Vol. nn No. nn Bulan 20nn

Abstract

Akbid Sentra Bina Yudistira (SBY) located in Tangerang is one of the educational institutions that still uses a manual system in processing administrative data. The data is recorded manually in a book and then processed using Microsoft Excel. The condition of the financial system that is currently running at Akbid Sentra Bina Yudistira (SBY) makes it difficult for the administrative staff of the finance department to process administrative data. The author uses the waterfall software development method to make this application. By implementing a web-based information system, it can provide efficiency and the administrative system can run effectively. Training is required for the Admin before this system can be implemented so that the content in the website application can run according to its function.

Keywords: Information System Design, Financial Administration

Pendahuluan

Perkembangan teknologi informasi kini semakin cepat memasuki berbagai bidang, banyaknya instansi yang berusaha meningkatkan pekerjaannya dengan menggunakan sistem informasi berbasis komputer karena dalam proses pengolahan data menjadi informasi menjadi lebih cepat dan efisien. Dalam sebuah instansi pasti memiliki sistem informasi, namun pengolahannya ada yang masih berbasis manual maupun yang sudah terkomputerisasi. Dalam era globalisasi pada zaman ini semua bidang bergantung pada kemajuan teknologi, tidak terkecuali dalam bidang pendidikan. Kemajuan teknologi menjadikan sistem informasi pendidkan sebagai salah satu tulang punggung yang menopang dan menggerakkan instansi pendidikan di kancah persaingan global. Pengolahan data administrasi keuangan dalam sebuah institusi pendidikan merupakan kegiatan penting yang dilaksanakan secara periodik ataupun setiap saat. �Administrasi keuangan dapat didefinisikan sebagai proses pengelolaan yang melibatkan semua kegiatan yang berhubungan dengan keuangan, pembuatan laporan keuangan dan pencapaian tujuan untuk kepentingan bersama� (Nugraha & Setiawan, 2016).

Data-data keuangan berupa pengeluaran dan pemasukan selalu berubah setiap bulan atau setiap tahun. �Komponen keuangan harus di kelola dengan baik karena banyak masalah yang terjadi dalam kegiatan pendidikan oleh karena itu keuangan dalam pendidikan harus di kelola dengan baik supaya tercapainya suatu pendidikan yang baik dan optimal� (Putri, 2020). Sedangkan informasi dituntut untuk selalu aktual, sehingga dibutuhkan suatu sistem informasi yang bisa mengolah data-data secara cepat dan efektif.

Akbid Sentra Bina Yudistira (SBY) yang berlokasi di Tangerang merupakan salah satu institusi pendidikan yang masih menggunakan sistem manual dalam pengolahan data administrasi. Data-data tersebut dicatat secara manual di dalam suatu buku kemudian diolah menggunakan Microsoft Excel. Kondisi sistem keuangan yang saat ini sedang berjalan di Akbid Sentra Bina Yudistira (SBY) membuat para staf Tata Usaha bagian keuangan kesulitan dalam melakukan pengolahan data administrasi keuangan dan keterlambatan dalam melaksanakan tugas-tugasnya seperti penerimaan dan pengeluaran, transaksi pembayaran registrasi mahasiswa baru, laporan keuangan, rekapitulasi keuangan, pembayaran SPP (Sumbangan Pengembangan dan Pendidikan), dan segala pembayaran yang berhubungan dengan kegiatan perkuliahan. �Tidak tersedianya sistem informasi administrasi keuangan sekolah yang baik dapat menghambat kinerja sekolah terutama pada saat pengambilan keputusan yang berhubungan dengan keuangan sekolah� (Basuki, 2019). Oleh karena itu bagian keuangan memerlukan adanya sistem informasi administrasi pengolahan data keuangan yang terkomputerisasi guna untuk mendukung dan memudahkan dalam pengolahan data keuangan dan penyimpanannya.

Dalam bidang keuangan sistem komputerisasi sangat penting karena pemakaian komputer dalam pekerjaan akan memberikan beberapa keuntungan yaitu pemrosesan terhadap transaksi menjadi lebih mudah dan cepat, durasi di dalam perhitungan dan perbandingan data menjadi lebih akurat, penyiapan laporan dan output lainnya menjadi lebih tepat waktu, sistem penyimpanan data menjadi lebih ringkas dan lebih mudah ketika dibutuhkan dan karyawan menjadi lebih produktif (Lestari & Devitra, 2019)

� Setelah melakukan pengamatan dan melihat ruang lingkup pada Kampus Akbid Sentra Bina Yudistira (SBY) penulis memberikan saran bahwa sebaiknya Kampus Akbid Sentra Bina Yudistira (SBY) menggunakan sebuah sistem yang telah terkomputerisasi untuk pengolahan data administrasi keuangan. Komputerisasi memberikan hasil perhitungan yang lebih akurat, adanya otomatisasi yang efisien, reliabilitas laporan keuangan, akses data menjadi lebih mudah, proses akuntansi lebih cepat, serta dapat mencegah risiko kekeliruan yang bisa terjadi dalam sistem manual.

Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah Untuk mengetahui bagaimana system administrasi keuangan yang berjalan pada Akbid Sentra Bina Yudistira Tangerang dan Merancang sistem informasi administrasi keuangan pada instansi tersebut agar menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat.

Metode Penelitian

Pengumpulan Data

1. Observasi atau Tinjauan Langsung

Metode observasi adalah metode pengumpulan data dengan cara pengamatan langsung terhadap suatu kegiatan yang sedang berlangsung. Dalam hal ini penulis akan melakukan observasi terhadap hal-hal yang dianggap relevan sehingga dapat memberikan data tambahan terhadap hasil wawancara.

2. Studi Pustaka

Literature adalah teknik yang dilakukan dengan cara membaca buku-buku yang berhubungan dengan e-commerce dan perancangan program yang digunakan sebagai referensi. Studi literature dibutuhkan untuk mempelajari segala macam teori yang berkaitan dengan bahasan dalam tugas akhir. Literature yang digunakan dapat berupa buku, artikel, maupun situs web.

Tahapan penelitian

Pada bagian ini dijelaskan tahapan-tahapan penelitian dan juga disertai dengan hasil yang didapatkan pada setiap tahapan penelitian tersebut. Metode pengembangan sistem yang digunakan oleh penulis adalah metode waterfall dimana dalam proses pengembangan sistem, pengumpulan dan pengelolaan data sudah terangkum di dalamnya. (Susetyo et al., 2017).

Model pengembangan sangat membantu dalam proses perancangan dan pengembangan sistem dikarenakan proses atau tahapan yang dilakukan secara berurutan(Akbar et al., 2020)

1. Requirements analysis and definition

Layanan sistem, kendala, dan tujuan ditetapkan oleh hasil konsultasi dengan pengguna yang kemudian didefinisikan secara rinci dan berfungsi sebagai spesifikasi sistem.

2. System and software design

Tahapan perancangan sistem mengalokasikan kebutuhan-kebutuhan sistem baik perangkat keras maupun perangkat lunak dengan membentuk arsitektur sistem secara keseluruhan. Perancangan perangkat lunak melibatkan identifikasi dan penggambaran abstraksi sistem dasar perangkat lunak dan hubungannya.

3. Implementation and unit testing

Pada tahap ini, perancangan perangkat lunak direalisasikan sebagai serangkaian program atau unit program. Pengujian melibatkan verifikasi bahwa setiap unit memenuhi spesifikasi nya.

4. Integration and system testing

Unit-unit individu program atau program digabung dan diuji sebagai sebuah sistem lengkap untuk memastikan apakah sesuai dengan kebutuhan perangkat lunak atau tidak. Setelah pengujian, perangkat lunak dapat dikirimkan ke customer.

5. Operation and maintenance

Biasanya (walaupun tidak selalu), tahapan ini merupakan tahapan yang paling panjang. Sistem dipasang dan digunakan secara nyata. Maintenance melibatkan pembetulan kesalahan yang tidak ditemukan pada tahapan-tahapan sebelumnya, meningkatkan implementasi dari unit sistem, dan meningkatkan layanan sistem sebagai kebutuhan baru.

Hasil Dan Pembahasan

A. Tahapan Perancangan Sistem

Rancangan Diagram Use Case

Berikut merupakan use case diagram sistem administrasi keuangan pada Akademi Kebidanan Sentra Bina Yudistira:

Gambar 1

Use Case Diagram Sistem Usulan Administrasi Keuangan

Rancangan Diagram Aktivitas

a. Diagram Aktivitas Admin

Gambar 2

Activity Diagram Admin

b. Diagram Aktivitas Mahasiswa

Gambar 3

Activity Diagram Mahasiswa

c. Diagram Aktivitas Direktur

Gambar 4

Activity Diagram Direktur

Rancangan Dokumen Sistem Usulan

Dokumen-dokumen yang digunakan untuk sistem usulan administrasi keuangan pada Akademi Kebidanan Sentra Bina Yudistira antara lain:

Dokumen Masukan

1) Dokumen Form input data admin

2) Dokumen Form input data mahasiswa

3) Dokumen Laporan Pembayaran

4) Dokumen Bukti Pembayaran

Dokumen Keluaran

1) Dokumen Detail data Admin

2) Dokumen Detail data mahasiswa

B. Perancangan Prototype

Rancangan prototype adalah rancangan antar muka dari sistem yang akan dibuat.

1. Entity Relationship Diagram (ERD)

Gambar 5

Entity Relationship Diagram (ERD) Usulan

2. Logical Record Structure (LRS)

Gambar 6

Logical Record Structure (LRS) Usulan

3. Class Model / Class Diagram

Gambar 7

Class Diagram Usulan

4. Sequence Diagram

a. Sequence Diagram Login Mahasiswa

Gambar 8

Sequence Diagram Login Mahasiswa

b. Sequence Diagram Login Admin

Gambar 9

Sequence Diagram Login Mahasiswa

c. Sequence Diagram Login Direktur

Gambar 10

Sequence Diagram Login Direktur

d. Sequence Diagram Cari Data Bayar

Gambar 11

Sequence Diagram Cari Data Bayar

e. Sequence Diagram Input Data Pembayaran

Gambar 12

Sequence Diagram Input Data Pembayaran

f. Sequence Diagram Edit Data Pembayaran

Gambar 13

Sequence Diagram Edit Data Pembayaran

g. Sequence Diagram Buat Laporan Pembayaran

Gambar 14

Sequence Diagram Buat Laporan Pembayaran

h. Sequence Diagram Buat Laporan Penunggakan

Gambar 15

Sequence Diagram Buat Laporan Penunggakan

i. Sequence Diagram Buat Laporan Pembayaran

Gambar 16

Sequence Diagram Lihat Laporan Pembayaran

j. Sequence Diagram Lihat Laporan Penunggakan

Gambar 17

�Sequence Diagram Lihat Laporan Penunggakan

C. Rancangan Antarmuka

1. Interface Halaman Awal

Gambar 18

Interface Halaman Awal

2. Interface Halaman Login Admin

Gambar 19

Interface Halaman Login Admin

3. Interface Halaman Login Mahasiswa

Gambar IV.20.

Interface Login Mahasiswa

4. Interface Halaman Login Direktur

Gambar 21

Interface Login Direktur

5. Interface halaman Dashboard Admin

Gambar 22

Interface Dashboard Admin

6. Interface Halaman Dashboard Mahasiswa

Gambar 23

Interface Dashboard Mahasiswa

7. Interface Halaman Dashboard Direktur

Gambar 24

Interface Dashboard Direktur

8. Interface Halaman Detail Tunggakan

Gambar 25

Interface Detail Tunggakan

D. Pengujian Rancangan Antarmuka

1. Pengujian Front-end

Pengujian antarmuka pada front-end dilakukan oleh calon user front-end. Pengujian ini dilakukan oleh user.

Tabel 25

Hasil pengujian antarmuka Front-end

Partisi pan	Akses Menu	Daftar Member	Input Buku Tamu	Akses Katalog Produk	Login Member	Akses Transaksi
1	√	√	√	√	√	√
2	√	√	√	√	√	√
3	√	√	√	√	√	√
4	√	√	√	√	√	√
5	√	√	√	√	√	√
Sukses	5	5	5	5	5	5
Nilai Kesuksesan	100%	100%	100%	100%	100%	100%

2. Pengujian Back-end

Pengujian antarmuka pada back-end dilakukan oleh calon user back-end. Pengujian ini dilakukan oleh calon administrator web.

Tabel 26

Hasil pengujian antarmuka Back-end

Partisi pan	Akses Menu	Daftar Member	Input Buku Tamu	Akses Katalog Produk	Login Member	Akses Transaksi
1	√	√	√	√	√	√
2	√	√	√	√	√	√
3	√	√	√	√	√	√
4	√	√	√	√	√	√
5	√	√	√	√	√	√
Sukses	5	5	5	5	5	5
Nilai Kesuksesan	100%	100%	100%	100%	100%	100%

Kesimpulan

Sistem yang dibangun dapat melakukan kegiatan administrasi keuangan melalui website. Sistem Informasi Administrasi Keuangan Pada Akademi Kebidanan Sentra Bina Yudistira ini di buat dengan menggunakan program PHPMysQl berbasis website. Dengan adanya sistem informasi ini diharapkan dapat memudahkan bagian administrasi keuangan untuk memberikan hasil perhitungan yang lebih akurat, adanya otomatisasi yang efisien, reliabilitas laporan keuangan, akses data menjadi lebih mudah, proses akuntansi lebih cepat, serta dapat mencegah risiko kekeliruan yang bisa terjadi dalam sistem manual. Saran dari penulis adalah sebagai berikut:

1. Sistem Informasi Administrasi Keuangan Pada Akademi Kebidanan Sentra Bina Yudistira masih perlu upaya pengembangan lebih lanjut, seperti penambahan fitur-fitur yang dapat di integrasikan ke dalam sistem informasi berbasis Web

2. Keamanan database lebih ditingkatkan lagi untuk menunjang kenyamanan user menggunakan website tersebut.

3. Diperlukan pelatihan kepada Admin sebelum sistem ini dapat diterapkan agar isi di dalam aplikasi website dapat berjalan sesuai fungsinya.

BIBLIOGRAFI

Akbar, F., S.setiaji, Ishak, R., Saputra, D., & Masruri, B. (2020). Rancang Bangun Sistem Informasi Karang Taruna Menggunakan Metode Waterfall. Khatulistiwa Informatika, VIII (1), 7�12.

Basuki, K. (2019). 済無No Title No Title. ISSN 2502-3632 (Online) ISSN 2356-0304 (Paper) Jurnal Online Internasional & Nasional Vol. 7 No.1, Januari � Juni 2019 Universitas 17 Agustus 1945 Jakarta, 53(9), 1689�1699.

Lestari, A., & Devitra, J. (2019). Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Keuangan Pada SMKS PGRI 1 Kota Jambi. Jurnal Manajemen Informatika, 4(3), 338�347.

Putri, E. D. (2020). Pengertian, Proses Administrasi Keuangan dan Pemeriksaan serta Pelaporan. https://doi.org/10.31219/osf.io/f4n8j

Susetyo, B., Nurhayati, I., Purnahayu, I., & Eosina, P. (2017). Model Evaluasi Kinerja SDM Geospasial Menggunakan Metode CPI dan CPD Berbasis WebGIS. 2020.

Copyright holder:

Mulkan Syarif, Setiaji Setiaji (2022)

First publication right:

Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia

This article is licensed under: