Syntax
Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia p�ISSN: 2541-0849 e-ISSN: 2548-1398
Vol. 8, No. 3, Maret 2023
���������������������������������������������������������������������������������
PENYUSUNAN JOB DESCRIPTION PADA PELAKSANA GRADE 7 DI SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI
Dewi Ulfah Arini
Universitas Pamulang,
Indonesia
[email protected];
[email protected]; [email protected]
Abstrak
Tujuan penelitian ini
adalah untuk menyusun deskripsi jabatan dari pelaksana grade 7 yang mana masih belum
memiliki konsep uraian jabatan yang ajeg. Selain itu, terdapatnya jabatan
rangkap dan uraian yang belum spesifik meski berada dalam satu departemen namun
masih belum memiliki alur jabatan yang jelas dan spesifik. Pada penelitian ini,
dilakukan dengan membandingkan data-data sebelumnya dimana uraian jabatan yang eksisting
sejak tahun 2013 sehingga perlu dilakukan penyesuaian ulang sesuai dengan
perubahan yang terjadi saat ini. Metode yang dilakukan adalah Kualitatif dimana
menggunakan wawancara, FGD dan pengamatan langsung dilapangan. Jabatan Garde 7
terdapat 130 kelas jabatan fungsional sehingga kelas tersebut yang perlu dilakukan
penyesuaian.
Kata Kunci: Job, Description, Grade 7, Sekjen DPR RI.
Abstract
The
purpose of this study is to compile job descriptions of grade 7 executives who
still do not have a steady job description concept. In addition, there are
multiple positions and descriptions that are not yet specific even though they
are in one department but still do not have a clear and specific job flow. In
this study, it was carried out by comparing the previous data where the
description of the existing position since 2013 needed to be re-adjusted in
accordance with the current changes. The method used is qualitative which uses
interviews, FGDs and direct observations in the field. For Garde 7 positions,
there are 130 functional job classes, so it is these classes that need to be
adjusted.
Keywords: Job, Description, Grade 7, Secretary General of
the DPR RI.
Pendahuluan
Sebuah
organisasi baik besar maupun kecil dibutuhkan manajemen yang baik dalam
mengelola segala sumber daya yang ada. Sumber daya organisasi ini dapat berupa sumber
daya fisik dan sumber daya non fisik. Sumber daya fisik merupakan segala bentuk
kekayaan yang dimiliki oleh organisasi yang memiiki wujud dapat dimanfaatkan
secara langsung yang berupa peralatan, mesin, maupun bahan mentah yang diolah menjadi
bahan jadi sedangkan sumber daya non fisik yaitu berupa sumber daya manusia
yang berkaitan dengan tenaga kerja dan bakat manajerial dalam sebuah organisasi
dapat berupa knowledge, skill. Dalam melakukan observasi awal peneliti mengamati
banyaknya tugas yang diberikan pada bagian unit kepegawaian dan tata laksana
ini tanpa memperhatikan job description yang
harusnya dipahami oleh semua bagian unit kerja sehingga tidak ada penyerahan tugas
dan tanggung jawab yang berlebih hanya pada salah satu unit kerja pada pelaksana
grade 7 mulai dari melaksanakan tugas
inti hingga melaksanakan tugas kedewanan yang berdampak pada hasil kerja yang
seringkali tidak tepat waktunya (Sutiawan
& Fauzan, 2021).
Berdasarkan
ketentuan Pasal 5 Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai
Negri Sipil menyebutkan bahwa, �Setiap Instansi Pemerintah wajib menyusun
kebutuhan jumlah dan jenis jabatan pegawai negri sipil berdasarkan analissi
jabatan dan analisisi beban kerja�. Selanjutnya sesuai amanat Pasal 6 Peraturan
Pemerintah No. 7 Tahun 2011 tentang Manajemen Pegawai Negri Sipil, bahwa
analisa jabatan dan analisis beban kerja dilakukan oleh Instansi pemerintahan
mengacu pada pedoman yang ditetapkan Menteri. Dengan ketentuan itulah perlu dilakukan
bagi karyawan dalam menyelesaikan penugasan dan pemilahan tugas utama dan
samping atau sehingga jelas apa yang menjadi tugas pokok dari pihak tersebut
dan tugas tambahan dari pemangku jabatan (www.dpr.go.id). Alasan yang seringkali
digunakan oleh pemangku jabatan adalah banyaknya pekerjaan yang lain diluar
tugas pokok menyebabkan tugas utama terabaika dan tidak terselesaikan. Alasan tersebut
menjadi alasan perlunya penyusunan job
description yang jelas yang terbaru bagi suatu organisasi. Hal-hal yang menjadi
persiapan dalam menyusun analisa jabatan dengan tujuan job deskripsi adalah melakukan
perencanaan proses anlisa jabatan, pembentukan tim, memberitahukan kepada unit organisasi
yang akan menjadi sasaran dan menyiaapkan formulasi analisa jabatan dan petunjuk
pengisian (Sandi,
2022).
Sedangkan hal yang menjadi pengumpulan dan pengolahan data adalah adanya
wawancara, kuesione dan refenresi serta observasi yang nantinya akan disusun
uraiannya apa saja, spesifikai jabatan tersebut dan penyusunan peta jabatan. Hal
ini guna memastikan sesuai jalur dan kelompok mana jabatan tersebut di dalam organsiasi.
Perkembangan suatu
lembaga bergantung pada pengelolaan sistem pekerjaan dan sumber daya yang
melingkupinya. Sebagaimana lembaga pemerintahan yang memiliki fungsi mendukung
pembangunan nasional sesuai kerangka representasi rakyat dalam hal ini
Sekretaris Jenderal DPR RI. Sekretariat Jenderal DPR RI merupakan unsur
penunjang DPR, yang berkedudukan sebagai Kesekretariatan Lembaga. Sekretariat Jenderal
DPR RI memiliki sasaran untuk menciptakan sistem yang paripurna dengan cara kerja
yang profesional, efisien dan efektif untuk memperoleh outcome yang kuat. Salah satu outcome
yang kuat bagi Sekjen DPR RI adalah dengan adanya Public Trust dari masyarakat terhadap sumber daya organisasi di Sekjen
DPR RI, terutama pada sumber daya manusianya (Rudy,
2022).
Pentingnya mengoptimalkan sumber daya manusia adalah untuk mencapai suatu
tujuan utama yang telah ditentukan oleh organisasi. Meskipun pada kenyataannya,
kinerja organisasi tersebut sangat dipengaruhi oleh kinerja masing-masing
bagian/bidang dan seksi serta seluruh tenaga kerja yang ada dalam organisasi
tersebut. Kinerja bidang, seksi dan job description
dapat dijadikan ukuran optimalisasi pelaksanaan tugas dan fungsi oleh setiap
tenaga kerja yang ada pada masing-masing posisi dengan mengacu pada analisa
jabatan. Analisa jabatan merupakan suatu proses untuk mengidentifikasi dan menentukan
secara rinci tugas-tugas (duties)
atau job description dan persyaratan
dari suatu jabatan tertentu. Dalam melakukan observasi awal peneliti mengamati
banyaknya tugas yang diberikan pada bagian unit kepegawaian dan tata laksana ini
tanpa memperhatikan job description yang
harusnya dipahami oleh semua bagian unit kerja sehingga tidak ada penyerahan
tugas dan tanggung jawab yang berlebih hanya pada salah satu unit kerja pada pelaksana
grade 7 mulai dari melaksanakan tugas
inti hingga melaksanakan tugas dewan yang berdampak pada hasil kerja yang
seringkali tidak tepat waktunya.
Analisis
tugas dalam pekerjaan, mengandung istilah sederhana yang disebut �analisis�, yang
berarti studi atau pemeriksaan rinci tentang suatu pekerjaan demi memahami
lebih mengenai pekerjaan yang dimaksud. Oleh karena itu analisis pekerjaan dilakukan
untuk memahami lebih lanjut tentang pekerjaan tertentu untuk mengoptimalkannya.
Analisis pekerjaan adalah proses sistematis mengumpulkan informasi lengkap yang
berkaitan dengan pekerjaan (Mahendra,
2022). Proses analisis
pekerjaan adalah mengumpulkan, menganalisis, dan menyusun informasi mengenai komponen,
karakteristik dan persyaratan pekerjaan. Pembuatan description jabatan (job
description) yang wajar dilakukan melalui suatu analisis jabatan. Dari analisis
jabatan yang dilaksanakan tersebut, maka akan dilakukan penelitian terhadap aspek-aspek
jabatan melalui pengamatan dan/atau pengisian kuesioner baik secara tertutup
maupun terbuka (wawancara). Pengisian kuisioner oleh mereka yang menduduki
suatu jabatan tertentu. Berdasarkan hasil pengumpulan data ini, kemudian akan
dilakukan analisis jabatan yang selanjutnya dituangkan dalam bentuk diskripsi jabatan.
Sering juga terjadi, diskripsi jabatan dibuat terlebih dahulu--tanpa melalui
analisis jabatan terutama pada perusahaan (atau struktur organisasi) yang baru
dibentuk. Dalam hal ini lebih tepat untuk dikatakan sebagai �disesuaikan� menurut
kondisi ataupun kenyataan yang terjadi pada saat diimplementasikan. Di dalam
menyusun sebuah diskripsi jabatan, maka ada lima konsep dasar yang dasar
dijadikan pertimbangan (Thalib,
2021).
Berdasarkan rumusan masalah di atas, tujuan
penelitian ini adalah untuk mengetahui
dan mendeskripsikan cara menyusun job description
sesuai ketentuan pada pelaksana grade 7. Sesuai kesesuaian job description dengan kondisi terkini dari Kemenpan RB, juga untuk mengetahui hambatan
dalam penerapan job description pegawai
Ada pun Manfaat dari penelitian ini yang
diharapkan adalah
hasil penelitian ini akan menambah khasanah ilmu pengetahuan khususnya pengembangan
kompetensi Sumber Daya Manusia (SDM) yakni guru. Juga diharapkan mampu memberikan manfaat berupa gambaran dalam
menyusun job deskirpsi sesuai ketentuan pada pelaksana grade 7. Dan dapat
dijadikan pijakan dalam mengembangkan penelitian-penelitian lain yang sejenis. Serta hasil penelitian
ini diharapkan dapat
dijadikan masukan khsuusnya dalam menerapakan kebijakan sesuai dengan pendukung
tugas-tugas di grade 7 (Kota,
2022).
Literature Review
Job
Description merupakan penjabaran kerja, jabatan, dan tanggung
jawab pekerja. Job description menjadi
sebuah pedoman yang dibuat oleh perusahaan untuk karyawan agar bisa menjalankan
tugas dan tanggung jawab sesuai dengan posisi�
�yang� �sudah� �ditentukan.� �Dapat�� �disimpulkan�� �bahwa
job description merupakan pedoman
dalam bentuk dokumen yang berguna bagi karyawan untuk menjalankan tugas sesuai dengan
jabatan maupun bagi atasan dalam pembagian jabatan dan posisi setiap karyawan (Mahathanaya,
2022). Job Description merupakan sebuah
penjabaran pekerjaan yang sudah dirincikan sesuai dengan jabatan yang
ditentukan. Job Description harus sesuai dengan posisi karyawan sehingga bisa membantu
perusahaan untuk mengamati perkembangan karyawan selama karyawan bekerja (Suhada
& Nasrulloh, 2022). Gambaran
jabatan yang ditulis secara singkat,jelas,dan teliti yang berkaitan tentang
tanggung jawab masing-masing jabatan yang sudah di tentukan disebut juga dengan
job description. Job description dibuat
dalam bentuk dokumen yang berisi ringkasan informasi penting tentang masing-masing
jabatan agar mempermudah untuk membeda kan jabatan yang satu dengan yang lain
dalam perusahaan. Penjabaran disusun secara terstruktur agar lebih mudah dipahami
oleh karyawan (Ridwan, Wironegoro, & SH, 2022).
Penyusunan Job
Description ada beberapa elemen yang harus di jabar kan secara jelas (Taslima,
Iskandar, & Savitri, 2022), yaitu:
1.
Identifikasi Pekerjaan.
Identifikasi pekerjaan memberikan posisi karyawan dalam
bentuk struktur organisasi dimana meliputi beberapa informasi mengenai jabatan karyawan. Pemberian jabatan karyawan harus jelas dan tepat
sesuai dengan yang dibutuhkan organisasi. Pemberian jabatan juga akan mengenali���� �pekerjaan���� �untuk���� �menyediakan���� �informasi
karyawan, menjelaskan hubungan antar pekerja yang satu dan pekerja lainnya,
serta memberikan perbandingan pada posisi jabatan yang tertera di dalam
organisasi. Selain itu juga ada beberapa hal yang harus dikenali yaitu pembagian
upah, tanggal pembuatan Job Description,
nama penyusun dan nama yang menyetujui pembuatan Job Description (Rafii, 2021).
2.
Tujuan Pekerjaan.
Bagian ini menjelaskan mengenai tujuan utama dari
pekerjaan atau yang dikenal dengan job
objective yang harus menggambarkan dasar dan inti dari pekerjaan tersebut
3.
Tugas dan Tanggung Jawab.
Tugas dan tanggung jawab menjelaskan mengenai daftar
tugas utama dan tanggung jawab seseorang ketika sudah diberikan jabatan tetap. Tugas
dan tanggung jawab merupakan inti dari rancangan Job Description yang harus dijelaskan secara detail dan akurat terhadap
apa yang akan karyawan lakukan selama bekerja. Untuk meningkat kinerja
karyawan, tugas dan tanggung jawab menjadi bagian dari standar kinerja agar bisa
menjalankan tujuan dan strategi yang sudah di buat oleh perusahaan (Lubis, Mahira, &
Nasution, 2022).
4.
Hubungan.
Pada bagian ini menjelaskan mengenai hubungan posisi
internal maupun eksternal perusahaan yang akan berguna untuk mencapai standar performa
yang sudah dibentuk, agar karyawan merasakan kepuasan atas apa yang sudah dikerjakan.
5.
Pengetahuan.
Bagian ini berkaitan dengan keterampilan seseorang, wawasan,
pengalaman yang didapat, kemampuan dalam bekerja dan kapabilitas formal yang
dibutuhkan seseorang agar dapat menyelesaikan pekerjaan yang sudah diberikan.
6.
Pemecahan Masalah.
Pemecahan masalah merupakan bagian yang berkaitan dengan
identifikasi pemikiran ketika pengambilan keputusan. Setiap pekerjaan akan
selalu membutuhkan penyelesaian masalah akan tetapi apakah yang digunakan pemecahan
masalah yang simple atau pemberian solusi yang bervariasi.
7.
Akuntabilitas menjelaskan mengenai keuangan dari pekerja
dengan melihat nilai dari asset, peningkatan penjualan dan lebihnya diberikan kepada
pekerja yang tanggung jawab atas pekerjaan yang sudah diberikan.
8.
Kewenangan.
Kewenangan bisa disebut dengan wewenang setiap karyawan
yang berarti setiap karyawan memiliki hak dan wewenang dalam memberikan keputusan
serta pendapat.
9.
Standar Kinerja.
Standar kerja biasanya diberlakukan dengan adanya
syarat-syarat, guna untuk meningkatkan performa kerja serta mengevaluasi hasil kinerja
karyawan.
10.
Lisensi.
Lisensi
merupakan dokumen yang legal yang dipakai sebagai kelengkapan surat izin dalam
pekerjaan yang memiliki tingkat bahaya yang cukup tinggi.
��Human resource management is the process acquiring,
training, appraising, and compensating employees, and attending to their labour
relations, health and safety and fairness concerns�. Manajemen sumber daya manusia
merupakan suatu proses memperoleh, melatih, menilai, dan memberikan kompensasi kepada
karyawan, memperhatikan hubungan kerja mereka, kesehatan, keamanan, dan masalah
keadilan yang dibutuhkan oleh setiap karyawan dalam menuntut adanya keadilan yang
diberikan pada mereka (Hasibuan, Amansyah,
& Sudiarti, 2022). Analisis Jabatan (Job
Analysis) adalah suatu kegiatan untuk memberikan
analisa pada setiap jabatan sehingga demikian akan memberikan pula gambaran
tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan untuk jabatan
tertentu (Wahdati, Octaviani,
& Komalasari, 2022). Deskripsi pekerjaan
adalah uraian pekerjaan merupakan pernyataan tertulis mengenai apa yang dilaksanakan
oleh pelaksana pekerjaan dan bagaimana pekerjaan itu dilakukan serta alasan dilakukan.
Deskripsi jabatan disusun secara teliti, dengan memaparkan keadaan yang lengkap,
tidak kurang dan tidak lebih dari apa yang sesungguhnya dilakukan di dalam
mengemban pekerjaan (Gliselda, Sulistyo,
& Zulnasri, 2022).
Job Description / deskripsi pekerjaan tersebut
memberikan beberapa manfaat, antara lain:
1.
Deskripsi pekerjaan membantu menghindari adanya kebingungan
dan memberikan pemahaman dalam melaksanakan pekerjaan;
2.
Dapat menghindari tumpang tindih tanggung jawab dalam melaksanakan
tugas;
3.
Memudahkan prosedur rekrutment, seleksi, pelatihan dan
berbagai aktivitas SDM;
4.
Membantu pegawai dalam merencanakan karier, mengurangi
praktik deskriminasi dalam promosi dan pemindahan serta memudahkan evaluasi pekerjaan
untuk memastikan adanya keadilan dalam pemberian kompensasi;
5.
Bermanfaat dalam program keselamatan kerja, dapat menunjukkan
tindakan yang berbahaya dan mengadakan perubahan dalam pelaksanaan;
6.
Deskripsi pekerjaan penting dalam perencanaan
perubahan organisasi dan reorganisasi sesuai perkembangan keadaan;
7.
Memberi arahan tentang pengalaman yang diperlukan
untuk melaksanakan pekerjaan;
8.
Untuk memperbaiki administrasi dan pengendalian pekerjaan.
Berdasarkan
hasil penelitian sebelumnya, pembahasan dan interpretasi yang telah diuraikan mengenai
job description dapatlah ditarik kesimpulan
bahwa membaiknya dan diterapkan
uraian tugas (job description) dengan
jelas ternyata mampu meningkatkan kinerja proses yaitu penjabaran wewenang, tanggungjawab,
kondisi pekerjaan, fasilitas kerja, standar hasil kerja, dengan diterapkan prinsip-prinsip
responsibilitas, akuntabilitas, keadaptasian, kelangsungan hidup, keterbukaan/transparansi,
dan empati dalam organisasi.
Dalam
mengumpulkan data, ada beberapa hal yang perlu ditentukan menurut Rivai (2009),
antara lain :
Jabatan
harus dibedakan dari analisis jabatan, karena spesifikasi jabatan pada hakekatnya
disimpulkan atau didasarkan dari hasil analisis jabatan. Agar suatu jabatan bisa
berhasil dilaksanakan dengan sebaik-baiknya maka disusun suatu prasyarat jabatan
yang secara spesifik ditetapkan sebagi berikut:
1.
Prasyarat Pengetahuan (Knowledge)
Meliputi pengetahuan yang dibutuhkan untuk tiap-tiap jabatan
seperti pengetahuan teknis, profesional, administrasi/manajemen dan sebagainya.
2.
Prasyarat Keterampilan (Skill)
Masalah keterampilan (skill) ini sulit untuk diidentifikasikan maupun didefinisikan, keterampilan
merupakan bentuk-bentuk perilaku yang penting dalam memberikan identifikasi dan
tolok ukur seseorang secara efektif. Keterampilan dikembangkan dari proses
latihan yang teratur, rutin disamping tentunya juga tergantung pada kemampuan mental
bawaan dan atribut fisik seseorang.
3.
Prasyarat Sikap (Attitude)
Prasyarat ini yang paling sulit untuk diukur. Sikap
pada hakekatnya merupakan kecenderungan seseorang untuk bertindak yang sangat
tergantung pada aspek kognitif, afektif dan psikomotorik. Agar tetap bisa berguna,
maka spesifikasi jabatan harus selalu diperiksa - terlebih-lebih akan
diterapkan dievaluasi dan dikoreksi kembali apakah spesifikasi / prasyarat
suatu jabatan masih memadai (up-to-date)
mengingat adanya perubahan/perkembangan yang mungkin terjadi.
Penelitian ini dilaksanakan di Seketariat
Jendral DPR RI dengan alasan adalah adanya masalah yang ditemukan mengenai job description pegawai. Penelitian ini
menggunakan jenis penelitian deskriptif kualitatif. Bogdan dalam Moleong (2014:166),
Metode penelitian kualitatif bertujuan untuk mengembangkan pengertian tentang kerumitan
latar situasi sosial dan hubunganhubungan yang ada. Jenis pendekatan dalam penelitian
ini adalah dengan pendekatan studi kasus. Berkaitan dengan hal tersebut, Yin
(2011:1) menyatakan studi kasus adalah sebuah penyelidikan empiris nyang menginvestigasi
fenomen kontemporer dalam konteks kehidupan nyata, khususnya ketika batas
antara fenomena dan konteks tidak begitu jelas.Dalam menentukan informan ini peneliti
menggunakan teknik. purposive snowball samping. Menurut Iskandar (2009:114) menyatakan
bahwa dalam penelitian kualitatif, teknik yang biasa digunakan dalam memilih
dan menentukan subyek penelitian dengan menggunakan teknik subyek sesuai tujuan
(purposive sampling) dan teknik bola salju (snowball sampling). Teknik
pengumpulan data dengan menggunakan wawancara mendalam, observasi dan
dokumentasi. Untuk menganaisis keabsahan data yang telah diperoleh, maka
peneliti menggunakan teknik triangulasi sumber dan metode. Teknik analisis data
yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik analisis data di lapangan.
Moel Miles dan Huberman dalam Sugiyono (2016:92) yang disebut pula dengan
istilah teknik analisis data interaktif.
Metode Penelitian
Adapun teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitin
bersifat kualitatif dimana tidak melakukan perhitungana terhadap obyek penelitian.
Teknik pengumpulan data dalam satu penelitian dapat menggabarkan berbagai macam
instrumen teknik yang digunakan dalam penelitian adalah :
1.
Pengamatan langsung
terhadap obyek yang ditelit
Peneliti melakukan observasi langsung kepada obyek penelitian.
Observasi adalah sebuah tindakan pengamatan secara langsung dengan menggunakan indra
yang dimiliki oleh manusia seperti penglihatan, pendengaran dan lain-lain. Obeservasi
berfungsi memberikan data secara langsung tanpa menggunakan alat tambahan yang
lain selain pengamatan yang dilakukan oleh peneliti. Metode observasi yang digunakan
adalah metode Observasi partisipasif, ugiyono (2014 : 145) mendefinisikan observasi
partisipatif sebagai keterlibatan peneliti dengan kegiatan sehari � hari orang
yang sedang diamati oleh peneliti atau hal � hal yang digunakan sebagai sumber data
penelitian. Identifikasi masalah tentang apa yang terjadi di lapangan dalam hal
ini instansi terkait dengan penelitian yang dilakuakan setelah melakukan observasi
dan pencarian literatur terkait masalah yang akan diteliti yang kemudian akan dirumuskan
kedalam perumusan masalah. Kemudian dari rumusan masalah tersebut dilakukan penetapan
tujuan yang menjadi acuan apa yang akan dilakukan agar
masalah tersebut dapat diselesaikan. Setelah menetapkan tujuan lalu memberikan
pembatasan masalah agar tidak semakin melebar dan fokus pada pembahasan.
kuisoner yang berisi variabel Analisa Jabatan yaitu tentang keterampilan, komunikasi,
tanggung jawab, kondisi kerja dan kinerja.
2.
Wawancara;
Metode wawancara yang digunakan peneliti adalah metode
wawancara semiterstruktur. Wawancara semiterstruktur menurut Sugiyono (2014:233)
adalah kegiatan wawancara yang bertujuan untuk menemukan masalah secara lebih terbuka
dan dalam pelaksanaannya lebih bebas bila dibandingkan dengan wawancara
terstruktur. Wawancara digunakan peneliti untuk memperoleh informasi dasar. Kegiatan
ini dimaksudkan untuk melengkapi data atau informasi yang tidak dirumuskan dalam
kuesioner. Peneliti juga akan menggunakan wawancara sebagai alat penggalian
data, wawancara dertujuan untuk mendapatkan informasi yang tidak didapatkan melalui
kuesioner dan kegiatan observasi. Selanjutnya dilakukan analisa jabatan dari
hasil wawancara dan uraian jabatan yang menghasilkan bobot jabatan (Grade)
menggunakan metode Hay sistem. Setelah dilakukan bobot pada kriteria Hay sistem
dan bobot pada jabatan di setiap divisi, yaitu divisi yang ada dilingkungan DPR
RI di lakukan analisis terhadap hasil tersebut. Penyusunan hirarki dibuat
sebagai pendefinisian kerangka pembobotan pada kriteria Hay Sistem, dimana tingkatan
yang paling atas adalah kriteria dari Hay Sistem sedangkan yang paling bawah
merupakan sub kriteria atau indikator dari kriteria diatasnya.
3.
Selain itu dilakukan
studi dokumentasi dan memperoleh informasi melalui Forum Group Discussion (FGD)
dengan
maksud diperoleh hasil pemaknaan yang objektif, sehingga mampu menggali lebih
dalam tentang Pelaksanaan Analisis Jabatan dalam rangka menyiapkan organisasi yang
dapat menjelankan sistem pekerjaan sesuai standar.
Lokasi
penelitian adalah pada Sekretariat Jenderal DPR RI yang berada di lingkungan komplek
DPR RI. Sekretariat Jenderal DPR RI yang menangani kepegawaian dan hal-hal
administratif lainnya baik bagi Dewan maupun non Dewan. Pada Kegiatan ini,
dilaksanakan kegiatan penelitian di Jalan Gatot Subroto. Penelitian dilakukan dalam
kurun waktu 3 bulan antara bulan Desember 2021 � Maret 2022.
Beberapa
penjelasan penempatan kelas jabatan bagi PNS disesuaikan dengan jabatannya, sebagai
berikut :
Eselon I���������� :
Kelas Jabatan 15-17
Eselon II�������� :
Kelas Jabatan 13-14
Eselon III������� :
Kelas Jabatan 10-12
Eselon IV������� :
Kelas Jabatan 9
Jabatan Fungsional Khusus���� : Grade 8-13
Jabatan Fungsional Umum����� : Grade 1-7
Adapun sampel pada penelitian ini
merupakan tenaga kerja yang memiliki pengalaman bekerja dengan grade 7.
Hasil dan Pembahasan
Penerapan deskripsi jabatan pegawai pada Grade 7 ada
jabatan Fungsional di Sekjend DPR RI berdasarkan pedoman analisa jabatan dari
Kemenpan RB pada peraturan Pasal 5 Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017
tentang Manajemen Pegawai Negri Sipil menyebutkan bahwa, setiap Instansi Pemerintah
wajib menyusun kebutuhan jumlah dan jenis jabatan pegawai negeri sipil berdasarkan
analisa jabatan dan analisis beban kerja. Selanjutnya sesuai amanat Pasal 6 Peraturan
Pemerintah No.7 Tahun 2011 tentang Manajemen Pegawai Negri Sipilu bahwa analisa
jabatan dan analisis beba kejra dilakukan oleh Instansi pemerintan mengacu pada
pedoman yang ditetapkan mentri. Untuk menerapkan deskripsi jabatan pegawai
antara lain (Rosidah dalam Intan Mukti et al, 2018) :
1. Menentukan tugas utama,
kegitaan, perilaku atau kewajiban yang akan dilaksanakan dalam sistem
kepegawaian
2. Menetapkan
pengetahuan, kemampuan-kemampuan dan kecakapan apa saja dan karakterstik
lainnya, seperti profil kepribadian yang sesuai, sikap, fisik dan mental yang diperlukan
leh pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
3. Melalui kelas � kelas
dari jabatan maka diklasifikasikan mana yang menjadi jabatan fungsional dan
struktural sehingga memudahkan untuk menentukan jenis pekerjaan yang menjadi grade
7 di lingkup sekjen DPR RI.
4. Menentukan indikator
deskripsi pekerjaan yang secara umum seperti :
a.
Apa yang dilakukan yaitu karyawan memahami tugas dan wewenang
dan tanggungjawab yang diemban oleh seorang karyawan untuk menjalankan
aktivitas organsiasi perusahaan.
b.
Tanggungjawab yaitu individu yag menjalankan tugas tersebut
mampu dan kesanggupan upah menjalankan tanggungjawab yang diberikan oleh perusahaan.
c.
Kecakapan atau pendidkan yang diperlukan karyawan
memahami setiap jabatan ada masing-masing diperlukan kecakapan dan pendidikan apa
yang diperlukan untuk
d.
menduduki jabatan tersebut.
e.
Kondisi, karyawan yang duduk dalam satu jabatan harus mampu
melihat keadaan, memahami yang dilakukan di Internal dan eksternal organisasi
f.
Jenis dan kualitas orang yang diperlukan untuk jabatan
tersebut maka karywan yang akan memangku jabatan harus memenuhi kriteria yang ditentuk
oleh perusahaan.
g.
Melalui indikator dan penerapan deskripsi jabatan tersebut
maka dapat disusun proses deskripsi jabatan sesuai dengan karakteristik
jabatan.
Secara keseluruhan, data yang dikumpulkan dalam proses
analisis jabatan mengacu pada ketentuan dalam Permenpan RB no. 1 tahun 2020, yaitu
:
1.
Identitas jabatan
2.
Ikhtisar Jabatan
3.
Tugas-tugas utama
4.
Tugas-tugas tambahan
5.
Tugas-tugas lain
6.
Hasil kerja yang diharapkan
7.
Tanggung jawab
8.
Kewenangan
9.
Korelasi/hubungan jabatan dengan pihak internal dan eksternal
10.
Pengawasan dari atasan dan pengawasan kepada bawahan
11.
Bahan dan perangkat kerja
12.
Kualifikasi/persyaratan jabatan
13.
Tuntutan kerja
14.
Lingkungan kerja
15.
Resiko kerja
Secara
keseluruhan, jabatan yang akan dianalisis dan diambil data jabatan melalui proses
wawancara berjumlah 130 jabatan, yang berada di 8 biro, yaitu :
1.
Biro Protokol, 16 jabatan
2.
Biro Kepegawaian dan Organisasi, 23 jabatan
3.
Biro Perencanaan dan Keuangan, 20 jabatan
4.
Biro Persidangan I, 6 jabatan
5.
Biro Persidangan II, 15 jabatan
6.
Biro Kerjasama Antar Parlemen, 7 jabatan
7.
Biro Kesekretariatan Pimpinan, 25 jabatan
8.
Biro Pemberitaan Parlemen, 24 jabatan
Pengambilan
data jabatan melalui wawancara telah dilakukan dari tanggal 16 Februari 2021
sampai dengan tanggal 24 Mei 2021. Jumlah jabatan yang telah diwawancara selama
proses pengambilan data secara keseluruhan adalah 131 jabatan, sehingga masih tersisa
22 jabatan dari keseluruhan jabayan yang harus diwawancara.
Kesimpulan
Selama
proses pengambilan data dan analisis data yang telah terkumpul, beberapa temuan
yang diperoleh adalah : 1)
Tugas-tugas Pengadministrasi Kepegawaian pada Sub bagian Manajemen Kinerja
Pegawai, Bagian Kepegawaian, dikerjakan oleh Analis Kepegawaian Pertama. Kemudian tugas-tugas Pengadministrasi Umum pda Subbagian Organisasi,
Bagian Organisasi dan Tata Laksana, dikerjakan oleh Pengolah Data. 2) Tugas-tugas Pengolah Data pada
Subbagian Tata Usaha, Bagian Sekretariat Wakil Ketua Bidang industri dan
Pembangunan, dikerjakan oleh Analis Tata Usaha. 3) Jabatan Pengadministrasi Umum
pada Subbagian Produksi, Bagian Penerbitan, tidak memiliki pemangku jabatan dan
sementara dikerjakan oleh Pengelola Data.
Dan Jabatan
Pranata Humas Terampil pada subbagian Penerangan, Bagian Hubungan Masyarakat, belum
memiliki pemangku jabatan dan sementara dikerjakan oleh Pranata Humas Muda, Jabatan Analis Produksi dan Penerbitan pada Subbagian
Produksi, Bagian Penerbitan, belum memiliki pemangku jabatan dan dikerjakan
oleh Desainer Grafis, Pengelola Data pada
Subbagian Produksi, Bagian Penerbitan, belum memiliki pemangku jabatan dan
tugas dikerjakan oleh Fotografer.
4) Pengadministrasi Umum pada Subbagian
Penyusunan Program dan Anggaran DPR, Bagian Perencanaan, merangkap tugas
sebagai Pengadministrasi Umum di Subbagian Penyusun Program dan Anggaran Anggota
Dewan dan Setjen, Pengelola Bahan Perencanaan
pada Subbagian Penyusunan Program dan Anggaran Setjen dan BK, Bagian
Perencanaan, tidak memiliki pemangku jabatan, dan tugas dikerjakan oleh Pengelola
Data, Jabatan Pengadministrasi umum pada
Subbagian Penggajian, Bagian Administrasi Keuangan, sudah dihilangkan, Tugas-tugas Pengelola Data pada Subbagian Penyusunan Program
dan Anggaran Setjen dan BK, Bagian Perencanaan, dikerjakan oleh Pengadministrasi
Umum, dan tugas-tugas Pengolah Data
Laporan Keuangan pada Subbagian Pelaporan, Bagian Evaluasi dan Pelaporan, dikerjakan
oleh Analis Laporan Keuangan, serta analis Perencanaan pada
subbagian Penyusunan Program dan Anggaran Setjen dan BK, merangkap jabatan sebagai
Pengelola Bahan Perencanaan. 5) Tugas-tugas Pengadministrasi Rapat pada Subbagian
Rapat, Bagian Sekretariat Komisi II, dikerjakan oleh Pengelola Persidangan. Dan tugas-tugas Analis Tata Usaha pada Subbagian Tata Usaha,
Bagian Sekretariat Komisi II, dikerjakan oleh Analis Data dan Informasi. 6) Jabatan
Petugas Protokol pada Subbagian Acara Pimpinan DPR, Setjen dan BK, Bagian Acara
belum memiliki pemangku jabatan, dan tugas dikerjakan oleh Pengelola Data. Serta Jabatan Petugas Protokol pada Subbagian Penyaluran
Delegasi Masyarakat, Bagian Upacara dan Penyaluran Delegasi, belum memiliki
pemangku jabatan, dan tugas dikerjakan oleh Pengelola Data.
.
Gliselda, Alfat Dila, Sulistyo, Didik, & Zulnasri,
Zulnasri. (2022). Optimalisasi Pelatihan Keselamtan Kerja Untuk Meminimalisir
Terjadinya Kecelakaan Kerja Di Atas Kapal Milik PT Sukses Graha Samudra. Meteor
STIP Marunda, 15(1), 40�62.
Hasibuan, M.Taufik,
Amansyah, Amansyah, & Sudiarti, Sri. (2022). Strategi untuk Meningkatkan
Kinerja Karyawan pada Regional 1 PT. Pelabuhan Indonesia (Persero). Jurnal
Pendidikan Tambusai, 6(2), 8996�9003.
Kota, Isra. (2022). Analisis
nilai-nilai pendidikan karakter dalam film sepatu dahlan karya Benni Setiawan:
Penelitian kualitatif deskriptif analisis pada film sepatu Dahlan. UIN
Sunan Gunung Djati Bandung.
Lubis, Suci Arifah, Mahira,
Tengku Ismalia, & Nasution, Annio Indah Lestari. (2022). Efektifitas Penerapan
Job Desk Dinas Lingkungan Hidup Bidang Pengendalian Pencemaran dan Kerusakan
Lingkungan Hidup (PPKL). Jurnal Manajemen Akuntansi (JUMSI), 2(3),
355�361.
Mahathanaya, Sayu
Prabandari. (2022). Pengembangan sistem manajemen talenta berbasis kompetensi
pada perusahaan pengembang properti Surabaya. Jurnal Perilaku Dan Strategi
Bisnis, 10(1).
Mahendra, Raja Oka. (2022).
Analisis Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil Dalam Jabatan Fungsional Analis
Kepegawaian Melalui Jalur Inpassing Pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Riau.
Universitas Islam Riau.
Rafii, Jauhar. (2021).
Pengaruh Kompetensi, Komunikasi dan Budaya Organisasi Terhadap Kinerja Karyawan
PT. Perkebunan Nusantara III Persero (Medan). Kumpulan Karya Ilmiah
Mahasiswa Fakultas Sosial Sains, 2(2).
Ridwan, S. H., Wironegoro,
Rio Kustianto, & SH, M. (2022). Hak Imunitas Terhadap Notaris Dalam
Menjalankan Tugas Dan Tanggungjawab Yang Tidak Dibebankan Mencari Kebenaran
Materiil.
Rudy, Rudy. (2022). Hukum
pemerintahan desa. CV. Anugrah Utama Raharja.
Sandi, Wira Karnova.
(2022). Analisis Kewenangan Kepala Daerah Dalam Menentukan Formasi Pengadaan
dan Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil. Limbago: Journal of Constitutional
Law, 2(1), 1�20.
Suhada, Suhada, &
Nasrulloh, Rifqi Syarif. (2022). Kajian Praktis Analisis Jabatan Dan Analisis
Beban Kerja Up Perparkiran Dki Jakarta. Jurnal Ilmiah Hospitality, 11(1),
619�626.
Sutiawan, Sony, &
Fauzan, Ahmad. (2021). Pengembangan Sumber Daya Manusia di Sekolah Alam
Lampung. Al-Idarah: Jurnal Kependidikan Islam, 11(1), 39�49.
Taslima, Kumala Putri,
Iskandar, Andang, & Savitri, Savitri. (2022). Perancangan Buku Resep
Makanan Olahan Aci Sebagai Media Pengenalan Jajanan Khas Sunda Dengan Fotografi.
Atrat: Jurnal Seni Rupa, 10(2), 149�154.
Thalib, Burhanuddin.
(2021). Pengaruh Kompetensi, Motivasi Kerja Dan Budaya Kerja Terhadap Kinerja
Pegawai Pada Kantor Unit Penyelenggara Pelabuhan Kelas Iii Jeneponto.
Wahdati, Anisya, Octaviani,
Farida, & Komalasari, Shanty. (2022). Pentingnya Analisis Jabatan Dalam
Meningkatkan Kompetensi Organisasi. Jurnal Ecoment Global: Kajian Bisnis Dan
Manajemen, 7(2).
|
Copyright holder: Dewi Ulfah Arini (2023) |
|
First publication right: Syntax Literate:
Jurnal Ilmiah Indonesia |
|
This article is licensed under: |