Syntax Literate : Jurnal Ilmiah Indonesia p�ISSN: 2541-0849

e-ISSN : 2548-1398

Vol. 4, No. 5 Mei 2019��������������������������������������������������

 


APLIKASI SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN POLITEKNIK PRAKTISI BANDUNG BERBASIS DESKTOP

 

Ponsen Sindu Prawito dan Andika Rangga Saputra

Politeknik Praktisi Bandung

Email: [email protected]

 

Abstrak

Telah dilakukan penelitian pada Perpustakaan di Politeknik Praktisi Bandung. Penelitian ini bertujuan untuk membuat sebuah Aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Desktop. Pengumpulan data dimulai dari tanggal 5 Februari sampai dengan selesai, di Perpustakaan Politeknik Praktisi Bandung, Jalan Merdeka No. 49 Bandung. Pengembangan Aplikasi Perpustakaan ini menggunakan software Microsoft Visual Studio 2015, database menggunakan MySql(XAMPP) dan Text Editor Notepad++.Tujuan untuk dibuatnya Aplikasi ini yaitu untuk memaksimalkan fungsi Teknologi Informasi yang tersedia di perpustakaan, memudahkan pengelolaan/pengolahan data menjadi informasi yang berupa laporan-laporan dan mengurangi penggunaan kertas(buku) yang masih digunakan untuk mencatat sirkulasi di perpustakaan tersebut.

 

Kata Kunci��� : Perpustakaan, Pustaka, Anggota Perpustakaan, Sirkulasi

 

Pendahuluan

Menerapkan teknologi informasi di perpustakaan sangatlah diperlukan. Hal ini disebabkan adanya peningkatan dan keragaman pekerjaan perpustakaan, keragaman kebutuhan pengguna perpustakaan, ketatnya persaingan layanan dibidang informasi. Semua kendala tersebut dapat diatasi dengan menerapkan teknologi informasi di perpustakaan secara optimal.

Dengan menerapkan teknologi informasi yang baik di perpustakaan menyebabkan pengelolaan informasi di perpustakaan akan menjadi mudah dan cepat. Namun jika arus data pada sistem informasi yang ada di perpustakaan tersebut kompleks dan data yang dikirim terbilang banyakdan besar, akan menyebabkan penurunan kecepatan pengiriman data antar komputer dsistem tersebut. Maka dibutuhkan sebuah format data yang ringan untuk mengatasi penurunan kecepatan pengiriman data antar komputer di sistem informasi perpustakaan tersebut.

Saat ini penggunaan teknologi pada sistem informasi perpustakaan di Politeknik Praktisi Bandung dinilai kurang baik. Berbagai masalah ditemukan dalam sistem yang masih konvensional, misalnya penyimpanan data kepustakaan yang tidak lengkap, data buku disimpan dalam aplikasi Spreadsheet, pencatatan sirkulasi masih dicatat dalam buku lalu dicatat dan disimpan ke dalam Spreadsheet, pencarian data buku dan sirkulasi yang masih manual, tidak ada pencatatan data keanggotaan dan penyajian laporan yang tidak akurat.

Penggunaan buku untuk mencatat data sirkulasi pada sistem informasi yang berjalan saat ini dinilai tidak efisien. Dengan tersediannya teknologi berupa komputer seharusnya penggunaan kertas sudah bisa dikurangi, bahkan bisa tidak menggunakan kertas sama sekali (Paperless).

Kondisi demikian apabila tetap menggunakan Sistem Informasi Perpustakaan yang berjalan saat ini akan berdampak kepada pelayanan dan fungsi perpustakaan. Yang mengakibatkan ketidakpuasasan pengunjung dan anggota terhadap pelayanan perpustakaan.

Berdasarkan latar belakang diatas, peneliti mencoba untuk membangun sebuah aplikasi sistem informasi perpustakaan yang dapat mempermudah dalam menunjang kebutuhan petugas perpustakaan dalam pengelolaan data, pengolahan data dan penyajian informasi yang cepat, akurat, efektif dan efisien. Maka dari itu peneliti akan mengangkatnya menjadi sebuah penelitian yang berjudul �Aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan Politeknik Praktisi BandungBerbasis Desktop�.

 

Metode Penelitian

1)   Pengertian Model Prototype

Menurut Pressman (2012:50), dalam melakukan perancangan sistem yang akan dikembangkan dapat menggunakan metode prototype. Metode ini cocok digunakan untuk mengembangkan sebuah perangkat yang akan dikembangkan kembali. Metode ini dimulai dengan pengumpulan kebutuhan pengguna. Kemudian membuat rancangan kilat yang selanjutnya akan dievaluasi kembali sebelum diproduksi secara benar.

Prototype bukanlah merupakan sesuatu yang lengkap, tetapi sesuatu yang harus dievaluasi dan dimodifikasi kembali. Segala perubahan dapat terjadi pada saat prototype dibuat untuk memenuki kebutuhan pengguna dan pada saat yang sama memungkinkan pengembang untuk lebih memahami kebutuhan pengguna secara lebih baik.

2)   Tahapan Model Prototype

Berikut adalah tahapan-tahapan dalam metode prototype:

a)    Komunikasi dan pengumpulan data awal, yaitu analisis terhadap kebutuhan pengguna.

b)   Perancangan Cepat (Quick design), yaitu pembuatan desain secara umum untuk selanjutnya dikembangkan kembali.

c)    Pembentukan prototype, yaitu pembuatan perangkat prototype termasuk pengujian dan penyempurnaan.

d)   Evaluasi terhadap prototype, yaitu mengevaluasi prototype dan memperhalus analisis terhadap kebutuhan pengguna.

e)    Perbaikan prototype, yaitu pembuatan tipe yang sebenarnya berdasarkan hasil dari evaluasi prototype.

f)    Produksi akhir, yaitu memproduksi perangkat secara benar sehingga dapat digunakan oleh pengguna.

 

Gambar 1 : Model Prototype

 

 

 

Proses pengumpulan data yang penulis lakukan dalam penyusunan penelitian inisebagai berikut:

1.      Observasi

Observasi adalah pengamatan langsung terhadap kegiatan yang diteliti. Untuk melengkapi data yang diperoleh, maka dilakukan pengamatan mengenai kegiatan yang berlangsung di perpustakaan tersebut.

2.      Wawancara

Wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan peneliti dengan cara bertatap muka dan tanya jawab antara peneliti dengan petugas perpustakaan.

3.      Studi Kepustakaan

Metode ini bertujuan untuk mencari system literatur yang berisi teori- teori yang berkaitan dengan masalah yang akan dibahas. Dalam hal ini pengumpulan data diperlukan pedoman sepert buku-buku referensi yang berhubungan dengan penulisan ini.

 

Hasil dan Pembahasan

1.      Rancangan Fungsional

Rancangan Fungsional ini merupakan gambaran-gambaran dari informasi dan proses yang terjadi dalam Sistem Informasi Perpustakaan. Rancangan ini digambarkan dalam bentuk diagram-diagram UML.

Gambar 2 : Use Case Diagram Perpustakaan Rancangan

 

Dari gambar di atas, dapat diuraikan, bahwa hanya petugas perpustakaan yang berinteraksi langsung dengan sistem. Segala data dan informasi yang dimasukan kedalam sistem dilakukan oleh petugas perpustakaan.����

Gambar 3 : Class Case Diagram Perpustakaan Rancangan

Gambar 4: Activity Diagram, Login

User memasukan Username dan Password, lalu menekan tombol Enter. Sistem akan ngirim Username dan Password ke Web Service, lalu Web Service akan mengirim hasil, hasil akan divalidasi oleh sistem. Jika data valid maka sistem akan menampilkan Form Menu Utama, jika gagal sistem akan menampilkan pesan �Login Gagal�.

Gambar 5 : Activity Diagram Kelola Anggota

 

User melakukan Login terlebih dahulu ketika masuk kedalam program, jika Validasi benar maka Sistem akan menampilkan Form Menu, User memilih menu Pengelolaan Anggota lalu sistem akan menampilkan Form Keanggotaan, di form keanggotaan User bisa mengelola anggota perpustakaan baik dalam mengiput data baru, perbarui data, pencarian data dan penghapusan data.

 

 

Gambar 6 : Activity Diagram Kelola Pustaka

 

User melakukan Login terlebih dahulu ketika masuk kedalam program, jika Validasi benar maka Sistem akan menampilkan Form Menu, User memilih menu Pengelolaan Pustaka lalu sistem akan menampilkan Form Keanggotaan, di form kepustakaan User bisa mengelola pustaka baik dalam mengiput data baru, perbarui data, pencarian data dan penghapusan data.

Gambar 7 : Activity Diagram Peminjaman Pustaka

User melakukan Login terlebih dahulu lalu akan muncul form Menu dan pilih menu Peminjaman, Untuk menyimpan data peminjaman maka User pertama kali harus mencari data anggota yang dimaksud. Setelah data anggota valid, lalu user mencari data buku yang dimaksud, setelah itu Kode peminjaman akan tampil secara otomatis dan User masukan tanggal pengembalian dan simpan Data Pengembalian.

Gambar 8 : Activity Diagram Pengembalian Pustaka

User melakukan Login terlebih dahulu, lalu mencari data peminjaman buku berdasarkan kode peminjaman. Data peminjaman akan muncul, sistem akan langsung menghitung denda jika terjadi keterlambatan peminjaman. Lalu user akan melakukan penyimpanan transaksi pengembalian.

Gambar 9 : Activity Diagram Kelola Rekomendasi

User melakukan Login terlebih dahulu ketika masuk kedalam program, jika Validasi benar maka Sistem akan menampilkan Form Menu, User memilih menu Pengelolaan Rekomendasi lalu sistem akan menampilkan Form Rekomendasi, di form kepustakaan User bisa mengelola Rekomendasi baik dalam mengiput data baru, perbarui data, pencarian data dan penghapusan data.

Gambar 10 : Activity Diagram Pengajuan Pustaka

User melakukan login terlebih dahulu, Sistem akan menampilkan Menu Utama, lalu Pilih Menu Pengajuan. Didalam Menu Pengajuan, User bisa memilih data-data rekomendasi untuk mengajukan pustaka untuk diadakan. Setelah data dipilih, klik tombol cetak, maka sistem akan menampilkan data buku yang akan diajukan.

Gambar 11 : Activity Diagram Laporan

User melakukan Login terlebih dahulu, sistem akan menampilkan Menu Utama, lalu pilih menu Laporan. Didalam Form Laporan, user memilih jenis laporan, lalu memasukan rentang tanggal. Saat ditekan tombol cetak, maka sistem akan menampilkan Laporan yang dimaksud.

Gambar 12 : Activity Diagram Kelola User

User melakukan Login terlebih dahulu, sistem akan menampilkan Menu Utama, lalu pilih menu Kelola User. Didalam Form Kelola User, user memilih data untuk ditambah atau menghapus User, lalu memasukan data akun. Lalu tekan tombol tambah/hapus, maka sistem akan menampilkan hasil.

2.      Rancangan Masukan

Berikut Rancangan Data Yang Dimasukan Kedalam Aplikasi, Diantaranya:

a.       Data Anggota

Data Anggota adalah data yang dimasukan saat calon anggota perpustakaan akan mendaftar sebagai anggota dan meminjam pustaka, berikut data yang harus dimasukan kedalam aplikasi, diantaranya:

Tabel 1 : Tabel Data Anggota

No

Nama Data

Keterangan

1

Nama

Nama Mahasiswa yang akan mendaftar menjadi anggota perpustakaan

2

Alamat

Alamat Mahasiswa

3

Kontak

Nomor Telp/ HP/ Email yang bisa dihubungi

4

NPM

NPM Mahasiswa

 

Jurusan

Jurusan Mahasiswa

 

b.      Data Pustaka

Data Pustaka adalah data dari pustaka yang tersedia atau pustaka baru yang akan dimasukan ke dalam aplikasi, berikut adalah data yang harus dimasukan, diantaranya:

Tabel 2 : Tabel Data Pustaka

No

Nama Data

Keterangan

1

Kode Pustaka

Kode Pustaka yaitu kode yang diberikan dan diatur oleh petugas perpustakaan terhadap setiap pustaka yang ada, sebagai identitas buku.

2

Judul

Judul Pustaka

3

Penulis

Nama Penulis/Pengarang/Pembuat pustaka yang dimaksud.

4

Penerbit

Perusahaan yang menerbitkan pustaka yang dimaskud.

5

Tahun

Tahun terbit pustaka yang dimaksud.

6

Klasifikasi

Nama Klasifikasi/Jenis/Kategori pustaka yang dimaksud.

7

Jumlah

Jumlah pustaka yang tersedia

 

c.       Data Peminjaman Pustaka

Data Peminjaman adalah data yang dimasukan saat seorang anggota perpustakaan meminjam sebuah pustaka, berikut diantaranya:

Tabel 3 : Tabel Data Peminjaman

No

Nama Data

Keterangan

1

Nomor Anggota

Nomor Anggota yang meminjam pustaka

2

Kode Buku

Kode Pustaka yang dipinjam

3

Tanggal Pinjam

Tanggal Pemijaman pustaka

4

Tanggal Kembali

Tanggal pustaka harus dikembalikan

 

 

 

 

 

 

 

3.      Rancangan Keluaran

a.    Laporan Pustaka Masuk

Gambar 13 : Laporan Pustaka Masuk

Laporan diatas adalah laporan waktu buku tersebut didata di perpustakaan, dan di tampilkan berdasarkan rentang tanggal yang diinginkan.

 

b.    Laporan Pustaka Keluar

Gambar 14: Laporan Pustaka Keluar

Laporan dari buku-buku yang ditarik oleh perpustakaan dikarenakan beberapa hal, misalkan buku hilang, rusak, sudah using dan penyebab lainnya.

 

 

 

 

c.    Laporan Peminjaman

Gambar 15: Laporan Peminjaman Pustaka

Laporan dari peminjaman-peminjaman yang dilakukan dan diurutkan berdasarkan tanggal pinjam pustaka.

d.   Laporan Pengembalian

Gambar 16: Laporan Pengembalian Pustaka

Laporan di atas merupakan contoh laporan pengembalian pustaka. Yaitu data-data dari anggota yang telah mengembalikan pustaka yang dipinjam.

 

 

 

 

4.      Rancangan Dialog Layar

Struktur UI

Gambar 17: Struktur User Interface

 

5.      Kasus dan Hasil Pengujian

Berikut adalah kasus-kasus yang diberikan pada komponen-komponen untuk diuji.

Tabel 4 : Tabel Kasus dan Hasil Pengujian

No

Fungsi Yang Diuji

Cara Pengujian

Hasil

Hasil Pengujian

1

Form Login

Enter(txPassword) pada Saat Username dan Password kosong

Sistem Menampilkan Pesan "Isi Username dan Password"

Berhasil

Enter(txPassword) pada Saat Username dan Password Benar(Terdaftar)

Sistem Menampilkan Form Utama

Berhasil

Enter(txPassword) pada Saat Username dan Password Salah(Tidak Terdaftar)

Sistem Menampilkan Pesan "Bukan User Yang Terdaftar/ Periksa Kembali User dan Password"

Berhasil

2

Form Kelola Anggota

Memasukan Kode Anggota (Benar), Enter(txPencarian)

Sistem Menampilkan Data Anggota

Berhasil

Memasukan Kode Anggota (Salah), Enter(txPencarian)

Sistem Mampilkan Pesan Tidak Menemukan Data

Berhasil

Memasukan Data Anggota, Menekan (btSimpan)

Sistem Menampilkan Pesan Berhasil

Berhasil

Memasukan Data Anggota, Menekan (btPerbarui)

Sistem Menampilkan Pesan Berhasil

Berhasil

Memasukan Kode Anggota, Menekan (btHapus)

Sistem Menampilkan Pesan Berhasil

Berhasil

3

Form Kelola Pustaka

Memasukan Kode/Judul, Enter(txPencarian)

Sistem Menampilkan Data Pustaka

Berhasil

Menekan btTambah

Form Data Pustaka Muncul

Berhasil

Menekan btTambah, Memasukan Data Pustaka, Menekan btSimpan(frmDataPustaka)

Muncul Pesan Berhasil

Berhasil

Menekan btPerbarui(sebelum memilih data)

Muncul Pesan Pilih data terlebih dahulu

Berhasil

Pilih Data, Menekan btPerbarui

Form Data Pustaka Muncul dan Terisi Oleh Data Yang Dipilih

Berhasil

Pilih Data, Menekan btPerbarui, Menekan btSimpan

Muncul Pesan Berhasil

Berhasil

Menekan btHapus(sebelum memilih data)

Muncul Pesan Pilih data terlebih dahulu

Berhasil

Pilih Data, Menekan btHapus

Muncul Pesan Berhasil

Berhasil

Menekan btPenarikan(sebelum memilih data)

Muncul Pesan Pilih data terlebih dahulu

Berhasil

Pilih Data, Menekan btPenarikan, Masukan Data Penarikan, Menekan btSimpan

Muncul Pesan Berhasil

Berhasil

4

Form Data Pustaka

Isi Data, Menekan btSimpan

Muncul Pesan Berhasil

Berhasil

Perbarui Data, Menekan btSimpan

Muncul Pesan Berhasil

Berhasil

5

Form Peminjaman

Memasukan No Anggota, Enter(txAnggota)

Sistem Menampilkan Data Anggota dan Kode Peminjaman Baru

Berhasil

Memasukan Kode Buku, Menekan btCariBuku

Sistem Menampilkan Data Buku

Berhasil

Isi Tanggal dan Menekan btSimpan

Muncul Pesan Berhasil, frmCetakStruk

Berhasil

Print Struk OK

frm Struk Muncul

Berhasil

6

Form Pengembalian

Memasukan No Peminjaman, Enter(txNoPeminjman)

Sistem Menampilkan Data Peminjaman

Berhasil

Menekan btSimpan

Muncul Pesan Berhasil, frmCetakStruk

Berhasil

Print Struk OK

frm Struk Muncul

Berhasil

7

Form Rekomendasi

Memasukan Data Rekomendasi, Menekan btSimpan

Muncul Pesan Berhasil

Berhasil

Memasukan Data Rekomendasi, Menekan btPerbarui

Muncul Pesan Berhasil

Berhasil

Memasukan Data Rekomendasi, Menekan btHapus

Muncul Pesan Berhasil

Berhasil

8

Form Pengajuan

Memilih Data Rekomendasi, Cetak

Data-data terpilih tercetak di Laporan Daftar Pengajuan

Berhasil

9

Form Laporan

Memilih Tanggal, Menekan btCetak

Sistem Menampilkan Laporan Menurut Tanggal

Berhasil

 

 

Kesimpulan

Berdasarkan analisis dan perancangan Aplikasi Perpustakaan Politeknik Praktisi Bandung, maka dapat diambil kesimpulan diantaranya sebagai berikut:

a.    Aplikasi ini dapat mengoptimalkan penggunaan teknologi informasi yang tersedia, karena aplikasi ini dapat diimplementasikan pada teknologi yang tersedia di perpustakaan.

b.    Aplikasi ini membantu petugas perpustakaan dalam hal pengelolaan pustaka, anggota, sirkulasi peminjaman, sirkulasi pengembalian, pengajuan buku baru dan pembuatan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh petugas perustakaan.

c.    Dengan aplikasi ini petugas tidak perlu lagi mencatat Data Kepustakaan didalam sebuah buku lagi, dan kini setiap data dicatat di aplikasi dan dapat mengurangi penggunaan kertas(buku) di perpustakaan.

d.   Penggunaan aplikasi ini dapat meningkatkan kinerja perpustakaan, karena pengelolaan data menjadi mudah.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BLIBIOGRAFI

 

Arbie, E., 2000, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Edisi Ke-7, Jilid 1. Jakarta : Bina Alumni Indonesia.

 

Balalif, Nufan, Pengenalan PHP: Hypertext Preprocessor. [Online]. Available: http://staff.unipdu.ac.id/nufan/2013/04/20/pengenalan-php-hypertext-processor/ [2013, April 20].

 

Booch, Grady, 2005, Object Oriented Analysis and Design with Application 2nd Edition. United States of America.

 

Fowler, Martin. 2005. UML Distilled Edisi 3. , Yogyakarta: Andi Yogyakarta.

 

Haryanto, Teo, Pengenalan Bahasa Pemrograman C#. [Online]. Available: https://www.codepolitan.com/pengenalan-bahasa-pemrograman-c-587effa1cb95b [2017, Januari 18].

 

Herlawati dan Widodo, 2011, Menggunakan UML. Bandung: Informatika

 

http://www.json.org/json-id.html, diakses oleh Andika R. S., 20 Februari 2017, 09.30

 

https://id.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Visual_Studio, diakses oleh Andika R. S., 20 Februari 2017, 10.05

 

Indrajit, 2001, Analisis dan Perancangan Sistem Berorientasi Objek. Bandung: Informatika,������������

 

Jogiyanto, 2005. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi

 

Lasa, 2007, Manajemen Perpustakaan Sekolah. Yogyakarta: Pinus

 

Meliono, Anton M., 1990. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka

 

Muhyuzir, T.D., 2001, Analisa Perancangan Sistem Pengolahan Data, Cetakan Kedua. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.

 

Nugroho.Adi, 2009. Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan UML & Java, , Yogyakarta: Andi Offset.

 

Oetomo, Budi Sutedjo Dharma, Perencanaan & Pembangunan Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta.

 

Priyanto, Andri, Notepad++, Teks Editor Powerfull Bagi Programmer. [Online]. Available: https://www.codepolitan.com/notepad-plus-plus-teks-editor-bagi-programmer [2015, Februari 6]

Rahman, Arif, Mengenal Lebih Dekat Tentang Web Service, [Online]. Available: http://bisakomputer.com/mengenal-lebih-dekat-tentang-webservice/ [2014, November 27].

 

Robert G, Murdick, dkk, 1991, Sistem Informasi Untuk Manajemen Modern. Jakarta: Erlangga.

 

Sidharta, Lani. 1995. Pengantar Sistem Informasi Bisnis. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.

 

Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi.

 

Sutarno. 2006. Perpustakaan dan Masyarakat.Jakarta: Sagung Seto

 

Whitten, Jeffery L.; Dittman, Kevin C. ; Bentley, Lonnie D. , 2004 Metode Design dan Analisa Sistem Bibliografi ed 6. Yogyakarta: Andi Offset.