKADEMIK
Eddy Agus Muharyanto, Mentari Rasyid
Universitas Iqra Buru (UNIQBU) Maluku, Indonesia
Email: [email protected],
[email protected]
Abstract
Principally, the
application of Information Technology in Higher Education is to facilitate the
work process for lecturers, students, and administrative staff in accessing data
and information. The sophistication of technology that triggers academics to
provide information services using the internet or web-based ones. Almost every
academic in general uses a computer as a data processor using an excel
application and the working conditions of this section still use a manual
system by recording data on paper and copying it to a standard Office program,
of course in data storage, it will require sufficient database in storage and
viewing advance application that helps. The research stages in this method are
(1) collecting data: students, lecturers, and subjects, (2) making entity
tables (3) making activity daigram tables; Activity
diagrams describe the various activity flows in the system being designed, how
each flow starts, the decisions that may occur, and how they end. (4) Creating
an ERD Table. Based on the research results, the design of an information
system framework will make it easier for students and other stakeholders to
complete KRS. The importance of further development regarding the
implementation of the application with future applications is expected to
increase the effectiveness and efficiency of the performance of all
stakeholders.
Keywords: KR; activity diagram; ERD
Abstrak
Penerapan teknologi
informasi di Perguruan
Tinggi pada prinsipnya untuk
memudahkan berlangsungnya
proses kerja baik dosen, mahasiswa, maupun pegawai administrasi dalam hal pengaksesan data dan informasi. Kecanggihan teknologi yang memicu akademik untuk memberikan layanan informasi dengan menggunakan internet atau yang sudah berbasis web. Hampir setiap akademik
secara umum menggunakan komputer sebagai pengolah data dengan menggunakan aplikasi Excel dan kondisi kerja bagian ini
masih menggunakan suatu sistem manual dengan mencatat data pada kertas dan di salin pada program
office standard tentunya dalam
penyimpanan data akan membutuhkan basis data yang cukup
dalam penyimpanan dan tatap muka aplikasi
yang membantu. Tujuan dari penelitian ini agar dapat merancang sebuah kerangka system informasi untuk membantu pengisian KRS mahasiswa. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah pengembangan
system informasi berbasis framework yang dapat
membantu memudahkan penggunanya. Adapun tahapan penelitian dalam metode ini adalah
(1) mengumpulkan data-data Mahasiswa,
Dosen, dan matakuliah, (2) membuat tabel entity (3) membuat tabel activity diagram,
activity diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas
dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin
terjadi, dan bagaimana mereka berakhir (4) Membuat tabel ERD. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa perancangan kerangka sistem informasi akan mempermudah mahasiswa dan stakeholder lainnya
dalam pengisian KRS. Pentingnya pengembangan lebih lanjut mengenai
implementasi penerapan dengan aplikasi kedepannya diharapkan dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja seluruh stakeholder.
Kata Kunci: KRS; activity diagram;
ERD
Pendahuluan
Perubahan budaya telah ditandai dengan adanya pemanfaatan
internet yang semakin mendunia. Internet sebagai penyampai informasi
keberadaannya sudah menjadi kebutuhan. penerapan teknologi informasi di
Perguruan Tinggi pada prinsipnya untuk memudahkan berlangsungnya proses kerja
baik dosen, mahasiswa, maupun pegawai administrasi dalam hal pengaksesan data
dan informasi (Frediryana, 2012).
Informasi yang biasanya dibagikan ke masyarakat khususnya mahasiswa adalah
informasi akademik tentang Kartu Hasil Studi (KHS), Transkrip nilai, jadwal
perkuliahan dan jadwal ujian dan lain-lain (Kurniawan, 2018).
Kartu Rencana Studi adalah istilah
yang diperuntukkan bagi proses registrasi mata kuliah yang harus dilakukan oleh
mahasiswa (Himawan, 2018). Dalam
proses KRS ini mahasiswa harus memilih mata kuliah yang akan diambilnya,
beserta kelas dan jadwalnya berdasarkan daftar mata kuliah dengan jadwal dan
kelas yang dibuka. Hampir setiap akademik secara umum menggunakan komputer sebagai
pengolah data dengan menggunakan aplikasi Excel dan kondisi kerja bagian ini
masih menggunakan suatu sistem manual dengan mencatat data pada kertas dan di
salin pada program office standard tentunya dalam penyimpanan data akan
membutuhkan basis data yang cukup dalam penyimpanan dan tatap muka aplikasi
yang membantu. Basis data (database) merupakan suatu pengorganisasian
sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk
memperoleh informasi (Widyanto, 2018). DBMS dapat
digunakan untuk mengakomodasikan berbagai macam pemakai yang memiliki kebutuhan
akses yang berbeda-beda (Purwanto, 2017). Akan tetapi
dengan menggunakan fasilitas ini sangat sulit untuk membuat data yang saling
berhubungan satu dengan yang lain yang membantu dalam pengambilan keputusan
atau menampilkan informasi yang dibutuhkan. Selain itu pemanfaatan internet
sebagai media informasi kepada mahasiswa masih belum efektif. Pengisian KRS pun
masih manual pada sebuah form KRS, sehingga web yang dimiliki masih belum secara optimal
digunakan (Firma Sahrul, Safi�ie, & WA, 2016) selain itu
pertimbangan banyaknya biaya yang dibutuhkan juga menjadi pertimbangan. Tujuan
dari penelitian ini agar dapat merancang sebuah kerangka sistem informasi
untuk membantu pengisian KRS mahasiswa. Metode yang digunakan dalam penelitian
ini adalah pengembangan system informasi berbasis framework yang dapat
membantu memudahkan penggunanya. Tujuan dari
penelitian ini adalah mencoba membuat sistem informasi
akademik secara umum dengan merancang kerangka informasi yang dibutuhkan untuk
sistem pengisian KRS.
Metode Penelitian
Penelitian ini
dilakukan di Namlea, Kabupaten Buru Provinsi Maluku dengan merancang sebuah framework sistem informasi pada saat pengisian kartu rencana studi oleh mahasiswa yang nantinya dapat menggunakan web. Tahapan metode dalam penelitian ini adalah:
1. Observasi lapangan,
tahap pertama obervasi dilapangan �untuk
mendapatkan data dan �permasalahan dilapangan.
2. Analisa berdasarkan data dan permasalahan
di lapangan untuk selanjutnya dilakukan perumusan masalahnya.
3. Pembuatan aplikasi
yaitu penyesuai aplikasi yang sudah ada untuk disesuaikan �dengan kebutuhan dan permasalah �pengguna.
4. Implementasi aplikasi
yang dibuat untuk �diterapkan
di institusi.
Adapun data-data yang diperlukan dalam penelitian ini adalah data mahasiswa, data dosen, data mata kuliah, dan data ketua program studi. Data-data
yang telah dikumpulkan kemudian ditabulasikan berdasarkan jenis datanya.
1. Jenis Penelitian
Penelitian ini
merupakan penelitian perancangan sistem informasi untuk merancang kerangka yang diperlukan dalam proses pengisian KRS oleh mahasiswa sehingga memudahkan mahasiswa dalam mengakses informasi kuliah yang telah diambil.
2. Tempat dan Alat
Penelitian dilakukan
pada bagian Sistem Informasi Akademik Universitas Iqra Buru. Alat/tools yang digunakan
dalam pengembangan aplikasi ini berupa:
a. Software/Perangkat
Lunak: Microsoft Visio 2010, dan Microsoft Excel 2010
b. Hardware/Perangkat
Keras: Laptop spesifikasi
Processor Intel Core i3, RAM 2Gb, dan Hardisk 1 TB.
3. Pengumpulan Data
a. Studi Literatur
Pengumpulan data dengan
cara mengkaji buku dan jurnal secara teoritis yang berkaitan dengan metode yang dibahas dalam penelitian. Teori, temuan-temuan peneliti terdahulu dan bahan penelitian lain yang diperoleh dari acuan yang dijadikan landasan untuk melakukan penelitian yang diusulkan.
b. Dokumentasi
Dokumentasi ditujukan
untuk memperoleh data langsung dari tempat
penelitian, meliputi buku-buku yang relevan, peraturan-peraturan, laporan kegiatan, foto-foto, dan
data-data lain yang relevan (Raditya & Adnyana, 2019). Dalam
penelitian ini dokumentasi digunakan untuk mengumpulkan data-data mahasiswa yang meliputi biodata mahasiswa, data mata kuliah yang diambil mahasiswa, dan data dosen.
Data-data tersebut diambil dari bagian Tata Usaha dan Biro Administrasi Fakultas Teknik
Universitas Iqra Buru.
4. Pengelolaan dan Analisa Data
Setelah data diperoleh
kemudian dilakukan pengolahan data dengan menggunakan software yang tersedia.
Adapun tahapan nya adalah sebagai berikut:
a. Rancangan Activity Diagram
Activity diagram menggambarkan
berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana
masing-masing alir berawal,
decision yang mungkin terjadi,
dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat
menggambarkan proses paralel
yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi (Septian, 2011).
b. Rancangan Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) merupakan
alat untuk membuat diagram yang serbaguna. Data
flow diagram terdiri dari
notasi penyimpanan data (data
store), proses (process), aliran data (flow
data) dan sumber masukan
(entity) (Hartono, 2015).
c. Rancangan Entity Relationship
Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) untuk
mendokumentasikan data perusahaan
dengan mengidentifikasi jenis entitas (entity) dan
hubungannya. ERD merupakan suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan pada sistem secara abstrak. ERD juga menggambarkan hubungan antara suatu entitas
yang memiliki sejumlah atribut dengan entitas yang lain dalam suatu sistem yang terintegrasi (Atikah, Wulandari, & Chandra, 2019). ERD digunakan
oleh perancangan sistem untuk memodelkan data yang nantinya akan dikembakan
menjadi basis data (database). ERD ini juga merupakan model konseptual yang dapat mendeskripsikan hubungan antara file yang digunakan untuk memodelkan struktur data serta hubungan antar data (Saputra, 2013).
d. Rancangan Relasi
Antar Tabel
Rancangan tabel
yang dimaksudkan adalah berisikan data mengenai table/entity
dari data mahasiswa, data dosen, data mahasiswa, data user,
data registrasi, data pengisian
KRS, data informasi, data user.
e. Rancangan Input
Merupakan rencana
rancangan input yang nantinya
akan digunakan sebagai awal membangun
aplikasi pengisian KRS
Online berbasis Web.
Hasil dan Pembahasan
1. Analisis
Sistem Berjalan
Pada saat ini
sistem yang sedang berjalan pada Universitas Iqra Buru adalah dengan
menggunakan pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) manual dan tidak menggunakan komputer untuk
proses input mata kuliah.�
Gambar 1
Analisis Sistem Berjalan
Sumber: Penelitian Tahun 2019
2. Analisis
Sistem Usulan
Jika pada
kondisi sistem saat ini, proses pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) dilakukan
secara manual maka pada sistem yang diusulkan aliran dokumen datanya langsung
diinput ke dalam komputer sehingga KRS dapat langsung tercetak (Kumaladewi & Dewi Agushinta, 2020).
Gambar
2
Analisis Sistem
Usulan
Sumber: Penelitian Tahun 2019
3.
Analisis Kebutuhan
Sebuah
sistem yang baik dapat memberikan informasi sesuai dengan kebutuhan pengguna sistem maka dibutuhkan analisis kebutuhan yaitu dengan melalui
referensi-referensi berbagai
media dan observasi dari lingkungan dimana sistem akan dibangun
(Sains & Utara,
2016).
Analisis kebutuhan telah dilakukan dengan� observasi
pada Fakultas Teknik Universitas Iqra
Buru dimana sistem akan dirancang. Berikut adalah kebutuhan rinci dari sistem (a) Profil akademik mahasiswa (b) Jadwal Kuliah dan Jadwal Ujian (c) Kartu Rencana Studi dan Kartu Hasil Studi (d) Mata Kuliah, Kode Mata Kuliah dan Dosen Pengampu (Septiani, Larasati,
& Irawan, 2018)
(Nauli, 2015).
4.
Rancangan Sistem
a.
Rancangan
Activity Diagram
Gambar
3
Rancangan Activity Diagram
Admin
Sumber: Penelitian Tahun
2019
Gambar
4
Rancangan Activity Diagram Mahasiswa
Sumber: Penelitian Tahun
2019
b.
Rancangan
Diagram Konteks
Gambar
5
Rancangan Diagram Konteks
Sumber: Penelitian Tahun
2019
c.
Rancangan
Data Flow Diagram
Gambar
6
Rancangan Data Flow Diagram
Sumber: Penelitian Tahun 2019
d.
Rancangan
Entity Relationship Diagram
Gambar
7
Rancangan Entity Relationship
Diagram
Sumber: Penelitian Tahun
2019
e.
Rancangan
Relasi Antar Tabel
1)
Tabel
Relasi User
Tabel 1
Relasi User
|
User |
Field |
Type |
Length |
PrimaryKey |
Auto Increment |
|
id_user |
Int |
12 |
* |
* |
|
|
username |
Var |
30 |
|
|
|
|
password |
Var |
30 |
|
|
Sumber:
Penelitian Tahun 2019
2)
Tabel
Relasi Mata Kuliah
Tabel 2
Relasi Mata Kuliah
|
Mata Kuliah
|
Field |
Type |
Length |
PrimaryKey |
Auto Increment |
|
kode_MK |
Var |
12 |
* |
* |
|
|
nama_MK |
Var |
100 |
|
|
|
|
sks |
Int |
1 |
|
|
|
|
jumlah_sks |
Int |
1 |
|
|
|
|
semester |
Int |
1 |
|
|
|
|
program_studi |
Var |
2 |
|
|
|
|
dosen_pgmph |
Var |
30 |
|
|
Sumber:
Penelitian Tahun 2019
3)
Tabel
Relasi Dosen
Tabel 3
Relasi Dosen
|
Dosen |
Field |
Type |
Length |
PrimaryKey |
Auto Increment |
|
nama_dosen |
|
|
|
|
|
|
NIDN |
|
|
|
|
|
|
nama_MK |
|
|
|
|
|
|
sks |
|
|
|
|
|
|
program_studi |
|
|
|
|
|
|
semester |
|
|
|
|
|
|
kode_MK |
|
|
|
|
Sumber:
Penelitian Tahun 2019
4)
Tabel
Relasi Pengisian KRS
Tabel 4
Relasi Pengisian
KRS
|
Pengisian KRS |
Field |
Type |
Length |
PrimaryKey |
Auto Increment |
|
id |
|
|
|
|
|
|
stambuk |
|
|
|
|
|
|
nama_mhss |
|
|
|
|
|
|
kode_MK |
|
|
|
|
|
|
semester |
|
|
|
|
|
|
program_studi |
|
|
|
|
|
|
tgl_pengisian |
|
|
|
|
|
|
thn_akademik |
|
|
|
|
Sumber:
Penelitian Tahun 2019
5)
Tabel
Relasi Registrasi
Tabel 5
Relasi Registrasi
|
Registrasi |
Field |
Type |
Length |
PrimaryKey |
Auto Increment |
|
no_adm |
|
|
|
|
|
|
stambuk |
|
|
|
|
|
|
program_studi |
|
|
|
|
|
|
semester |
|
|
|
|
|
|
sts_pembayaran |
|
|
|
|
|
|
tgl_pembayaran |
|
|
|
|
Sumber:
Penelitian Tahun 2019
6)
Tabel
Relasi Mahasiswa
Tabel 6
Relasi Mahasiswa
|
Mahasiswa |
Field |
Type |
Length |
PrimaryKey |
Auto Increment |
|
stambuk |
Var |
20 |
|
|
|
|
nama_mhss |
Var |
50 |
|
|
|
|
program_studi |
Var |
50 |
|
|
|
|
alamat |
Var |
30 |
|
|
|
|
agama |
Var |
10 |
|
|
|
|
jenis_kelamin |
Char |
1 |
|
|
|
|
no_handphone |
Var |
12 |
|
|
|
|
status_mhss |
Var |
10 |
|
|
|
|
semester |
Var |
2 |
|
|
|
|
password |
Var |
10 |
|
|
Sumber:
Penelitian Tahun 2019
7)
Tabel
Relasi Ketua Prodi
Tabel 7
Relasi Ketua
Prodi
|
Ketua Prodi |
Field |
Type |
Length |
PrimaryKey |
Auto Increment |
|
program_studi |
|
|
|
|
|
|
ketua_prodi |
|
|
|
|
|
|
NIDN |
|
|
|
|
Sumber:
Penelitian Tahun 2019
8)
Tabel
Relasi Informasi
Tabel 8
Relasi Informasi
|
Informasi |
Field |
Type |
Length |
PrimaryKey |
Auto Increment |
|
id |
Int |
12 |
|
|
|
|
tanggal |
Var |
20 |
|
|
|
|
jam |
Var |
10 |
|
|
|
|
judul |
Var |
50 |
|
|
|
|
aktif |
Char |
1 |
|
|
|
|
isi |
Text |
|
|
|
Sumber:
Penelitian Tahun 2019
f.
Rancangan
Input
1)
Rancangan
Form Login
Gambar
8
Rancangan Form Login
Sumber: Penelitian dan Pengolahan
Data 2019
2)
Rancangan
Form Utama
Gambar
9
Rancangan Form Utama
Sumber: Penelitian dan Pengolahan
Data 2019
3)
Rancangan
Form Kartu Hasil Studi
Gambar
11
Rancangan Kartu
Hasil Studi
Sumber: Penelitian dan Pengolahan
Data 2019
4)
Rancangan
Tampilan Cetak Kartu Rencana Studi
Gambar
12
Rancangan Tampilan
KRS
Sumber: Penelitian dan Pengolahan
Data 2019
Kesimpulan
Hasil perancangan kerangka sistem informasi pengisian kartu rencana studi
pada Universitas Iqra Buru dapat disimpulkan bahwa
dengan adanya kerangka sistem informasi dapat
mempermudah mahasiswa dalam melakukan proses pengisian krs dan dengan mudah dapat dikontrol oleh user
atau tata usaha. Pada
penelitian proses rancangan hanya pada sebatas rancangan input dan tidak
implementasi dengan menggunakan system coding.
Atikah, Zahra, Wulandari, Phaureula
Artha, & Chandra, Heru Kartika. (2019). Sistem Informasi Akuntansi
Pengelolaan Kas Berbasis Komputer Menggunakan Visual Basic 2015 Pada Mi Tahfiz
Al-Qur�an Assanabil Banjarmasin. Proceeding Of National Conference On Asbis,
4, 346�358. Google
Scholar
Firma Sahrul, B., Safi�ie, Muhammad Asri,
& Wa, Ovide Decroly. (2016). Implementasi Sistem Informasi Akademik
Berbasis Web Menggunakan Framework Laravel. Jurnal Transformasi, 12(1),
46-50. Google Scholar
Frediryana, Adisti. (2012). Analisis Dan
Perancangan Sistem Informasi Pendaftaran Mahasiswa Baru Pada Sekolah Tinggi
Ilmu Tarbiyah Muhammadiyah Pacitan. Speed-Sentra Penelitian Engineering Dan
Edukasi, 2(3). 15-20. Google
Scholar
Hartono, Sugiarto. (2015). Perancangan
Sistem Informasi Akademik Lembaga Kursus Demi Music Center. Comtech:
Computer, Mathematics And Engineering Applications, 6(1), 44�54. Google
Scholar
Himawan, Himawan. (2018). Penggunaan Query
Optimization Pada Sistem Informasi Akademik Untuk Penjadwalan Mata Kuliah Dan
Pengisian KRS (Kartu Rencana Studi) Pada Universitas Matana. Faktor Exacta,
11(2), 104�117. Google
Scholar
Kumaladewi, Nia, & Dewi Agushinta, R.
(2020). Studi Rancangan Sistem Informasi Pembuatan Karturencana Studi (KRS)
Online Di Stmik-Lpmik. Yumpu, 1-12. Google
Scholar
Kurniawan, Endang. (2018). Analisis Tingkat
Keamanan Sistem Informasi Akademik Berdasarkan Standard ISO/IEC 27002: 2013
Menggunakan SSE-CMM. Universitas Islam Indonesia. Intensif, 2 (1), 12-23.
Google
Scholar
Nauli, Sukarno Bahat. (2015). Kajian
Efektivitas Sistem Informasi Akademik Universitas Mercu Buana. Jurnal Ilmiah
Fifo, 7(2), 179�190. Google
Scholar
Purwanto, Riyadi. (2017). Penerapan Sistem
Informasi Akademik (Sia) Sebagai Upaya Peningkatan Efektifitas Dan Efisiensi
Pengelolaan Akademik Sekolah. Jtt (Jurnal Teknologi Terapan), 3(2),
24-31. Google
Scholar
Raditya, I. Gusti Lanang Agung, &
Adnyana, I. Wayan Diana Putra. (2019). Evaluasi Tatakelola Sistem Informasi
Akademik Stmik Primakara Menggunakan Framework Cobit 5. Jurnal Teknologi
Informasi Dan Komputer, 5(1), 68-77. Google
Scholar
Sains, Syahril Hasan Politeknik, &
Utara, Teknologi Wiratama Maluku. (2016). Sistem Informasi Pengisian Kartu Rencana
Studi (Krs) Berbasis Web Pada Politeknik Sains Dan Teknologi Wiratama Maluku
Utara. Ijns-Indonesian Journal On Networking And Security, 6(1),
153-162. Google
Scholar
Saputra, Agus. (2013). Sistem Informasi
Nilai Akademik Untuk Panduan Skripsi. Elex Media Komputindo. Google
Scholar
Septian, Gungun. (2011). Trik Pintar
Menguasai Codeigniter. Jakarta: Pt Elex Media Komputindo. Google
Scholar
Septiani, Desty, Larasati, Pramitha Dwi,
& Irawan, Ari. (2018). Analisis Dan Perancangan Sistem Pengisian Kartu
Rencana Study (Krs) Untuk Jurusan Teknik Informatika Dan Sistem Informasi
Kampus Tanri Abeng University. Applied Information System And Management
(Aism), 1(1), 21-28. Google
Scholar
Widyanto, Nugroho. (2018). Sistem Informasi
Akademik Berbasis Web Pada Universitas Wanita Internasional. Jurnal Teknologi
Dan Informasi, 8(1), 53�66. Google
Scholar
|
Eddy Agus
Muharyanto, Mentari Rasyid
(2021) |
|
First publication right: |
|
This article is licensed under: |