Abstrak
Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan
Sistem Manajemen Dokumen (SMD) dalam rangka mendukung pengelolaan Program
Kreativitas Mahasiswa (PKM) di Universitas Islam Indonesia (UII). SMD merupakan
suatu sistem yang dirancang untuk mengelola dokumen-dokumen terkait PKM,
termasuk proposal, laporan kemajuan, dan laporan akhir. Metode pengembangan
sistem ini melibatkan beberapa tahapan, yaitu analisis kebutuhan, perancangan
sistem, implementasi, dan evaluasi. Dalam tahap analisis kebutuhan, dilakukan
pengumpulan data dan informasi terkait proses manajemen dokumen PKM di UII.
Selanjutnya, perancangan sistem dilakukan dengan mempertimbangkan fitur-fitur
yang dibutuhkan, seperti penyimpanan dokumen yang terorganisir, sistem
notifikasi, dan fitur pencarian. Setelah perancangan sistem selesai, dilakukan
implementasi SMD dengan menggunakan teknologi yang sesuai. Pada tahap ini,
sistem diuji coba oleh beberapa pengguna terpilih untuk mengidentifikasi
potensi masalah dan melakukan perbaikan. Evaluasi dilakukan untuk mengukur
kinerja dan kegunaan sistem berdasarkan umpan balik dari pengguna yang
terlibat.
Kata Kunci: Sistem
Manajemen Dokumen, Pengembangan, PKM (Program Kreativitas Mahasiswa).
Abstract
This research aims to develop a Document Management System (SMD) in order
to support the management of the Student Creativity Program (PKM) at
Universitas Islam Indonesia (UII). SMD is a system designed to manage
PKM-related documents, including proposals, progress reports, and final reports.
This system development method involves several stages, namely needs analysis,
system design, implementation, and evaluation. In the needs analysis stage,
data and information related to the PKM document management process at UII were
collected. Furthermore, the design of the system is carried out by considering
the features needed, such as organized document storage, notification system,
and search feature. After the system design is complete, SMD implementation is
carried out using the appropriate technology. At this stage, the system is
piloted by a select few users to identify potential problems and make
improvements. Evaluation is done to measure the performance and usability of
the system based on feedback from the users involved.
Keywords:
Document Management System, Development, PKM
(Student Creativity Program).
Pendahuluan
Pendidikan Tinggi adalah jenjang pendidikan setelah
pendidikan menengah yang mencakup program diploma, program sarjana, program
magister, program doktor, dan program profesi, serta program spesialis, yang
diselenggarakan oleh perguruan tinggi (Hartanto, 2020). Berdasarkan kebudayaan bangsa
Indonesia (Dikti, 2015). Masih dalam satu sumber yang sama
disebutkan salah satu upaya untuk meningkatkan kualitas lulusan perguruan
tinggi di Indonesia adalah melalui program kreativitas mahasiswa (PKM) (Iskandar & Sudarwadi, 2020). PKM merupakan salah satu upaya yang
dilakukan oleh Direktorat Riset dan Pengabdian Masyarakat (Wulandari et al., 2017).
PKM dilaksanakan pertama kali pada tahun 2001, yaitu
setelah dilaksanakannya program restrukturisasi dilingkungan Ditjen Dikti (Putri & Soehardi, 2018). Terdapat 7 bidang kegiatan yang
ditawarkan dalam PKM, yaitu penelitian, kewirausahaan, pengabdian kepada
masyarakat, penerapan teknologi, penelitian ilmiah, dan karsa cipta (Fatmawati et al., 2023). Seluruh bidang PKM akan bermuara di
Pekan Ilmiah Mahasiswa Nasional (PIMNAS) (Utami et al., 2023).
Universitas Islam Indonesia (UII) termasuk ke dalam
salah satu universitas yang ikut serta dalam kegiatan PKM, yang mana seluruh
informasi dan kegiatan tentang PKM tersebut dikelola oleh Direktorat
Pengembangan Bakat, Minat, dan Kesejahteraan Masyarakat (DPBMKM) UII. Mahasiswa
yang ingin mengikuti PKM terlebih dahulu dapat mengikuti 3 kegiatan yang mana 3
kegiatan tersebut adalah PKM idea challenge, PKM camp dan seleksi internal.
Dalam ketiga tahanap ini mahasiswa akan di saring melalui kegiatan PKM idea challenge
dan PKM camp dan akan memasuki kegiatan seleksi internal, dalam seleksi
internal ini mahasiswa akan mengumpulkan proposal yang telah dibuat dan akan
diberikan hasil review. dalam proses ini juga akan di tambahkan dosen
pembinmbing yang mana agar mahasiswa tidak kerepotan dalam mencari dosen
pembimbing untuk bimbingan proposal PKM. Fungsi dosen pembimbing disini adalah
untuk memberikan laporan kepada reviewer sampai mana hasil perkembangan
proposal mahasiswa.
Tinjauan Pustaka
Sistem Informasi
Sistem
informasi secara umum adalah sebuah perangkat lunak yang dapat membantu
analisis dan pengaturan data yang mana memliki tujuan untuk mengubah data
mentah menjadi informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan sebuah
instansi ataupun organisasi (Ningsih & Nurfauziah, 2023).
Manajemen data
Manajemen data adalah fungsi organisasi yang bertanggung jawab terhadap
perkembangan kontrol sistematis terhadap pembuatan, penyimpanan, penelusuran
juga pemeliharaan data (Rahmadayanti et al., 2017).
UML ( Unified modelling languange)
UML
(Unfiend Modelling Language) merupakan sebuah metode pemodelan secara
visual yang berguna sebagai sarana perancangan sebuah sistem (Yasin, 2021). UML juga dapat diartikan sebagai
suatu standar penulisan sebuah sistem.
Gambar 1
UML
1.
Flow chart
Flowchart atau biasa disebut dengan diagram alur adalah sebuah diagram
yang menampilkan tahapan dan keputusan untuk melakukan proses dari sebuah
sistem (Widayanto & Pradana, 2023). Flowchart juga memiliki
fungsi untuk memberikan sebuah gambaran untuk jalannya sebuah sistem dari suatu
proses ke proses selanjutnya dan juga flowchart berguna untuk
menyederhanakan rangakian prosedur agar dapat dipahami dengan mudah (Fikri et al., 2022).
Gambar 2
Flowchart
2.
Usecase
Diagram
Use case diagram merupakan satu dari
berbagai jenis Unifiend Modelling Language (UML) yang memberikan gambar
mengenai hubungan interaksi aktor dan sistem (Ahdan et al., 2020). Dalam diagram ini terapat beberapa
simbol yang bertujuan untuk menghubungkan antara aktor dan sistem dan di bawah ini merupakan
simbol yang digunakan dalam Usecase diagram:
Gambar 3
Usecase Diagram
3.
Activity
Diagram
Activity diagram atau diagram aktivitas merupakan pemodelan dari sebuah
proses yang berjalan dalam sebuah sistem (Syarif & Nugraha, 2020). Diagram ini digunakan untuk
menganalisa use case diagram yang nanti akan
memberikan penjelasan pada aktor dan tindakan yang harus dilakukan (Purba & Rahmat, 2021). Ini adalah beberapa simbol yang ada
pada Activity diagram:
Gambar 4
Activity Diagram
Pengujian Sistem
Dalam tahap ini akan dilakukan pengujian terhadap
sistem yang telah dibuat agar dapat dilakukan evaluasi terhadap kesalahan yang
terjadi dan tidak sesuai dengan keinginan pembuatan sistem.
1. Blackbox testing
Black-Box Testing merupakan Teknik pengujian perangkat
lunak yang berfokus pada spesifikasi fungsional dari perangkat lunak (Jaya,
2018). Blackbox Testing bekerja dengan
mengabaikan struktur kontrol sehingga perhatiannya difokuskan pada informasi
domain. Blackbox Testing memungkinkan pengembang software untuk membuat
himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syaratsyarat fungsional suatu
program.
2. User Acceptance Testing(UAT)
User Acceptance Testing yang juga sering disebut dengan beta
testing atau end-user testing merupakan fase pengembangan
sistem/perangkat lunak yang diuji secara langsung oleh end-user atau business
representative.
3. User acceptance testing tidak
melakukan pengujian yang berfokus pada fungsi dan menu yang dibangun oleh
developer, melainkan berfokus pada sisi tim bisnis untuk memverifikasi bahwa
sistem telah memenuhi seluruh business requirement dengan skenario dan data
yang mewakili penggunaan aktual di dunia nyata setelah dirilis.
Metode Penelitian
A.
Metode Waterfall
Dalam membangun sebuah sistem secara
menyeluruh memerlukan tahapan-tahapan atau langkah yang disebut metode
pengembangan perangkat lunak atau dikenal dengan sebutan Software
Development Life Cycle (SDLC) (Wahyudin &
Rahayu, 2020). Metode Waterfall merupakan pendekatan
paling awal. Tahapan dalam metode Waterfall dilakukan dengan pendekatan
sistematis yang diawali dengan proses Requrment analysis, System design,
Implementation, Integration & Testing, dan Operation &
Maintenance
Gambar 4
Metode Waterfall
Tahapan � tahapan dalam metode Waterfall :
B.
Requiment analysis
Tahap
ini pengembang memerlukan komunikasi yang memiliki tujuan untuk memahami kebutuhan pengguna dan
batasan dalam sistem yang akan dibuat. Informasi tersebut biasa diperoleh
melalui wawancara, survei dan diskusi yang mana informasi yang telah didapat
dianalisis untuk mendapatkan data yang dibutuhkan pengguna.
C.
System design
Informasi
mengenai kebutuhan pengguna dari tahap requirment analyis mulai di
analisis pada tahap ini untuk diimplementasikan dalam desain pengembangan. Tahap ini akan
memberikan gambaran lengkap untuk sistem yang akan dikerjakan.
D.
Implementation
Tahap
ini adalah tahap pemrograman yang akan dibagi menjadi beberapa modul kecil yang
mana akan digabungkam menjadi satu dalam tahap selanjutnya.
E.
Testing
Setelah semua modul yang dikembangkan dan telah dilakukan uji coba pada tahap
sebelumnya, maka dalam tahap ini semuanya akan diintegritasikan kedalam sistem
secara menyeluruh.
F.
Maintenance
Dalam
tahap terakhir dalam metode waterfall ini, Sistem yang sudah jadi akan
digunakan oleh pengguna dan akan dilakukannya pemeliharaan. Dalam pemeliharaan ini pengembang dapat
memperbaiki kesalahan yang tidak terdeteksi dalam tahap sebelumnya yang mana
akan meliputi perbaikan kesalahan, perbaikan implementasi unit sistem, dan
peningkatan sistem serta penyesuaian sistem yang sesuai untuk kebutuhan
pengguna.
Hasil dan Pembahasan
A. Pengumpulan data
Pada tahap ini melakukan pengumpulan data dan
informasi yang diperlukan dalam pembuatan sistem Approval dokumen PKM. Proses yang dilakukan dalam tahap ini
menggunakan cara seperti studi literatur yang mana bertujuan mengkaji hal-hal
yang memiliki hubungan dan teori yang relevan yang mendukung dalam pembuatan
sistem.
B. Analisis Kebutuhan dan Perancangan
Pada tahap ini melakukan analisis kebutuhan yang
diperlukan oleh sistem beserta rancangan sistem yang mana menggunakan flowchart
yang akan menjadi gambaran alur yang di mulai dari pendaftaran kegiatan,
pendampingan kegiatan hingga kegiatan selesai.
C. Perancangan sistem
Dalam tahap ini akan dilakukan perancangan sistem yang
mana menentukan apa saja fitur yang dibutuhkan oleh pengguna, yang mana akan di
buat menggunakan usecase diagram agar alur sistem menjadi lebih terstruktur.
1.
Usecase
Diagram
Sesuai dengan hasil dari analisis kebutuhan, maka
dibuat usecase diagram seperti di bawah.
Gambar 5
Usecase Diagram
2.
Activity
Diagram
Activity diagram bertujuan untuk menggambarkan urutan aliran aktivitas
yang terjadi pada sistem yang akan dibuat untuk setiap usecase yang ada.
Berikut salah satu contoh activity diagram yang dibuat oleh peneliti:
Gambar 6
Activity diagram kelola
proposal
Gambar 7
Activity diagram review
proposal
Gambar 8
Activity diagram lihat
hasil review
3. Perancangan Database
Perancangan merupakan hal yang sangat penting dalam
pembuatan database, demi memenuhi kebutuhan saat ini dan kedepannya
merupakan tantangan yang dihadapi saat perancangan database.
Gambar 9
Rancangan database
4. Rancangan Antarmuka
Dalam membuat model antarmuka, Penulis menggunakan
Media Prototype online bernama Figma. Berikut adalah beberapa rancangan
antarmuka sistem:
Gambar 10
Halaman Utama
Gambar 11
Halaman Registrasi
Gambar 12
Dashboard
Kesimpulan
Penelitian ini Bertujuan untuk Mengembangkan Sistem Manajemen Dokumen
pada kegiatan Program Kreativitas Mahasiswa (PKM) pada Universitas Islam Indonesia.
Dengan dikembangkannya Sistem manajemen dokumen ini dapat memberikan kemudahan
dalam mendapat hasil review dengan jelas dan meminimalisir kesalahan pada
proposal yang ada.
BIBLIOGRAFI
Ahdan, S., Pambudi, T.,
Sucipto, A., & Nurhada, Y. A. (2020). Game Untuk Menstimulasi Kecerdasan
Majemuk Pada Anak (Multiple Intelligence) Berbasis Android. Prosiding-Seminar
Nasional Teknik Elektro UIN Sunan Gunung Djati Bandung, 554�568.
Dikti,
D. (2015). Panduan Pengusulan Hibah Penelitian dan Pengabdian kepada
Masyarakat melalui Simlitabmas.
Fatmawati,
A., Dewi, I. N., Sukri, A., Utami, S. D., Rizka, M. A., & Sapina, S.
(2023). Workshop Program Kreativitas Mahasiswa Sebagai Penguatan Gerakan Gemar
Menulis Ilmiah. Jurnal Pengabdian UNDIKMA, 4(2), 463�470.
Fikri,
M., Malolo, A. M. I. H. B., Unnisa, D., Riskawati, R., Sampetoding, E. A. M.,
Siddik, A. M. A., & Manapa, E. S. (2022). Rancang Bangun E-Commerce Kopma
Sale UNHAS Berbasis Web Untuk Kegiatan Kewirausahaan. Bakti Sekawan: Jurnal
Pengabdian Masyarakat, 2(2), 133�138.
Hartanto,
C. F. B. (2020). Analisis tata kelola standar pendidik dan tenaga kependidikan
pada pendidikan tinggi vokasi kemaritiman di Indonesia. Jurnal Sains
Teknologi Transportasi Maritim, 2(1), 20�29.
Iskandar,
I., & Sudarwadi, F. (2020). Gerakan Pengentasan Pengangguran Terdidik
Melalui Strategi Perguruan Tinggi Dalam Meningkatkan Kewirausahaan Bagi
Mahasiswa Di Pendidikan Tinggi. Jurnal Kewirausahaan Dan Bisnis, 25(1),
12�26.
Jaya,
T. S. (2018). Pengujian aplikasi dengan metode blackbox testing boundary value
analysis (studi kasus: kantor digital Politeknik Negeri Lampung). Jurnal
Informatika: Jurnal Pengembangan IT, 3(1), 45�48.
Ningsih,
W., & Nurfauziah, H. (2023). Perbandingan Model Waterfall dan Metode Prototype
Untuk Pengembangan Aplikasi Pada Sistem Informasi. Jurnal Ilmiah METADATA,
5(1), 83�95.
Purba,
M. M., & Rahmat, C. (2021). Perancangan Sistem Informasi Stok Barang
Berbasis Web di PT Mahesa Cipta. JSI (Jurnal Sistem Informasi) Universitas
Suryadarma, 8(2), 123�158.
Putri,
L. D., & Soehardi, F. (2018). Pemberdayaan Mahasiswa Fakultas Teknik Dengan
Program Kreatifitas Mahasiswa (PKM). Dinamisia: Jurnal Pengabdian Kepada
Masyarakat, 2(2), 315�321.
Rahmadayanti,
R., Tejawati, A., & Hairah, U. (2017). Manajemen Pendataan Program
Kreativitas Mahasiswa di Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi. Prosiding
Seminar Nasional Ilmu Komputer Dan Teknologi Informasi Vol, 2(2).
Syarif,
M., & Nugraha, W. (2020). Pemodelan diagram uml sistem pembayaran tunai
pada transaksi e-commerce. JTIK (Jurnal Teknik Informatika Kaputama), 4(1),
64�70.
Utami,
S., Hakim, M. L., & Candra, A. A. (2023). Sosialisasi Dan Pelatihan
Penulisan Proposal Program Kreativitas Mahasiswa (PKM) Program Studi PPKN
Universitas Jambi: Indonesia. ESTUNGKARA, 2(1), 63�71.
Wahyudin,
Y., & Rahayu, D. N. (2020). Analisis Metode Pengembangan Sistem Informasi
Berbasis Website: A Literatur Review. Jurnal Interkom: Jurnal Publikasi
Ilmiah Bidang Teknologi Informasi Dan Komunikasi, 15(3), 119�133.
Widayanto,
A., & Pradana, W. N. P. (2023). Pembuatan Game �Tebak Gambar Hewan� Untuk
Anak SD Kelas 3 Berbasis Android. Informatics and Computer Engineering
Journal, 3(1), 97�106.
Wulandari,
R., Santoso, A. B., & Puspitasari, D. (2017). Analisis tekstual poster
program kreativitas mahasiswa pengabdian kepada masyarakat pekan ilmiah
mahasiswa nasional tahun 2013. Widyabastra: Jurnal Ilmiah Pembelajaran
Bahasa Dan Sastra Indonesia, 5(1), 30�39.
Yasin,
V. (2021). Tools Rekayasa Perangkat Lunak dalam Membuat Pemodelan Desain
Menggunakan Unified Modeling Language (UML). TRIDHARMADIMAS: Jurnal
Pengabdian Kepada Masyarakat Jayakarta, 1(2), 139�150.
|
Copyright holder: Sendi Arrazak,
Richard C. Adam (2022) |
|
First publication right: Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia |
|
This article is licensed under:
|
