Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia p�ISSN: 2541-0849 e-ISSN: 2548-1398

Vol. 7, No. 09, September 2022�����������������������

SISTEM PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI UNTUK PELAYANAN COVID-19 DI RUMAH SAKIT HERMINA MEDAN

Rendra Fariadi^1*, Helen Andriani²

^1*,2Prodi KARS FKM Universitas Indonesia, Indonesia

Email: *[email protected]

Abstrak

Rumah sakit harus bisa memberikan pelayanan tersebut secara berkesinambungan, dan harus didukung seluruh instalasi yang terkait di dalam nya, khusus nya instalasi farmasi dengan segala pelayanan kefarmasian nya. Ketika pandemic Covid-19 melanda Indonesia, perbekalan farmasi menjadi salah satu hal yang hrus bisa dipenuhi, khusus nya dalam hal menyediakan bahan medis habis pakai, seperti masker, apron, hazmat dan obat-obatan untuk covid-19. Identifikasi alur pengadaan perbekalan farmasi di RS Hermina Medan, khusus nya perbekalan farmasi untuk menunjang pelayanan covid-19 sesuai dengan peraturan yang berlaku adalah tujuan dari penelitian ini. Data didapat kemudian akan dibandingkan dengan permenkes nomor 72 tahun 2016 tentang standar pelayanan kefarmasian di rumah� sakit. Hasil yang didapat Pengadaan Perbekalan Farmasi yang dilakukan di RS Hermina Medan sudah sesuai dengan ketentuan yang ada.

Kata Kunci: Sistem Pengadaan Perbekalan Farmasi, Pelayanan COVID-19, Rumah Sakit Hermina Medan

Abstract

Hospitals must provide continuous services and be supported by all relevant departments within them, especially the pharmacy department with all its pharmaceutical services. When the Covid-19 pandemic hit Indonesia, pharmaceutical supplies became one of the essential aspects that had to be fulfilled, particularly in providing disposable medical supplies such as masks, aprons, hazmat suits, and medications for Covid-19. The aim of this research is to identify the pharmaceutical supply procurement process at Hermina Medan Hospital, especially for supporting Covid-19 services in compliance with the applicable regulations. The data obtained will then be compared with the Minister of Health Regulation Number 72 of 2016 regarding pharmaceutical service standards in hospitals. The results indicate that the procurement of pharmaceutical supplies at Hermina Medan Hospital is in accordance with the existing regulations.

Keywords: Pharmaceutical Supply Procurement System, COVID-19 Services, Hermina Medan Hospital

Pendahuluan

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan, nomor 3 tahun 2020, Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat (Permenkes RI, 2020). Rumah sakit harus bisa memberikan pelayanan tersebut secara berkesinambungan, dan harus didukung seluruh instalasi yang terkait di dalam nya, khusus nya instalasi farmasi dengan segala pelayanan kefarmasian nya. �Instalasi Farmasi adalah unit pelaksana fungsional yang menyelenggarakan seluruh kegiatan pelayanan kefarmasian di Rumah Sakit. Pelayanan Kefarmasian adalah suatu pelayanan langsung dan bertanggung jawab kepada pasien yang berkaitan dengan sediaan farmasi dengan maksud mencapai hasil yang pasti untuk meningkatkan mutu kehidupan pasien. Standar Pelayanan Kefarmasian adalah tolok ukur yang dipergunakan sebagai pedoman bagi tenaga kefarmasian dalam menyelenggarakan pelayanan kefarmasian.� Untuk menunjang hal tersebut, maka ditentukan hal-hal yang termasuk dalam sediaan farmasi, yaitu obat, bahan obat, obat tradisional, kosmetika, alat Kesehatan dan bahan medis habis pakai. (Permenkes RI, 2016).

Ketika pandemic Covid-19 melanda Indonesia, perbekalan farmasi menjadi salah satu hal yang hrus bisa dipenuhi, khusus nya dalam hal menyediakan bahan medis habis pakai, seperti masker, apron, hazmat dan obat-obatan untuk covid-19. Indonesia mendapatkan kasus pertama pada tanggal 2 Maret 2020. Kasus coronavirus/covid-19 meningkat dan menyebar dengan cepat di seluruh wilayah Indonesia. �Sampai dengan tanggal 9 Juli 2020 Kementerian Kesehatan melaporkan 70.736 kasus konfirmasi COVID-19 dengan 3.417 kasus meninggal (Kementerian Kesehatan RI, 2020).� Alat pelindung diri (APD) merupakan salah satu metode efektif pencegahan penularan selama penggunannya rasional. Komponen APD terdiri atas sarung tangan, masker wajah, kacamata pelindung atau face shield, dan gaun nonsteril lengan Panjang (Hastuti & Djanah, 2020). Komponen APD ini sempat menjadi barang yang langka saat pandemic covid-19 melanda Indonesia, dan dibutuhkan system pengadaan perbekalan yang baik agar stok APD ini bisa terjaga demi mencegah penularan kepada tenaga Kesehatan yang bertugas melayani pasien Covid-19.

Kondisi di atas tentunya harus disikapi dengan sebaik-baiknya, kkhusus nya hal yang berhubungan dengan perbekalan farmasi yang terkait Covid-19. �Keberhsilan dari sistem pengelolaan perbekalan farmasi tergantung dari ketaatan pada kebijakan, tugas pokok dan fungsi. Pentingnya suatu kebijakan dan panduan tugas pokok dan fungsi untuk pengendalian perbekalan farmasi merupakan kewajiban.� �Pengelolaan perbekalan farmasi atau sistem manajemen perbekalan farmasi merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait antara satu dengan yang lain. Kegiatannya mencakup perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, pencatatan, dan pelaporan, penghapusan, monitoring dan evaluasi� (Depkes, 2010). Di Indonesia, penjualan produk kesehatan seperti masker wajah dan cairan antiseptik meningkat secara drastis dan bahkan sejak bulan Februari 2020, produk � produk tersebut mulai langka di pasar, dan akibatnya produk tersebut dijual dengan harga yang sangat tinggi. Tidak hanya masalah kelangkaan, tingginya permintaan akan produk kesehatan terkait dengan perlindungan diri dari penularan Covid-19 tersebut, menyebabkan munculnya beberapa pedagang yang menjual produk kesehatan tersebut dengan kualitas yang rendah (Perdagangan, 2020).

Berdasarkan Permenkes nomor 72 tahun 2016, Rumah Sakit, khusus nya instalasi farmasi yang bertanggung jawab dalam hal penyediaan APD tersebut harus memiliki perencanaan yang baik, agar stock APD di Rumah Sakit dapat terjaga. �Langkah-langkah pengadaan dari mulai perencanaan pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, pencatatan, dan pelaporan, penghapusan, monitoring dan evaluasi harus bisa berjalan dengan baik.�

�

Metode Penelitian

Jenis penelitian ini adalah �observasional deskriptif menggunakan metode pengumpulan data sekunder dari instalasi� farmasi RS Hermina Medan. Data yang didapat kemudian akan dibandingkan dengan permenkes nomor 72 tahun 2016 tentang standar pelayanan kefarmasian di rumah� sakit. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengidentifikasi alur pengadaan perbekalan farmasi rumah sakit khusus nya perbekalan untuk menunjang pelayanan covid-19 sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Hasil dan Pembahasan

Pengadaan Farmasi di rumah sakit merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari pelayanan kefarmasian di RS Hermina yang berorientasi pada sistem pengadaan satu pintu, penggunaan dan pendistribusian obat, melakukan kontrol nilai dan perputaran inventori farmasi dan mengawasi perencanaan dan pengadaan obat serta kontrol biaya. Di era pandemic covid-19, dimana banyak terjadi kelangkaan stok APD dan obat-obatan covid-19, RS Hermina tetap berupaya menjalankan system perbekalan farmasi yang sesuai dengan pedoman pengadaan perbekalan farmasi yang berlaku di RS Hermina.

Dalam menjalankan proses pengadaan nya, tahap pertama yang dilakukan adalah penyusunan formularium Rumah sakit. Rumah Sakit menetapkan Formularium sebagai hasil proses seleksi obat dengan benar yang disusun secara kolaboratif oleh TFT berdasarkan atas misi rumah sakit, kebutuhan pasien dan jenis pelayanan yang diberikan yang ditetapkan oleh Pimpinan Rumah Sakit. Kegiatan pemilihan dilakukan berdasarkan Formularium dan standar pengobatan/pedoman diagnosa dan terapi, Standar sediaan farmasi, Alat Kesehatan, Bahan Medis Habis Pakai, dan obat-obatan yang berisiko termasuk vaksin yang telah ditetapkan, Pola penyakit, Efektivitas dan keamanan, Mutu, Harga, Ketersediaan di pasaran.

Kasus covid-19 pertama di umumkan di Indonesia, pada tahun 2020, dimana pada periode tersebut formularium Rumah Sakit sudah dibentuk terlebih dahulu oleh tim TFT. Untuk menyikapi hal tersebut, manajemen RS Hermina Medan bersama tim TFT mengadakan rapat evaluasi formularium, sehingga APD dan obat-obatan covid-19 yang� belum masuk ke dalam formularium dapat diusulkan. Dengan demikian, proses pengadaan perbekalan farmasi untuk covid-19 berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Sistem Pengadaan Obat

Clearing data stock obat yang sudah berjalan

Menganalisa kondisi atau permasalahan yang terjadi pada nilai persediaan farmasi terlebih dahulu. Tahap ini disebut dengan proses clearing data dimana dilakukan tiga parameter permasalahan utama terkait kinerja pengadaan yang tidak terkontrol. Parameter permasalahan inventori tak terkontrol (uncontrolled inventory) tersebut antara lain:

1. Persentase nilai barang yang dibeli tetapi tidak ada pengeluaran dalam periode satu bulan.

Pada parameter ini ditargetkan bahwa nilai barang maksimal hanya 1% dari nilai inventori terkait dengan pembelian untuk produk baru yang belum ada history pemakaian dalam satu bulan terakhir.Nilai persentase rendah sesuai dengan kebijakan bahwa pengadaan obat baru harus dalam jumlah minimal.

2. Persentase nilai barang yang sudah memiliki stok awal namun barang tidak bergerak dalam periode satu bulan.

Pada parameter ini teridentifikasi adanya barang yang tidak bergerak atau tidak ada pemakaian karena masuk kategori slow moving dan death stock. Pada parameter ini ditargetkan maksimal hanya 14% dari total nilai persediaan farmasi.

3. Persentase nilai pembelian barang yang mempunyai buffer stock lebih dari total kebutuhan satu bulan (overstock buffer).

Buffer stock disediakan hanya untuk kebutuhan satu bulan. Sehingga standar normal persediaan di farmasi adalah total dari stok berjalan kebutuhan satu bulan ditambah buffer stock maksimal kebutuhan satu bulan. Jika buffer stock tersedia lebih dari standar normal, maka kelebihan buffer stock nya masuk dalam kategori overstock buffer. Target maksimal nilai overstock buffer adalah kurang dari 10%.

Untuk persediaan perbekalan covid-19, karena kondisi� khusus dalam keadaan pandemic, maka untuk pengadaan perbekalan awal, tidak melihat ketiga factor tersebut, tapi untuk menentukan nilai persediaan dengan melihat standar pengobatan/pedoman diagnose dan terapi serta pola penyakit yang terjadi di RS Hermina Medan. Untuk pemesanan berikut nya, system pengadaan APD dan obat-oabatan dilakukan sesuai dengan hasil Analisa dari ketiga factor di atas.

Perencanaan pembelian obat melalui Inventory Forecasting

Pada tahap perencanaan pengadaan perbekalan farmasi dengan Inventory Forecasting metode yang akan digunakan adalah kombinasi antara analisa Pareto/ABC dan analisa VEN. Dalam Analisa ABC, persediaan dibagi menjadi tiga kelas berdasarkan nilai penggunaan dalam periode tertentu.

�Kelas A � Nilai pembelian tinggi�

�Kelas B � Nilai pembelian sedang�

�Kelas C � Nilai pembelian rendah.�

Analisa digunakan untuk menetapkan kebijakan untuk fokus pada jenis persediaan yang penting berdasarkan nilai penggunaan dan pembeliannya.

Dalam analisa VEN, perencanaan dilakukan �dengan menggolongkan obat ke dalam 3 kategori. Kategori V atau Vital yaitu obat yang harus ada yang diperlukan untuk menyelamatkan kehidupan.�

Kategori E atau Essensial yaitu obat yang terbukti efektif untuk menyembuhkan penyakit atau mengurangi pasien. Kategori N atau Non-essensial yaitu meliputi berbagai macam obat yang digunakan untuk penyakit yang dapat sembuh sendiri, obat yang diragukan manfaatnya dibanding obat lain yang sejenis.

Penggunaan analisis ABC dan analisa VEN dalam perencanaan perbekalan farmasi bertujuan untuk melakukanidentifikasi obat menurut nilai pemakaian dan nilai investasi, sehingga manajemen yang efektif dapat berkonsentrasi pada obat yang jumlahnya sedikit tetapi mempunyai nilai investasi yang besar.

Dengan pengelompokan ini, apabila Intalasi Farmasi RS mampu mengendalikan obat kelompok A dan B berarti sudah bisa mengendalikan sekitar 80% � 95% dari nilai obat yang digunakan.Dengan pengelompokan tersebut maka cara pengelolaan masing-masing akan lebih mudah sehingga peramalan, pengendalian stok dan keandalan pemasok dapat menjadi lebih baik.Sistem analisa VEN, pengadaan barang semakin dapat terkontrol berdasarkan kepentingan obat itu sendiri disamping aspek ekonomi dan efektifitas obat tersebut.

Melakukan kegiatan pembelian barang

Apoteker yang bertanggung jawab untuk kegiatan pembelian barang melakukan penarikan saran order dari system farmasi. Saran order ini akan muncul jika data stock min-max dari seluruh obat telah diisi. Saran order yang sudah ada akan dianlisa ulang sebelum melakukan pembelian, hal ini dilakukan demi mencegah terjadinya double order. Saran order yang telah dilakukan Analisa dijadikan sebagai standar dalam membuat Permohonan Obat (PO). PO yang sudah lengkap dikirm ke distributor melalui media komunikasi yang berlaku, dan apoteker melakukan follow up terkai ketersediaan dan kejelasan pengiriman barang. Hal ini juga berlaku dalam hal pengadaan perbekalan farmasi untuk pelayanan covid-19 di RS Hermina Medan. PO yang diterbitkan akan disesuaikan dengan BMHP dan Obat-obatan yang sudah menjadi standar di RS Hermina. Demi menjaga kualitas dan kriteria sediaan farmasi, pemesanan BMHP dan obat-obatan juga dilakukan melalui distributor resmi yang terdaftar.

Melakukan Penerimaan Barang

Barang diterima oleh Tenaga Teknis Kefarmasian (TTK) dengan melakukan pengecekan barang datang sesuai dengan PO yang dibuat oleh apoteker dan faktur pembelian. Pemeriksaan perbekalan farmasi yang diterima, meliputi:

1. Kesesuaian jenis dan spesifikasi perbekalan farmasi

2. Jumlah perbekalan farmasi

3. Mutu perbekalan farmasi

4. Kondisi fisik perbekalan farmasi

5. Tanggal kadaluarsa perbekalan farmasi

6. Kesesuaian suhu penyimpanan selama pengiriman

Melakukan Penyimpanan Barang

Barang yang telah diterima dilakukan penyimpanan dengan baik, benar dan aman. Penyusunan berdasarkan prinsip �First Expired First Out (FEFO) dan First In First OUT (FIFO)� dan penyimpanannya dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenis, suhu dan kestabilannya, mudah tidaknya meledak/ terbakar dan tahan/ tidaknya terhadap cahaya.

Obat dan zat kimia yang digunakan untuk mempersiapkan obat diberi label yang terdiri atas isi/nama obat, tanggal kadaluarsa, dan peringatan khusus apoteker melakukan pemantauan/inspeksi secara periodik untuk memastikan penyimpanan sediaan farmasi yang tepat agar kondisi tetap stabil.

Pendistribusian Barang

Dalam hal melakukan pendistribusian BMHP dari instalasi farmasi ke ruangan, kepala instalasi diminta untuk melakukan permintaan ruangan ke gudang farmasi. Tenaga teknis kefarmasian menyiapkan permintaan ruangan. BMHP yang telah disiapkan akan diinformasikan ke unit ruangan untuk diambil. Tenaga teknis kefarmasian melakukan pengeluaran BMHP ruangan di system farmasi, dan melakukan serah terima BMHP permintaan yang telah disiapkan dengan petugas ruangan.

Untuk pendistribusian obat-obatan bagi pasien rawat jalan dan rawat inap, maka instalasi farmasi akan mengeluarkan obat sesuai dengan resep dokter yang masuk ke instalasi farmasi. Untuk pasien rawat jalan, apoteker akan melakukan penyerahan obat secara langsung kepada pasien tersebut. Dalam hal pendistribusian obat-obatan kepada pasien covid-19, apoteker akan menggunakan APD sesuai standar pelayanan Covid-19 ketika menyerahkan obat-obatan di ruang isolasi. Untuk pasien rawat inap, apoteker akan melakukan penyerahan obat sesuai dengan resep dokter kepada perawat yang bertanggung jawab terhadap pasien tersebut.

Kesimpulan

Dalam menghadapi pandemic Covid-19, pengadaan perbekalan farmasi menghadapi tantangan yang cukup besar. Pada awal pandemic melanda Indonesia pengadaan BMHP, APD, dan obat-obatan Covid-19 membutuhkan usaha yang lebih besar, dikarenakan sempat terjadi kelangkaan stok APD dan BMHP Covid-19. Untuk mencegah terjadi nya hal tersebut di lingkungan RS Hermina Medan, tindakan cepat dan tepat langsung dilakukan diantara nya dengan segera melakukan rapat TFT, mengusulkan formularium tambahan dan berkoordinasi dengan distributor yang menyediakan perbekalan farmasi untuk pelayanan Covid-19 agar pemesanan dari RS Hermina Medan dapat menjadi prioritas. Pengadaan Perbekalan Farmasi yang dilakukan di RS Hermina Medan sudah sesuai dengan permenkes nomor 72 tahun 2016 tentang standar pelayanan kefarmasian di rumah� sakit. Dengan dilakukan proses pengadaan perbekalan farmasi sesuai dengan ketentuan, rumah sakit dapat mengetahui dan menjaga mutu perbekalan farmasi nya tetap terjaga, sehingga pelayanan yang diberikan kepada pasien tetap optimal. Tenaga Kesehatan yang melayani pasien juga dapat menjalankan tugas nya dengan tenang, karena yakin bahwa mereka tidak akan kekurangan stok APD dalam melayani pasien Covid-19. Sangat diharapkan ke depannya RS Hermina Medan dapat mempertahankan dan meningkatkan mutu kualitas dalam mengelola perbekalan farmasi.

BIBLIOGRAFI

Depkes, R. (2010). Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit. Kementerian Kesehatan RI, 1�80.

Hastuti, N., & Djanah, S. N. (2020). Studi Tinjauan Pustaka: Penularan Dan Pencegahan Penyebaran Covid-19. An-Nadaa: Jurnal Kesehatan Masyarakat, 7(2), 70. https://doi.org/10.31602/ann.v7i2.2984

Kementerian Kesehatan RI. (2020). Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor HK.01.07/MenKes/413/2020 Tentang Pedoman Pencegahan dan Pengendalian Coronavirus Disease 2019 (Covid-19. MenKes/413/2020, 2019, 1�207. https://covid19.go.id/storage/app/media/Regulasi/KMK No. HK.01.07-MENKES-413-2020 ttg Pedoman Pencegahan dan Pengendalian COVID-19.pdf

Perdagangan, P. P. P. D. N. B. P. dan P. P. K. (2020). Analisis Pengawasan Perdagangan Produk Alat Kesehatan Terkait Pandemi Covid-19 Pusat Pengkajian Perdagangan Dalam Negeri Badan Pengkajian dan Pengembangan Perdagangan Kementerian Perdagangan.

Permenkes RI. (2016). Standar Pelayanan Kefarmasian Rumah sakit. III(2), 2016.

Permenkes RI. (2020). Klasifikasi dan Perizinan Rumah Sakit. Implementation Science, 39(1), 1�15. https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/152506/permenkes-no-3-tahun-2020

Miftah, A., & Arifin, Y. S. (2020). Pengelolaan Farmasi di Rumah Sakit dalam Menghadapi Pandemi COVID-19. Farmasains: Jurnal Ilmiah Ilmu Kefarmasian, 5(2), 101-109.

World Health Organization. (2020). COVID-19: Operational Guidance for Maintaining Essential Health Services during an Outbreak. WHO.

Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2020). Pedoman Pencegahan dan Pengendalian COVID-19 di Rumah Sakit. Kementerian Kesehatan RI.

Lian, J. S., Wu, S., Zhang, J., Li, Y., Gu, J., Zheng, Z., ... & Zhang, X. (2020). Assessing the Protective Efficacy of Medical Masks to Filtration Efficiency against Bacterial and Viral Aerosols. Infection Control & Hospital Epidemiology, 41(6), 746-747.

Dinas Kesehatan Provinsi Sumatera Utara. (2020). Standar Operasional Prosedur Pencegahan dan Pengendalian COVID-19 di Rumah Sakit. Dinas Kesehatan Provinsi Sumatera Utara.

Prins, J. M., & Vos, M. C. (2020). Practical Guidelines for Infection Control in Health Care Facilities. European Journal of Clinical Microbiology & Infectious Diseases, 39(7), 1235-1238.

Badan Pengawas Obat dan Makanan. (2020). Pedoman Tata Laksana COVID-19 di Fasilitas Pelayanan Kesehatan. Badan POM RI.

World Health Organization. (2020). Rational Use of Personal Protective Equipment (PPE) for Coronavirus Disease (COVID-19): Interim Guidance. WHO.

Badan Pusat Statistik. (2020). Statistik Kesehatan Rumah Sakit 2019. Badan Pusat Statistik RI.

Almeida, C., Justino, J., Oliveira, F., & Magalh�es, T. (2020). Pharmaceutical Supply Chains: Key Issues and Strategies for Optimization. Healthcare, 8(4), 419.

Pedersen, C. A., & Schneider, P. J. (2020). Sustaining Hospital Pharmacy Financial Strength in the Midst of a Pandemic. American Journal of Health-System Pharmacy, 77(22), 1821-1825.

Hsu, S. C., Jap, B., & Plambeck, E. L. (2020). The Impact of a Supply Disruption on U.S. Pharmaceutical Supply Chain. Manufacturing & Service Operations Management, 23(1), 34-52.

Sim, K., & Chua, H. C. (2020). Membangun Ketahanan Rantai Pasokan di Industri Farmasi. Jurnal Manajemen Teknologi, 19(3), 249-260.

Republic of Indonesia. (2016). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 72 Tahun 2016 Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian Di Rumah Sakit. Kementerian Kesehatan RI.

Republic of Indonesia. (2020). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2020 Tentang Pedoman Pencegahan Dan Pengendalian Coronavirus Disease (COVID-19) Di Fasilitas Pelayanan Kesehatan. Kementerian Kesehatan RI.

Copyright holder:

Rendra Fariadi, Helen Andriani (2022)

First publication right:

Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia

This article is licensed under: