Syntax Literate:
Jurnal
Ilmiah Indonesia – ISSN : 2541-0849
e-ISSN : 2548-1398
Vol. 3, No 5 Mei 2018
CAUSE AND EFFECT ANALYSIS PADA SISTEM LAYANAN AKADEMIS UNIVERSITAS
KEBANGSAAN
R.
Irman Hariman
Universitas Kebangsaan Republik
Indonesia (UKRI) Bandung
Email: Irmanhariman@gmail.com
Abstrak
Informasi
dalam suatu organisasi atau lembaga baik bisnis maupun non bisnis merupakan
aset penting dan sangat berharga demi kelangsungan bisnis perusahaan, demikian
pula bagi sebuah perguruan tinggi termasuk Universitas Kebangsaan. Guna
meningkatkan layanan akademik yang akuntabel maka pemanfaatan teknologi
informasi dan penggunaan sistem informasi akademik sudah menjadi kebutuhan
utama yang harus dipenuhi guna meningkatkan kepercayaan publik dalam hal ini
stakeholder perguruan tinggi yaitu Mahasiswa, Orang Tua Mahasiswa, Masyarakat,
Pemerintah, Dosen, Karyawan, bahkan Yayasan sebagai pemilik lambaga. Pentingnya
layanan sistem informasi akademik ini bagi Universitas Kebangsaan tidaklah
cukup sampai semua fungsi layanan bisa dilakukan tetapi perlu memperhatikan
tingkat kebutuhan dikemudia hari, sehingga kemungkinan munculnya beberapa
permasalahan yang akan terjadi, baik yang sudah teridentifikasi sebagai risiko
yang sebelumnya tercatat ataupun yang tidak teridentifikasi sebelumnya.
Pemasalahan yang teridentifikasi dalam pemanfaatan bahkan pengembangan
teknologi informasi di Universitas Kebangsaan dikemudian hari perlu dilakukan dengan
lebih baik lagi. Penyebab tidak maksimalnya layanan akademik Universitas
Kebangsaan bahkan dampaknya teridentifikasi dengan baik sehingga suatu saat
dapat dibuatkan perencanaan mitigasi terhadap dampak yang mungkin terjadi
sehingga kerugian dapat ditekan. Untuk itu perlu dilakukan kagiatan analisis
dan evaluasi permasalahan dengan menggunakan metode Cause and Effect Analysis
dengan perangkat Fishbone, sehingga dapat diketahui dampak yang harus segera di
eliminir bahkan dihilangkan guna meningkatkan performansi layanan sistem
akademik Universitas Kebangsaan.
Kata Kunci :
Cause And Effect, Layanan Akademis, UK.
Pendahuluan
Layanan akademik yang baik dan terpercaya bagi seluruh stakeholder
perguruan tinggi secara tidak langsung dapat menjamin keberlangsungan kegiatan
suatu perguruan tinggi, demikian pula dengan layanan sistem informasi akademik
Universitas Kebangsaan. Layanan dari kegiatan akademik pada perguruan tinggi
haruslah memadai dan harus tersedia guna menujang kegiatan perkuliahan yang
baik pula. Untuk itu pengembangan sistem informasi layanan akademik perlu
memperhatikan semua hal tersebut dan kegiatan tersebut bukanlah suatu aktifitas
yang sederhana dan mudah karena begitu besarnya data dan proses yang terkait
dalam sistem tersebut.
Permasalahan dalam pengelolaan sistem layanan akademik begitu
peliknya karena pengolahan data dan
informasinya semestinya bisa terhubung dengan sistem pangkalan data perguruan
tinggi, sehingga pelaporan akademik menjadi mudah. Untuk itu maka dalam pengembangan sistem layanan
akademik perlu memahami beberapa aspek yang penting baik ditinjau dari infrastruktur
maupun infostruktur serta standar layanan yang baku sesuai dengan kebijakan
perguruan tinggi dalam hal ini Universitas Kebangsaan. Guna memberikan
penilaian yang akuntabel dalam menganalisis permasalahan dalam sistem akademik
maka pada jurnal ini akan diuraikan dengan menggunakan pendekatan cause and effect analysis menggunakan
diagram fishbone. Diagram Fishbone
digunakan untuk menganalisis keterlibatan bidang dan hal lain yang terkait
dengan penggunaan sistem layanan akademik selain proses bisnis yang terjadi,
sehingga akan memberikan penilaian yang lebih aktual, sesuai dan tentunya lebih
objektif. Penggunaan diagram fishbone diharapkan mampu memberikan gambaran yang
akurat dari permasalahan yang ada bahkan penyebab permasalahan yang memicu
keterbatasan layanan akademik terutama waktu respon yang tidak terpenuhi
sehingga menghambat layanan prima sistem akademik.
Metodologi Penelitian
Metode
Penelitian dasar yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif,
yaitu metode yang memusatkan diri pada pemecahan masalah-masalah yang ada pada
masa sekarang, pada masalah-masalah yang aktual, data yang dikumpulkan
mula-mula disusun, dijelaskan, dan kemudian dianalisis sehingga metode ini
sering juga disebut dengan metode analitik (Surakhmad, 1994).
Dalam
penelitian ini, penulis menggunakan analisis data kualitatif, yaitu dengan
melakukan analisis secara langsung pada sistem pelayanan akademis yang terjadi
melalui proses (1) data reduction, yaitu penulis memilih dan memilah-milah data
yang akan dianalisis berupa kata, kalimat, atau ungkapan sesuai dengan metode
penokohan, yaitu metode langsung dan metode tidak langsung; (2) data display,
yaitu penulis me nampilkan data yang telah dipilih dan dipilah-pilah dan
menganalisis jenis metode penokohannya; (3) verification, yaitu penulis
menyimpulkan hasil analisis terhadap penggunaan metode penokohan yang dipakai
(Muchtar, 2013: 135)
Hasil
dan Pembahasan
Diagram Fishbone atau
Ishikawa Diagram digunakan untuk mengidentifikasi penyebab potensial suatu
permasalahan dengan memperhatikan kategori masukan proses apa sajakah yang
merupakan sumber variabilitas terbesar dalam keluaran proses. Analisis terhadap
penyebab masalah dan akibat yang akan terjadi (cause and effect analysis) dirancang oleh profesor Kaoru Ishikawa
yang merupakan langkah awal dalam proses penyaringan, setelah mengidentifikasi
penyebab akar potensial terjadi kemudian dilakukan pengujian lebih lanjut untuk
mengkonfirmasi penyebab utama.
1.
Langkah-langkah pembuatan fishbone diagram :
a.
Identifikasi permasalahan
Dengan membuat pernyataan permasalahan yang sesuai
dengan kondisi (problem statement)
b.
Identifikasi kategori-kategori
Untuk menentukan kategori permasalahan khusus industri jasa
maka ditentukan :
i.
Surroundings
(lingkungan)
ii.
Stakeholder
(pemasok)
iii.
Systems
(sistem)
iv.
Skills
(keterampilan)
v.
Security
(keselamatan)
c.
Dilakukan brainstorming
Kategori perlu diuraikan menjadi sebab-sebab
(ditempatkan pada fishbone)
d.
Mengkaji ulang semua penyebab
yang memungkinkan berpengaruh
2. Analisis Permasalahan
Untuk
melakukan kegiatan analisis penyebab dan dampak pada permasalahan yang terjadi
pada layanan akademik di Universitas Kebangsaan perlu mengikuti langkah-langkah
sebagai berikut :
a.
Identifikasi permasalahan
Layanan akademik merupakan layanan utama dalam suatu perguruan
tinggi. Permasalahan yang kerap terjadi dalam sistem layanan akademik di
Universitas Kebangsaan adalah permintaan informasi berupa data hasil studi
mahasiswa dan rekapitulasi kehadiran dosen yang melalui proses validasi pada
layanan akademik yang waktu responnya lambat. Hal ini akan sangat berdampak
jika permintaan terhadap layanan akademik sangat tinggi.
|
CAUSE |
EFFECT |
||
|
|
Lambatnya waktu respon Layanan Akademik |
Gambar 1.
Identifikasi Penyebab Masalah
b.
Identifikasi kategori-kategori
Pada tahap ini ditentukan kategori-kategori yang menjadi
parameter suatu permasalahan dan mungkin terjadi pada sistem layanan akademik
di Universitas Kebangsaan. Kategori ini akan dikaitkan terhadap penggunaan
teknologi informasi dan manajemen yang digunakan dalam layanan tersebut, yaitu
:
i.
Surroundings
(lingkungan)
Lingkungan perguruan tinggi di Universitas
Kebangsaan terdiri dari 4 Fakultas dan 10 program studi yang dikelola dengan
baik dan teratur guna memenuhi kebutuhan para penggunanya.
Pengelolaan data akademik saat ini masih belum
dilakukan koordinasi secara baik bahkan secara terpusat, hal ini terjadi karena
belum adanya sebuah bagian yang secara kelembagaan bertanggung jawab dalam
pengelolaan data dan informasi yang baik, sehingga manakala data dan informasi
tersebut dibutuhkan dalam layanan akademik dapat terpenuhi secara maksimal
sehingga para stakeholder terpenuhi kebutuhannya.
ii.
Stakeholder
(pemasok)
Stakeholder dalam perguruan tinggi di Universitas
Kebangsaan terdiri dari :
a)
Rektor dan para Wakil Rektor
b)
Dekan dan para Wakil Dekan
c)
Tata Usaha Fakultas
d)
Kaprodi dan Sekprodi
e)
Biro Administrasi Akademik
f)
Biro SDM dan Umum
g)
Bagian Keuangan
h)
Mahasiswa dan Orang Tua/Wali
i)
Pemerintah
Seluruh stakeholder diatas sangat terkait dengan
kebutuhan akan sistem layanan akademik guna memperoleh data atau informasi
akademik mulai dari data registrasi akademik dan keuangan, data kontrak
akademik dan perwalian, data perkuliahan, rekapitulasi perkuliahan bahkan
evaluasi pembelajaran
iii. Systems (sistem)
Secara organisasional di Universitas Kebangaan
sistem layanan akademik sudah adan dan digunakan namun belum mampu memberikan
layanan yang optimal bagi para stakeholder. Teknologi informasi yang digunakan
guna mendukung pengelolaan data dan informasi bagi layanan informasi akademik
belum bisa maksimal, baik penggunaan aplikasi (software) dan infrastruktur
jaringan internet juga belum digunakan secara baik.
iv. Skills (keterampilan)
Keterampilan yang dimiliki oleh para karyawan yang
bertugas dan bertanggung jawab dalam pengelolaan sistem akademik belum
maksimal. Hal ini dikarenakan belum adanya Standar Operasional Prosedur (SOP)
layanan akademik guna dijadikan panduan dalam bertugas. Termasuk juga
didalamnya adalah kemampuan penggunaan teknologi informasi yang belum maksimal,
serta jenjang pendidikan yang belum mumpuni sebagai pelaksana tugas layanan
akademik yang seyogiyanya mengelola perkuliahan pada jenjang strata 1 (S1).
Bahkan pengalaman yang masih kurang karena tidak pernah dilakukan training atau
pelatihan pengelolaan akademik yang berorientasi “prima excelent”.
v.
Security
(keselamatan)
Ancaman kerusakan bahkan kehilangan data dan
informasi akademik menjadi suatu yang perlu diwaspadai agar tidak terjadi. Data
dan informasi akademik perguruan tinggi harusnya menjadi sumber daya yang harus
terlindungi dari berbagai aspek yang mengancamnya, dari kehilangan, kerusakan,
perubahan yang tidak seharusnya terjadi dan tidak bertanggung jawab, terjadinya
akses yang keliru bagi stakeholder.
Beberapa hal yang perlu dilakukan pengamanan diantaranya mulai dari sistem
aplikasi layanan akademik dan basis datanya, serta infrastruktur jaringan
komputernya termasuk pengelolaan servernya. Namun yang tidak kalah pentingnya
bagaimana membagun pemahanan pada seluruh stakeholder agar peduli pada keamanan
sistem (management awareness) pada
seluruh level manajemen.
|
CAUSE |
EFFECT |
||||||
|
Surroundings Stakeholder |
Lambatnya waktu respon Layanan Akademik |
Gambar 2. Mengidentifikasi Kategori-Kategori
c.
Dilakukan brainstorming
Pada bagian ini akan diuraikan mategori diatas
menjadi sebab-sebab melalui diagram fishbone. Untuk itu perlu dibuatkan secara
detail mengenai penyebab masalah berdasarkan kategori diatas, yaitu :
i.
Surroundings
(lingkungan)
a)
Lingkungan dengan gedung yang terpisah
untuk setiap fakultas, program studi dan departemen lainnya.
b) Keragaman
data dan informasi yang diolah sangat tinggi.
c) Belum
terhubung langsung antara fakultas dan Program Studi dengan Biro Akademik dan
Bagian Keuangan.
d)
Belum adanya kelembagaan khusus
mengelola data akademik.
ii.
Stakeholder
(pemasok)
a)
Belum adanya kebijakan secara standar
yang mengatur mengenai tanggung jawab stakeholder terkait layanan akademis
b)
Belum adanya Standar Operasional
Prosedur (SOP) yang digunakan dalam penggunaan dan pemanfaatan data dan
informasi akademik pada semua pemangku kepentingan.
iii.
Systems
(sistem)
a)
Aplikasi sistem pengelolaan akademik
belum sempurna sesuai dengan proses bisnis yang semestinya dan SOP.
b)
Terjadinya sekresi data antar bagian
dalam pengelolaan data dan informasi akademik.
c)
Infrastruktur yang belum mendukung dalam
kecepatan pengelolaan data dan informasi akademik.
d)
Belum adanya sinkronisasi data dan
informasi akademik dengan PDPT dikti.
iv.
Skills
(keterampilan)
a)
Belum adanya standarisasi lulusan bagi
pengelola layanan akademik.
b)
Terbatasnya kemampuan penggunaan
teknologi informasi bagi pengelola sistem layanan akademik saat ini.
c)
Belum memiliki kemampuan dalam perawatan
sistem komputer.
v.
Security
(keselamatan)
a)
Belum adanya SOP yang mengatur keamanan
sistem
b)
Belum maksimalnya Pengamanan terhadap
sumberdaya fisik dan non fisik yang belum maksimal.
c)
Belum adanya pembagian akses pengguna
dan manajemen akun pengguna yang baik.
d)
Belum adanya enkripsi terhadap jaringan
komputer dan basis data.
Berdasarkan
penyebab masalah diatas maka dapat digambarkan fishbone tersebut secara
lengkap, namun untuk sub penyebabnya digambarkan melalui notasi saja
|
CAUSE |
EFFECT |
||||||
|
Surroundings Stakeholder |
Lambatnya waktu respon Layanan Akademik |
Gambar 3.
Menemukan Sebab-Sebab Potensial
Ket
:
Untuk
sub penyebab masalah diberikan nomor sesuai dengan point-point pada
brainstorming
d.
Mengkaji ulang penyebab yang mungkin
berpengaruh
Setelah setiap kategori dibuat maka
perlu dicari penyebab yang paling mungkin di antara semua sebab-sebab dan
sub-subnya. Jika sebab-sebab yang muncul pada lebih dari satu kategori,
kemungkinan merupakan petunjuk sebab yang paling mungkin.
|
CAUSE |
EFFECT |
||||||
|
Surroundings Stakeholder |
Lambatnya waktu respon Layanan Akademik |
Gambar
4. Melingkari Sebab yang Paling Mungkin
Ket :
Penyebab yang sangat mungkin
terjadi
Berdasarkan gambar 4 tersebut maka penyebab utama dalam sistem
layanan akademik tidak mampu memberikan respone yang cepat sat adanya suatu
permintaan data dan informasi adalah :
a)
Keragaman data dan informasi yang diolah
sangat tinggi.
b)
Belum terhubung langsung antara fakultas
dan Program Studi dengan Biro Akademik dan Bagian Keuangan.
c)
Belum adanya kelembagaan khusus
mengelola data akademik.
d)
Belum adanya Standar Operasional
Prosedur (SOP) yang digunakan dalam penggunaan dan pemanfaatan data dan
informasi akademik pada semua pemangku kepentingan.
e)
Aplikasi sistem pengelolaan akademik
belum sempurna sesuai dengan proses bisnis yang semestinya dan SOP.
f)
Terjadinya sekresi data antar bagian
dalam pengelolaan data dan informasi akademik.
g)
Infrastruktur yang belum mendukung dalam
kecepatan pengelolaan data dan informasi akademik.
h)
Terbatasnya kemampuan penggunaan
teknologi informasi bagi pengelola sistem layanan akademik saat ini.
i)
Belum adanya SOP yang mengatur keamanan
sistem
Kesimpulan
Dengan teridentifikasikannya setiap permasalahan yang berpengaruh
terhadap layanan sistem akademik secara
baik dan sesuai kondisi yang terjadi pada institusi Universitas Kebangsaan,
maka dalam kegiatan pengembangan layanan sistem informasi akademik yang akan
datang perlu memperhatikan setiap pointnya.
Objektifnya pengembangan sistem yang akan datang harus mampu
mengeliminir permasalahan yang ada dan memperbaikinya sehingga menjadi sistem
yang handal dan mampu memberikan kualitas layanan akademik yang diharapkan
seluruh stakeholder Universitas
Kebangsaan. Sehinga pada akhirnya layanan sistem informasi akan mampu
menghasilkan informasi yang berkualitas baik cepat, akurat, relevan dan tepat
waktu.
BIBLIOGRAFI
Gaspersz, Vincent. 1997. Manajemen
Kualitas Penerapan Konsep-Konsep Kualitas Dalam Manajemen Bisnis Total.
Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.
Harsono,
Ari. 2008. Metode Analisis Akar Masalah dan Solusi. MAKARA, SOSIAL HUMANIORA,
VOL. 12, NO. 2, DESEMBER 2008: 72-81
Iswani,
A. dan T. S. Yanti. “Analisis Faktor-Faktor Kepuasan Mahasiswa Terhadap
Pelayanan Universitas Islam Bandung sebagai Institusi Pendidikan Tinggi”. Makalah yang dipresentasikan pada
Prosiding untuk Universitas Islam Bandung, 2011. Retrieved from http://proceeding.unisba.ac.id/index.php/sosial/article/viewFile/304/pdfSurakhmad,
Winarno. 1994. Pengantar Penelitian
Ilmiah dan Dasar Metode Teknik. Transito: Bandung.
Mukhtar. 2013. Metode Penelitian Deskriftif Kualitatif.
Jakarta : GP Press Group
Purba,
H.H. 2008. September 25. Diagram fishbone dari Ishikawa. Retrieved
from http://hardipurba.com/2008/09/25/diagram-fishbone-dari-ishikawa.html
Tague, N. R. 2005. The quality
toolbox. (2th ed.). Milwaukee, Wisconsin: ASQ Quality Press. Retrieved
from http://asq.org/quality-press/display
item/index.html?item=H1224