Syntax
Literate: Jurnal Ilmiah
Indonesia p�ISSN: 2541-0849 e-ISSN: 2548-1398
Vol. 8, No.
9, September 2023
MODELING KEBIJAKAN STAFFING,
CROSS-TRAINING, TOUR SCHEDULING, DAN ASSIGNMENT IT SUPPORT CONTACT CENTER
DENGAN MEMPERTIMBANGKAN SKILL SET
Hasna Nurhasanah, Dida Diah Damayanti, Mohammad Deni Akbar
Universitas
Telkom, Bandung, Indonesia �
Email: [email protected],
[email protected], [email protected]
Abstrak
Penjadwalan adalah suatu aktivitas penting untuk mengalokasikan sumber-sumber daya yang ada agar suatu perusahaan bisa lebih optimal. Dengan penjadwalan yang baik suatu perusahaan dapat melakukan pekerjaan secara efektif dan bahkan bisa melakukan efisiensi. Contact center adalah titik sentral atau pusat interaksi antara perusahaan dengan pelanggan yang dikelola oleh suatu perusahaan. Contact center berperan untuk mengenali adanya peluang dengan mengumpulkan informasi pelanggan sebanyak mungkin, melakukan penjualan, dan mempertahankan pelanggan. Namun contact center hanya bisa berperan aktif jika dilengkapi dengan peran IT support yang berfungsi untuk memilih teknologi yang tepat, mengimplementasikan dengan benar, lalu memaksimalkannya dari hari ke hari. Keberhasilan divisi IT support menentukan keberhasilan contact center secara keseluruhan. Pada penelitian ini, dilakukan penyusunan algoritma prosedur untuk membuat model kebijakan staffing, cross-training, tour scheduling, dan assignment IT support contact center dengan mempertimbangkan skill set. Algoritma prosedur ini dimulai dengan mengidentifikasi kebutuhan demand untuk setiap skill, kemampuan eksisting personel, dan penyusunan jadwal kerja sesuai dengan efisiensi yang dimiliki oleh setiap personel. Planning horizon yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebanyak 1 minggu. Berdasarkan studi kasus PT XYZ, algoritma ini memberikan keuntungan dari segi biaya dan keadilan pembagian jadwal bagi karyawan.
Kata kunci: Kepegawaian; Pelatihan Silang; Penjadwalan Tur; Penugasan; Algoritma Prosedur; Pusat Kontak.
Abstract
Scheduling is an important
activity to allocate existing resources so that a company can be more optimal.
With good scheduling a company can do work effectively and can even make
efficiency. Contact center is the central point or center of interaction between
the company and customers managed by a company. The contact center plays a role
in recognizing opportunities by collecting as much customer information as
possible, making sales, and retaining customers. However, the contact center
can only play an active role if it is complemented by the role of IT support
which functions to choose the right technology, implement it correctly, and
then maximize it from day to day. The success of the IT support division
determines the success of the contact center as a whole. In this research, a
procedure algorithm was developed to model staffing policies, cross-training,
tour scheduling, and assignment of IT support contact centers by considering
skill sets. This procedure algorithm starts by identifying demand needs for
each skill, existing personnel capabilities, and preparing work schedules
according to the efficiency of each personnel. The planning horizon used in
this research is 1 week. Based on the PT XYZ case study, this algorithm
provides benefits in terms of cost and fairness of schedule distribution for
employees.
Keywords: Personnel; Cross-Training; Tour Scheduling; Assignment;
Procedure Algorithm; Contact Center.
Pendahuluan
Penjadwalan adalah
suatu aktivitas perencanaan untuk menentukan kapan dan dimana setiap operasi
sebagai bagian dari pekerjaan. Penjadwalan juga dapat diartikan sebagai pengalokasian sejumlah sumber daya (resource) untuk melakukan sejumlah tugas atau operasi dalam
jangka waktu tertentu dan merupakan sebuah proses pengambilan keputusan yang peranannya sangat penting dalam industri
manufaktur dan jasa, yaitu mengalokasikan sumber-sumber daya yang ada agar tujuan dan sasaran perusahaan lebih optimal (Widyastuti,
Irawan, & Windarto, 2019).
PT XYZ adalah
perusahaan yang bergerak di
bidang contact center. Sebuah contact center dapat memberikan pelayanan terbaik dalam setiap interaksi
dan secara konsisten memberikan value kepada pelanggan, hal tersebut dapat membuat layanan ini dapat meningkatkan
kepuasan pelanggan yang
pada akhirnya tercipta loyalitas. Sebuah contact center dapat berjalan
dengan baik jika di support oleh IT support yang mumpuni
(Rangkuti,
2017).
Dari penjelasan
panjang lebar di atas maka dapat
ketahui bahwa keberhasilan divisi IT support sangat menentukan
keberhasilan contact center
secara keseluruhan. Dalam melakukan penjadwalan yang baik, perlu dilakukan
staffing dan scheduling yang baik (Silviani,
2020). Salah satu cara untuk
meningkatkan fleksibilitas penjadwalan sumber daya manusia adalah
dengan adanya multi-skill personel. Mengenai penentuan skill-set personel, (Nurbaya,
2020) mengamati
bahwa tidak efisien untuk mengatasi
kondisi pasar yang fluktuatif
dengan menugaskan personel yang memiliki skill khusus, yaitu karyawan
yang dilatih hanya dalam satu keterampilan.
Banyak penelitian
di berbagai sector telah menemukan bahwa tenaga kerja multi-skilled cenderung meningkatkan fleksibilitas dengan meminimalkan ketidakcocokan antara demand dan supply tenaga kerja (Susilowati,
2016). Penelitian
ini difokuskan pada pengembangan rancangan penjadwalan sumber daya manusia untuk
menentukan jumlah karyawan yang dibutuhkan, jumlah karyawan yang perlu dilakukan cross-training, kebijakan tour scheduling, dan juga kebijakan
assignment ketika personel sedang bekerja.
Metode Penelitian
Algoritma adalah
metode atau langkah yang direncanakan secara tersusun dan berurutan untuk menyelesaikan atau memecahkan permasalahan dengan sebuah intruksi
atau kegiatan (Tumanggor,
Lubis, Sianturi, & Purba, 2022). Meskipun komputer dapat melakukan perhitungan dengan cepat dibandingkan
manusia pada umumnya, namun komputer tidak bisa menyelesaikan
masalah begitu saja tanpa diajarkan
oleh manusia melalui urutan langkah-langkah (algoritma) penyelesaian yang didefinisikan terlebih dahulu (Tumanggor
et al., 2022). Penelitian
ini menggunakan langkah-langkah algoritma sebagai berikut.
��
Tiga hal
utama yang harus didefinisikan secara jelas dalam pembuatan
algoritma adalah masalah, masukan, dan keluaran (Sitorus,
2015). Seorang
peneliti harus bisa mendefinisikan atau menganalisis masalah yang ingin diselesaikan, mencari tahu apa masalahnya,
penyebabnya, lalu merancang solusi yang tepat untuk permasalahan
tersebut. Masukan adalah data atau keadaan yang menjadi variabel untuk menemukan jalan keluar dari suatu
permasalahan. Keluaran merupakan bentuk akhir yang didapatkan setelah mengimplementasikan algoritma (Prabowo,
2020).
Adapun macam
algoritma yang dibuat adalah algoritma sekuensial. Bara (2021) menyebutkan
struktur sekuensial atau sequential terdiri dari panduan atau
bujur sangkar yang berisi kemajuan berturut-turut, satu tahap diikuti oleh yang lain. Bimbingan dilaksanakan setelah bimbingan sebelumnya dilaksanakan (HENDRIYANI,
2021).
Sampel yang digunakan
oleh peneliti adalah data
history tiket gangguan
divisi IT support pada tahun 2020. Spesifiknya adalah data minggu ke-22 pada tahun 2020. Minggu ini dipilih
karena merupakan salah satu minggu dengan
demand tertinggi, yaitu
demand dengan total waktu sebanyak 72,6 jam. Data ini diperoleh langsung melalui database perusahaan PT
XYZ. Adapun aplikasi yang digunakan
dalam penelitian ini adalah Microsoft Office Excel
saja.
Hasil dan Pembahasan
Pengolahan data yang dilakukan terdiri dari beberapa tahapan,
berikut tahapannya.
Menentukan waktu
demand yang akan digunakan
Pengukuran kerja
adalah metode penetapan keseimbangan antara kegiatan manusia yang dikontribusikan dengan unit output yang dihasilkan
(Febriana,
Lestari, & Anggarini, 2015). Pengukuran waktu kerja ini
berhubungan dengan usaha-usaha untuk menetapkan waktu baku yang dibutuhkan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Waktu baku ini merupakan
waktu yang dibutuhkan oleh seorang pekerja yang memiliki tingkat kemampuan rata-rata untuk menyelesaikan pekerjaan (Nuryawan
& Dwiwinarno, 2020).
Dalam hal
ini meliputi waktu kelonggaran yang diberikan dengan memperhatikan situasi dan kondisi pekerjaan yang harus diselesaikan. Dengan demikian maka waktu baku
yang dihasilkan dalam aktivitas pengukuran kerja ini dapat
digunakan sebagai alat untuk membuat
rencana penjadwalan kerja yang menyatakan berapa lama suatu kegiatan harus berlangsung dan berapa output
yang dihasilkan serta berapa jumlah tenaga
kerja yang dibutuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut (Hidayattuloh,
2017). Cara-cara mengenai pengukuran
waktu baku sebagai berikut.
Uji keseragaman data
Uji keseragaman
data bertujuan untuk mengetahui apakah hasil pengukuran waktu cukup seragam.
Suatu data dikatakan seragam apabila berada dalam rentang
batas kontrol tertentu.
Jika data tersebut berada diluar rentang batas kontrol tertentu, maka dikatakan tidak seragam. Rentang batas kontrol tersebut adalah batas kontrol atas (BKA) dan batas kontrol bawah (BKB), dimana untuk mendapatkan
nilainya digunakan langkah-langkah sebagai berikut.
a.
Hitung rata-rata dari waktu yang teramati dengan persamaan:
- 
�������������� :
rata-rata dari waktu rata-rata teramati.
-
���������� :
jumlah dari waktu rata-rata teramati.
- 
�������������� :
jumlah data dari hasil pengamatan.
b.
Hitung standar
deviasi sebenarnya dari waktu penyelesaian
dengan persamaan:
�adalah waktu penyelesaian yang teramati selama
pengukuran pendahuluan yang telah dilakukan.
c.
Hitung standar
deviasi dari distribusi rata-rata group dengan
persamaan:
�adalah besarnya group.
d.
Tentukan batas kontrol atas (BKA) dan batas kontrol bawah (BKB) dengan persamaan:
Z adalah bilangan konversi pada distribusi normal sesuai dengan tingkat
kepercayaan yang dipergunakan.
Hasil pengukuran dikatakan seragam bila semua
harga rata-rata sub group berada
dalam batas kontrol. Bila tidak, maka dilakukan
pengujian ulang keseragaman data dengan tidak menyertakan sub group yang berada di luar batas kontrol. Tingkat kepercayaan yang
akan dipergunakan dalam penelitian ini sebesar 90%, maka Z yang digunakan adalah 1.65.
Setelah menentukan batas kontrol atas dan batas kontrol bawah, ditemukan beberapa nilai dalam sub group yang tidak masuk ke
dalam BKA dan BKB.
Menghitung kecukupan data
Menghitung kecukupan data dilakukan setelah semua harga rata-rata group berada dalam batas kontrol (diatas batas kontrol bawah dan di bawah batas kontrol atas), dimana persamaan
dari kecukupan data ini adalah:
Dimana N�
adalah jumlah data pengukuran minimum yang dibutuhkan
Jika jumlah data yang dibutuhkan cukup, maka untuk
proses penjadwalan ini waktu yang akan digunakan adalah hasil perhitungan waktu baku. Jika jumlah data yang dibutuhkan tidak cukup, maka
akan dilakukan perhitungan waktu average pengerjaan karyawan ditambah dengan allowance. Lalu dilakukan perbandingan antara waktu standar
perusahaan dengan waktu average allowance. Waktu terkecil
akan dipilih menjadi waktu yang akan digunakan untuk pemetaan demand. Logika keseluruhan untuk pemilihan waktu pemetaan demand dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 1 Logika Pemilihan Waktu Pemetaan
Demand
Menghitung waktu baku
Kegiatan pengukuran waktu dikatakan selesai bila semua
data diperoleh telah seragam dan jumlahnya telah memenuhi tingkat keyakinan yang diinginkan (Rachman, 2013). Selanjutnya
adalah mengolah data untuk menghitung waktu baku, yang diperoleh dengan langkah-langkah:
a.
Menghitung waktu siklus
b.
Menghitung waktu normal
�adalah faktor penyesuaian. Faktor penyesuaian
dapat menggunakan faktor-faktor yang disebutkan di dalam Sutalaksana, dkk
(2006)
c.
Menghitung waktu baku
�
�adalah kelonggaran (allowance) yang diberikan
kepada operator untuk menyelesaikan pekerjaannya. Kelonggaran ini diberikan
untuk kebutuhan pribadi, menghilangkan rasa lelah, dan gangguan yang mungkin
terjadi yang tidak dapat dihindarkan oleh operator. Untuk menentukan faktor
kelonggaran dengan memperhatikan faktor kelonggaran yang dibuat oleh
Sutalaksana, dkk (2006).
Menentukan waktu yang akan digunakan sebagai bahan pemetaan
demand
Tabel 1 Waktu Baku Berdasarkan
Kecukupan Data dan Faktor Kelonggaran
|
Skill |
Kecukupan Data |
Waktu Standar Perusahaan |
Waktu Baku |
Waktu Average |
Waktu Average +
Allowance |
Waktu Pemetaan Demand |
|
D1 |
Cukup |
210 |
67 |
48 |
58 |
67 |
|
D2 |
Cukup |
120 |
27 |
17 |
21 |
27 |
|
� |
� |
� |
� |
� |
� |
� |
|
D64 |
Tidak Cukup |
145 |
- |
14 |
17 |
17 |
Waktu yang ditentukan
berdasarkan kecukupan data ini akan digunakan
dalam proses penjadwalan selanjutnya.
Memetakan Skill Personel
Identifikasi skill dari waktu pemetaan demand
Personel akan dilambangkan dengan P1, P2, P3,
�, P12. Waktu standar seorang
personel mengerjakan suatu tiket dengan
skill tertentu akan dibandingkan dengan waktu standar baku
yang sudah dihitung, jika waktu standar
personel mengerjakan lebih kecil atau
sama dengan waktu standar baku
serta frekuensi personel mengerjakan tiket dengan jenis
tersebut sudah lebih dari 10x, maka perusahaan menganggap personel tersebut sudah menguasai skill tiket yang dikerjakan. Berikut adalah sebagian dari penjabarannya.
Tabel 2 Identifikasi
Skill Personel dari Waktu Pemetaan Demand
|
Skill |
Standar |
P1 |
Frekuensi |
P2 |
Frekuensi |
� |
P12 |
Frekuensi |
|
D1 |
67 |
29 |
110 |
72 |
78 |
� |
24 |
28 |
|
D2 |
27 |
67 |
67 |
12 |
29 |
� |
2 |
26 |
|
� |
� |
� |
� |
� |
� |
� |
� |
� |
|
D64 |
90 |
0 |
1 |
11 |
4 |
� |
1 |
1 |
Warna hijau
menunjukkan bahwa syarat standar waktu pengerjaan beserta frekuensi mengerjakan tiket personel tersebut sudah memenuhi kriteria personel menguasai suatu skill. Setelah berhasil diidentifikasi, maka skill dari setiap personel
akan dipetakan ke dalam sebuah
matriks agar lebih mudah dipahami. 1 mengidentifikasikan mahir, sedangkan 0 mengidentifikasikan tidak mahir.
Tabel 3 Matriks
Skill Personel Eksisting
|
Skill |
P1 |
P2 |
� |
P12 |
|
D1 |
1 |
0 |
� |
1 |
|
D2 |
1 |
1 |
� |
1 |
|
� |
� |
� |
� |
� |
|
D64 |
0 |
0 |
� |
0 |
|
Total Jumlah
Skill yang Dimiliki |
31 |
14 |
� |
10 |
Memetakan efficiency relative personel
Seorang personel
diharapkan memiliki beberapa kombinasi skill untuk meningkatkan fleksibilitas penjadwalan divisi
IT support. Setiap personel
memiliki efficiency masing-masing untuk
setiap jenis gangguan, nilai efisiensi ini didapat
berdasarkan data history rata-rata waktu pengerjaan setiap personel pada setiap skill dalam satuan jam. Berikut adalah data efisiensi dari setiap personel.
Tabel 4 Efficiency Personel
|
Skill |
P1 |
P2 |
� |
P12 |
|
D1 |
0,5 |
1,2 |
� |
0,4 |
|
D2 |
0,3 |
0,2 |
� |
0,0 |
|
� |
� |
� |
� |
� |
|
D64 |
0,0 |
0,2 |
� |
0,0 |
Algoritma Prosedur
Penentuan batasan-batasan
penjadwalan:
a.
Divisi IT support beroperasional
selama 24 jam non-stop.
b.
Personel bekerja selama 5 hari dan libur 2 hari dalam 1 minggu.
c.
Panjang setiap
shift adalah 8 jam.
d.
Tipe shift terbagi
menjadi 3:
i. A = 07:00 � 15:00
ii. B = 15:00 � 23:00
iii. C = 23:00 � 07:00
Tipe shift ini berfungsi untuk
menentukan urutan shift kerja personel setiap harinya dalam 1 minggu. Urutan shift kerja hari yang diperbolehkan:
i. iv. A lalu hari selanjutnya
B
ii. v.� A lalu hari selanjutnya C
iii. vi. B lalu hari selanjutnya
A
iv. vii. B lalu hari selanjutnya
C
Menghitung kebutuhan
jumlah personel berdasarkan waktu demand, dengan tahapan sebagai berikut. Menghitung kebutuhan personel setiap harinya dalam satu
minggu. Jika yang dijadwalkan
adalah 5 hari kerja, maka jumlah
tenaga kerja yang dibutuhkan dalam seminggu harus genap kelipatan 5 (Algoritma Monroe). Jika tidak genap, maka akan
dihitung sebagai kebutuhan lembur.
Tabel 5 Menghitung
Kebutuhan Personel
|
Day |
1 |
1 |
1 |
2 |
2 |
2 |
� |
7 |
7 |
7 |
|
Shift |
A |
B |
C |
A |
B |
C |
� |
A |
B |
C |
|
Waktu
Demand/Waktu Shift (8 jam) |
1,5 |
0,4 |
0,1 |
1,2 |
0,2 |
0,1 |
� |
0,2 |
0,1 |
0,1 |
|
Round Up (Kebutuhan Jumlah Orang) |
2 |
1 |
1 |
2 |
1 |
1 |
� |
1 |
1 |
1 |
Jika ditotalkan
kebutuhan jumlah orang dalam 1 minggu =
2+1+1+2+1+1+1+1+1+2+1+1+2+1+1+1+1+1+1+1+1=25. Seorang
personel hanya diperbolehkan bekerja selama 5 shift dalam 1 minggu, sehingga 25/5=5. Kebutuhan personel pada minggu tersebut adalah sebanyak 5 orang. Mengurutkan personel berdasarkan jumlah skill yang dimiliki. Jika kebutuhan berdasarkan demand adalah 5 orang
personel, maka pilihlah 5 orang personel dengan jumlah skill yang paling banyak.
Tabel 6 Menghitung Kebutuhan Personel
|
Personel |
P1 |
P2 |
P3 |
P4 |
P5 |
P6 |
P7 |
P8 |
P9 |
P10 |
P11 |
P12 |
|
Jumlah Skill |
31 |
14 |
20 |
14 |
30 |
18 |
29 |
14 |
19 |
9 |
11 |
10 |
Pada perhitungan
sebelumnya sudah diketahui bahwa kebutuhan personel pada minggu 22 adalah sebanyak 5 orang. Oleh karena itu maka dilakukanlah
pemilihan untuk 5 personel dengan skill terbanyak, yaitu P1, P3, P5, P7,
dan P9. Hal ini dilakukan dengan tujuan dapat
meminimalisir cost dan mempercepat
waktu pelayanan.
Mengidentifikasi kebutuhan
training dengan membandingkan
waktu kebutuhan skill dari demand dengan waktu tersedia skill dari sumber daya
manusia yang dimiliki oleh perusahaan dengan melakukan tahapan-tahapan sebagai berikut.
a.
Menghitung total tiket gangguan pada setiap skill.
b.
Mengidentifikasi waktu standar untuk
setiap jenis skill.
c.
Mengkalikan jumlah total tiket dengan waktu standar
dari setiap jenis tiket.
d.
Menghitung kapasitas 1 orang personel setiap minggunya (5 hari x 8 jam x 60 menit = 2.400 menit).
e.
Menghitung jumlah kebutuhan personel untuk memenuhi waktu demand tersebut (total waktu demand / kapasitas 1 orang personel).
f.
Mengidentifikasi matrix skill
set eksisting dari personel terpilih.
g.
Mengidentifikasi jumlah kebutuhan training personel.
Jika skill set eksisting
personel (f) > jumlah kebutuhan personel (e), maka tidak perlu
dilakukan training.
Jika skill set eksisting
personel (f) < jumlah kebutuhan personel (e), maka perlu dilakukan
training dengan jumlah = jumlah kebutuhan personel (e) � jumlah skill set eksisting personel.
Tabel 7 Menghitung
Kebutuhan Personel
|
Skill |
a |
b |
c |
d |
e |
f |
g |
||||
|
Total Gangguan |
Waktu Demand/Tiket (menit) |
Total Waktu Demand (menit) |
Kapasitas 1 Orang Personel |
Jumlah Kebutuhan Personel |
Personel Eksisting |
Perlu Training? (orang) |
|||||
|
P1 |
P5 |
P7 |
P3 |
P9 |
|||||||
|
� |
� |
� |
� |
� |
� |
� |
� |
� |
� |
� |
� |
|
D7 |
7 |
155 |
1085 |
2400 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
0 |
|
D8 |
12 |
601 |
7212 |
2400 |
4 |
1 |
0 |
0 |
1 |
0 |
2 |
|
D9 |
11 |
71 |
781 |
2400 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
0 |
|
� |
� |
� |
� |
� |
� |
� |
� |
� |
� |
� |
� |
Dari hasil
identifikasi di atas, maka diketahui bahwa skill-skill yang perlu ditraining kembali kepada personel adalah skill-skill berikut.
Tabel 8 Penentuan
Kebutuhan Personel Training
|
Skill |
D8 |
D15 |
D32 |
D38 |
D40 |
D42 |
D46 |
D54 |
D56 |
D58 |
D59 |
D61 |
D64 |
|
Kebutuhan
Training (Orang) |
2 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
Jika sudah
mengetahui jumlah kebutuhan personel yang perlu dilakukan training, selanjutnya adalah menentukan personel mana yang akan mengikuti training dengan tahapan sebagai berikut.
Melihat matriks skill waktu average pengerjaan eksisting personel
Tabel 9 Penentuan
Kebutuhan Personel Training
|
Skill |
P1 |
P3 |
P5 |
P7 |
P9 |
Kebutuhan Training |
|
D8 |
140 |
80 |
237 |
165 |
337 |
2 |
|
D15 |
250 |
299 |
134 |
140 |
103 |
1 |
|
� |
� |
� |
� |
� |
� |
� |
|
D64 |
0 |
47 |
39 |
5 |
5 |
1 |
Memilih personel dengan waktu average terlama untuk diberikan
training
Tabel 10 Penentuan
Kebutuhan Personel Training
|
Skill |
P1 |
P3 |
P5 |
P7 |
P9 |
Kebutuhan Training |
|
D8 |
|
|
Training |
|
Training |
2 |
|
D15 |
|
Training |
|
|
|
1 |
|
� |
� |
� |
� |
� |
� |
� |
|
D64 |
Training |
|
|
|
|
1 |
Mengubah waktu
average pengerjaan personel
tersebut pada skill yang dilakukan
training, menjadi:
Tabel 11 Waktu Average Personel
Setelah Training
|
Skill |
P1 |
P3 |
P5 |
P7 |
P9 |
Average Ahli (menit) |
Waktu Pemetaan Demand (menit) |
|
D8 |
140 |
80 |
83 |
165 |
83 |
83 |
601 |
|
D15 |
150 |
66 |
134 |
140 |
103 |
66 |
345 |
|
� |
� |
� |
� |
� |
� |
� |
� |
|
D64 |
17 |
47 |
39 |
5 |
5 |
|
17 |
Melakukan penjadwalan
berdasarkan kebutuhan skill
demand dengan waktu average
personel yang sudah diperbaharui.
a.
Personel yang dipilih untuk bekerja
dalam 1 shift ditentukan berdasarkan waktu average terendah. Setiap personel maksimal melakukan 1 shift dalam 1 hari, dan jika pada hari itu personel
tersebut dijadwalkan pada
shift C, maka hari selanjutnya personel tersebut dijadwalkan pada shift C
kembali atau diberikan hari libur. Utamakan setiap personel mendapatkan setiap shift sebanyak 2x, jika setiap personel sudah mendapatkan 2x bagian pada shift tertentu dan
demand masih belum terpenuhi maka personel diizinkan mendapatkan suatu shift >2x dengan maksimal 5 shift/minggu.
b.
Jadwalkan personel berdasarkan skill dan efisiensi waktu masing-masing.
Gambar 2 Iterasi 1 Senin Shift A
Gambar 3 Iterasi 2 Senin Shift B
Gambar 4 Iterasi 3 Senin
Shift C
Gambar 5 Iterasi 4 Senin Shift A
Gambar 6 Iterasi 5 Senin Shift B
Gambar 7 Iterasi
6 Senin Shift C
Lanjutkan pemilihan
hingga seluruh demand pada minggu tersebut terpenuhi.
Berdasarkan algoritma
prosedur yang sudah dilakukan, didapatkan hasil penjadwalan sebagai berikut.
Tabel 12 Penjadwalan
Personel Algoritma 3
|
Personel |
Shift |
Total Shift |
Kebutuhan Lembur |
||
|
A |
B |
C |
|||
|
P1 |
3 |
1 |
1 |
5 |
0 |
|
P5 |
2 |
2 |
1 |
5 |
|
|
P7 |
2 |
1 |
2 |
5 |
|
|
P3 |
2 |
1 |
2 |
5 |
|
|
P9 |
2 |
2 |
1 |
5 |
|
Maka untuk
memetakan kebutuhan tersebut, berikut penjadwalan yang dihasilkan.
Tabel 13 Penjadwalan
Personel Algoritma 3
|
Hari |
Senin |
Selasa |
� |
Minggu |
||||||
|
Shift |
A |
B |
C |
A |
B |
C |
� |
A |
B |
C |
|
Kebutuhan Personel |
2 |
1 |
1 |
2 |
1 |
1 |
� |
1 |
1 |
1 |
|
P1 |
1 |
|
|
1 |
|
|
� |
1 |
|
|
|
P5 |
|
1 |
|
|
|
1 |
� |
|
|
|
|
P7 |
|
|
1 |
|
|
|
� |
|
|
1 |
|
P3 |
1 |
|
|
1 |
|
|
� |
|
|
|
|
P9 |
|
|
|
|
1 |
|
� |
|
1 |
|
Saran pelaksanaan
operasional mengenai
assignment tiket gangguan: berdasarkan indeks efisiensi per skill dari setiap personel maka dibuatlah saran untuk setiap kali ada tiket gangguan
yang masuk, maka berikan tiket tersebut
kepada personel yang sedang idle dan memiliki indeks efisiensi (waktu average terendah) paling tinggi.
Kesimpulan
Model yang digunakan
untuk penyelesaian permasalahan staffing, cross-training, scheduling, dan
assignment yang dapat menyesuaikan
jumlah beserta skill set sumber daya manusia
sesuai dengan demand adalah algoritma prosedur yang disusun khusus berdasarkan permasalahan unik yang ada di PT XYZ. Namun jika di masa depan ada kasus serupa,
maka bisa dicoba untuk menggunakan
algoritma prosedur yang sudah disusun dalam
penelitian ini. Penelitian selanjutnya sebaiknya dapat menggunakan metode yang sama namun dengan
kasus dan kondisi yang berbeda sehingga bisa menambahkan studi kasus dan data yang didapatkan lebih lengkap untuk dipelajari
perbedaan hasilnya.
Jumlah karyawan
yang dibutuhkan ada sebanyak 5 orang. Berdasarkan hasil algoritma dibutuhkan training sebanyak 14
skill untuk 5 orang karyawan
terpilih. Personel dijadwalkan bekerja sesuai dengan jadwal
ideal yaitu 5 hari kerja dengan 2 hari libur. Dengan
menggunakan algoritma ini, tidak diperlukan
lagi lembur. Algoritma ini cocok
digunakan untuk kondisi kasus dimana
sebuah perusahaan perlu melakukan penjadwalan sumber daya manusianya dengan mempertimbangkan skill set
yang dimiliki karyawan.
Penelitian selanjutnya
dapat merubah proses perhitungan model ini menggunakan data analitik seperti bahasa pemrograman phyton untuk mempermudah proses pengerjaan
staffing, cross-training, scheduling, dan assignment. Penelitian
selanjutnya diharapkan dapat melibatkan penyesuaian terhadap dinamika permintaan yang mungkin terjadi beserta learning rate kurva termasuk proses pembelajaran dan
proses melupakan karyawan
yang secara alamiah terjadi di dunia nyata.
Bibliografi
Febriana, Nevi Viliyanti, Lestari, Endah Rahayu, &
Anggarini, Sakunda. (2015). Analisis pengukuran waktu kerja dengan metode
pengukuran kerja secara tidak langsung pada bagian pengemasan di PT Japfa
Comfeed Indonesia Tbk. Industria: Jurnal Teknologi Dan Manajemen
Agroindustri, 4(1), 66�73.
HENDRIYANI,
WENSI. (2021). RESISTENSI ORGANISASI PERANGKAT DAERAH PADA IMPLEMENTASI
KEBIJAKAN E-PLANING DAN E-BUDGETING DI PEMERINTAH KABUPATEN PRINGSEWU.
UNIVERSITAS LAMPUNG.
Hidayattuloh,
Fahmi Arief. (2017). Penerapan Pengukuran Produktivitas Dengan Pendekatan
Waktu Baku Di CV. Dua Saudara. STIE Ekuitas.
Nurbaya,
Sitti. (2020). Manajemen Sumberdaya Manusia di Era Revolusi Industri 4.0.
Nas Media Pustaka.
Nuryawan,
Tri, & Dwiwinarno, Titop. (2020). Pengukuran Waktu Standar Untuk Pencapaian
Produktivitas Studi Kasus Pembuatan Seragam Sekolah Dasar di CV. Focus
Production Tamansari, Kalasan, Sleman. Efektif Jurnal Ekonomi Dan Bisnis,
11(2), 133�144.
Prabowo,
Mei. (2020). Metodologi Pengembangan Sistem Informasi. LP2M Press IAIN
Salatiga.
Rangkuti,
Freddy. (2017). Customer care excellence: meningkatkan kinerja perusahaan
melalui pelayanan prima plus analisis kasus jasa raharja. Gramedia Pustaka
Utama.
Silviani,
Irene. (2020). Public relations sebagai solusi Komunikasi Krisis.
Scopindo Media Pustaka.
Sitorus,
Lamhot. (2015). Algoritma dan pemrograman. Penerbit Andi.
Susilowati,
Sri Hery. (2016). Fenomena penuaan petani dan berkurangnya tenaga kerja muda
serta implikasinya bagi kebijakan pembangunan pertanian. Forum Penelitian
Agro Ekonomi, 34(1), 35�55.
Tumanggor,
Harnisah Yohanni, Lubis, Ridha Maya Faza, Sianturi, Marulitua Pandapotan, &
Purba, Ronal Gomar. (2022). Metode algoritma bubble sort, algoritma merge sort
dan algoritma quick sort dalam pengujian perbandingan proses penelitian
kualitatif. JUTISAL Jurnal Teknik Informatika Universal, 2(2),
47�58.
Widyastuti,
Meilin, Irawan, Eka, & Windarto, Agus Perdana. (2019). Penerapan Metode
Gantt Chart dalam Menentukan Penjadwalan Kinerja Karyawan. Prosiding Seminar
Nasional Riset Information Science (SENARIS), 1, 557�563.
�����������
|
Copyright holder: Hasna Nurhasanah,
Dida Diah Damayanti, Mohammad Deni Akbar (2023) |
|
First publication right: Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia |
|
This article is licensed under:
|
