Pendahuluan
SI-MSDM berperan penting dalam suatu proses bisnis pada perusahaan.
Dengan adanya SI-MSDM pada suatu perusahaan, maka segala informasi yang
terdapat pada sistem tersebut dapat digunakan dalam analisa dan pengambilan
keputusan. Dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi memungkinkan untuk
peningkatan efisiensi dan efektivitas pada sistem informasi sumber daya
manusia.
Selain itu, pegawai merupakan aset yang bernilai tinggi untuk sebuah
organisasi. Merekrut, mempertahankan, dan mengembangkan kemampuan pegawai akan
selalu menjadi komponen-komponen utama dalam mencapai tujuan dan tetap bisa
bersaing.
SI-MSDM merupakan sistem informasi yang membantu meningkatkan keunggulan
kompetitif perusahaan dengan cara mengembangkan kualitas sumber daya manusia
dan menyederhanakan proses bisnis.
Fungsi administratif departemen SDM dan alat manajemen strategis yang
terintegrasi akan memudahkan untuk mengatur dan mengembangkan pegawai.
PT. Bank Pembangunan Daerah Kalimantan Barat dengan Call Name “Bank
Kalbar” merupakan Bank Umum dengan status sebagai Badan Usaha Milik Daerah
(BUMD), dimana sahamnya dimiliki oleh Pemerintah Provinsi Kalimantan Barat dan
Pemerintah Kabupaten/Pemerintah Kota di seluruh Kalimantan Barat.
Dengan jumlah pegawai sebanyak 1.804 pada posisi 31 Desember 2020
mengakibatkan SI-MSDM yang digunakan saat ini sudah tidak memadai seiring
dengan perkembangan teknologi informasi dan kompleksitas kegiatan administrasi
dan pengembangan pegawai.
Sistem Informasi
Agus Mulyanto (2009:29) menyatakan bahwa sistem informasi
adalah suatu komponen yang terdiri dari teknologi informasi sebagai media,
manusia sebagai pengguna dan prosedur kerja yang meng-input, menyimpan,
memproses, menganalisis sampai menyebarkan informasi untuk mencapai suatu
tujuan yang diharapkan.
Sistem Informasi
Manajemen
Edhy Sutanta (2003:19) menyatakan bahwa sistem informasi
manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang berkumpul
bersama dan saling berhubungan untuk membentuk satu kesatuan yang saling
berinteraksi dan saling bekerja sama. Sistem ini berfungsi untuk menerima
masukan (input), melakukan pengolahan data, dan menghasilkan keluaran (output)
berupa informasi.
Manajemen Sumber
Daya Manusia
Menurut Kasmir dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia (2016:06)
menyatakan bahwa manajemen sumber daya manusia adalah proses pengelolaan manusia,
melalui rencana, seleksi, rekrutmen, pengembangan, pelatihan, jalur karir,
pemberian kompensasi, kesehatan dan keselamatan serta menjaga hubungan
industrial sampai pemberhentian tenaga kerja guna mencapai tujuan perusahaan
dan peningkatan kesejahteraan stakeholder
Metode
Penelitian
System Development Life Cycle (SDLC) merupakan sistem yang umum digunakan di dalam pengembangan sistem informasi. (Marimin, Tanjung, dan Prabowo, 2006) memberikan
langkah-langkah dalam pengembangan SI-MSDM sebagai berikut:
1.
Investigasi sistem, dengan mengumpulkan informasi, mengevaluasi sistem yang sudah ada serta
kebutuhan pengguna.
2.
Analisis sistem, dengan menentukan jenis informasi apa saja
yang dibutuhkan dan menentukan
kebutuhan akan proses informasi.
3.
Laporan dan
analisis, yaitu laporan hasil investigasi
dan analisa kepada yang menginginkan perubahan sistem.
4.
Rancangan sistem, yaitu presentasi atas rancangan yang dibuat berdasarkan kebutuhan-kebutuhan hasil investigasi dan analis.
5.
Implementasi sistem, dimana program
yang telah dibuat dilakukan uji coba dengan waktu yang cukup.
Pemeliharaan dan evaluasi sistem, dilakukan setelah implementasi sehingga diketahui apakah masih sesuai
dengan kebutuhan.
Hasil
dan Pembahasan
Dari pengembangan SI-MSDM tersebut dapat dibagi menjadi 13 (tigabelas) modul, yaitu:
1)
Modul
Informasi Kepegawaian
Modul ini terdiri dari
struktur organisasi, data pribadi,
data keluarga, data pendidikan
formal, data pengalaman kerja,
riwayat jabatan, riwayat penghargaan, riwayat kesehatan dan riwayat pelatihan dan sertifikasi.
Tampilan pada modul ini menampilkan struktur organisasi dan mendefinisikan setiap unit, departemen atau divisi di dalam organisasi; menampilkan seluruh posisi dalam organisasi dan pegawai yang bertanggungjawab atas posisi tersebut;
menjelaskan lokasi kerja dari seluruh
posisi/departemen/divisi; struktur organisasi dapat dilihat dalam
bentuk tampilan diagram manajerial atau diagram supervisor;
menjelaskan fungsi kerja (kewajiban, tugas, otoritas, dll) dan persyaratan (pendidikan, pengalaman kerja, tingkat kompetensi, dll) untuk tiap posisi
di dalam organisasi; kebijakan SDM dan kebijakan perusahaan lainnya dapat dilihat dan diperbaharui; memungkinkan permintaan, publikasi atau pengumuman perusahaan; melaporkan posisi kosong berdasarkan
unit organisasi, nama posisi, cost center, dll; dan modul Informasi pegawai menyimpan informasi data pribadi pegawai, seperti kesehatan, pendidikan, keuangan, riwayat pelatihan, pengalaman kerja, informasi keluarga dan tanggungan, informasi psikologis, informasi kompetensi keterampilan dan minat, serta informasi yang bersangkutan lainnya.
Gambar 1
Contoh Tampilan Struktur Organisasi
https://help.greatdayhr.com/id/knowledge-base/di-mana-saya-bisa-melihat-struktur-organisasi-perusahaan/
2)
Modul
Rekrutmen
Modul ini terdiri dari
data pelamar, proses setiap
tahapan rekrutmen dan migrasi status ke pegawai.
Tampilan pada modul ini mencatat keseluruhan proses rekrutmen, mulai dari perencanaan ketenagakerjaan, permohonan rekrutmen, hingga penyeleksian pelamar; mencatat dan mengatur keseluruhan proses seleksi, mulai dari penyeleksian
pelamar hingga penempatannya sebagai pegawai baru di perusahaan; administrator dapat menjadwalkan tahapan seleksi untuk pelamar,
dan notifikasi pengingat akan dikirimkan sesuai dengan tahapan
seleksi; sistem memungkinkan hanya individu yang paling sesuai yang akan dipilih untuk
posisi yang dilamar, sedangkan pelamar yang tidak memenuhi persyaratan akan ditolak; data pelamar akan secara otomatis
dikirimkan ke database pegawai ketika pelamar telah diterima
sebagai pegawai.
3)
Modul
Presensi
Modul ini terdiri
dari data kehadiran dan ketidakhadiran, pengaturan jam kerja dan hari libur, perhitungan
lembur, mutasi pegawai, presensi berbasis lokasi / mobile GPS dan Koneksi dengan mesin finger print yang telah ada.
Tampilan pada modul ini menyediakan pencatatan waktu dan kehadiran yang akurat dan mudah; Divisi SDM dapat melihat data kehadiran pegawai yang dihubungkan dengan perangkat pencatat kehadiran; pegawai dapat mengajukan permohonan kehadiran seperti untuk cuti,
izin sakit, lembur dan izin serta perjalanan dinas; menyediakan laporan jam kerja dan hari bekerja; dashboard menyimpan isu kehadiran
yang penting sehingga tim SDM secara cepat dapat melihat
informasi terkait seperti keterlambatan, absensi, ijin sakit
dan status ketidakproduktifan pegawai
dalam bentuk grafik; proses keluarnya laporan menghasilkan dan mencetak laporan-laporan, seperti laporan kehadiran pegawai, atau laporan kehadiran
perusahaan harian/mingguan/bulanan; dan terintegrasi dengan penggajian.
Gambar 2
Contoh Tampilan Presensi
https://help.greatdayhr.com/id/knowledge-base/di-mana-saya-bisa-melihat-struktur-organisasi-perusahaan/
4)
Modul
Cuti
Modul ini terdiri dari
pengajuan cuti, panjar cuti, realisasi dan sisa cuti dan notifikasi
hak atas cuti besar.
Tampilan pada modul ini menyediakan pengajuan cuti dan persetujuan cuti yang dilakukan secara paperless; pengajuan
panjar cuti dengan pilihan alasan
sesuai dengan peraturan perusahaan; melihat realisasi cuti dan sisa cuti;
notifikasi apabila timbul hak cuti
besar; dan pembatalan pengajuan cuti dengan pilihan alasan
Gambar 3
Contoh Tampilan Pengajuan Cuti
https://help.greatdayhr.com/id/knowledge-base/bisakah-saya-membatalkan-cuti-yang-sudah-disetujui/
5)
Modul
Penggajian
Modul ini terdiri dari
perhitungan gaji, perhitungan pajak, perhitungan pinjaman dan potongan lainnya serta slip gaji
Tampilan pada modul ini
administrator melakukan proses input gaji dan tunjangan; perhitungan potongan gaji secara otomatis;
matriks yang fleksibel untuk berbagai shift kerja yang berbeda, lembur dan tunjangan-tunjangan; perhitungan pajak secara otomatis; memungkinkan para pegawai untuk melihat dan mencetak rincian gaji mereka, termasuk
berbagai penggantian, gaji yang terakhir dibayarkan dan juga berbagai deduksi atau potongan;
menghasilkan dan mencetak berbagai jenis laporan, seperti Formulir 1721 – I, Formulir SPT
Masa, Formulir 1721 – A1, Tanda Terima
Pajak Terakhir, Tanda Terima Pajak Final dan Non final,
laporan BPJS Ketenagakerjaan,
Dana pensiun dan lain-lain.
Gambar 4
Contoh Tampilan Pencetakan Slip Gaji
https://help.greatdayhr.com/id/knowledge-base/bagaimana-cara-mengecek-slip-gaji/
6)
Modul
Penilaian Kinerja
Modul ini terdiri dari
penilaian berbasis KPI, pengisian
KPI online dan multilayer approval oleh atasan.
Pada modul
ini Divisi SDM dan atau
supervisor / manager dapat mengevaluasi
kinerja pegawai secara periodik sesuai dengan kebijakan
perusahaan; tujuan penilaian dapat ditentukan secara otomatis berdasarkan posisi pegawai ataupun secara individu kepada pegawai tertentu; dan hasil penilaian dapat dilacak selama
periode kinerja dan diselesaikan di akhir periode.
7)
Modul
Karir
Modul ini berisikan program talent pool
dan rekomendasi pegawai untuk jabatan tertentu.
Pada modul
ini pengguna dapat mengetahui persyaratan dan kompetensi yang dibutuhkan untuk seluruh pekerjaan dan posisi tertentu; pemetaan posisi berdasarkan kelompok dan tingkat jabatan; sehingga manajemen dapat melakukan perencanaan terhadap penggantian dan calon pengganti pada suatu posisi tertentu
8)
Modul
Employee Self Service
Modul ini terdiri dari
akses informasi kepegawaian,
pengajuan perubahan data pribadi, pengajuan klaim, slip gaji, pengajuan cuti dan notifikasi mobile.
Pada modul
ini pengguna dapat mengajukan perubahan data pribadi, pengajuan reimbursement, loan, kehadiran, overtime, dan perjalanan
dinas; pengajuan terkait pelatihan pegawai; permohonan cuti, melihat slip gaji, melakukan absensi kehadiran, pengajuan cuti, permohonan lembur, permohonan perjalanan dinas, dan lain-lain.
Gambar 5
Contoh Tampilan Pengajuan Klaim
https://help.greatdayhr.com/id/knowledge-base/bagaimana-cara-mengajukan-klaim/
9)
Modul
Pendidikan dan Pelatihan
Modul ini terdiri dari
rencana diklat pegawai,
reminder sertifikasi kadaluarsa,
proses input dan laporan pelatihan
(inhouse dan eksternal, hard skill
dan soft skill), e-learning sederhana dengan fasilitas kuis.
Pada modul
ini pengguna dapat mendaftarkan pelatihan secara online; manajer dan supervisor dapat menyetujui ataupun menolak permohonan pelatihan secara online; pegawai dapat mengakses
e-learning di web dan mobile; mengidentifikasi
pegawai-pegawai yang sesuai
untuk pelatihan tertentu disebabkan akan kebutuhan pekerjaan atau rencana pengembangan karir mereka; secara
otomatis memperbaharui catatan pribadi pegawai setelah selesainya program pelatihan, dan
memperoleh keterampilan baru.
10)
Modul
Kesehatan Pegawai
Modul ini terdiri dari
data pagu pengobatan, proses klaim
reimbursement, pengajuan / perubahan
tanggungan, riwayat medical
checkup dan riwayat penyakit
kronis
Pada modul
ini pengguna dapat melihat detail klaim pengobatan; daftar dokter; penggantian
reimbursement; data penyakit; sisa
pagu pengobatan serta notifikasi jika telah melewati
pagu.
11)
Modul
Surat Keputusan
Modul ini terdiri dari
perjanjian kerja pegawai, mutasi, sanksi, kenaikan grade/gaji/tunjangan dan pensiun/berhenti.
Pada modul
ini terdapat fitur pembuatan surat otomatis berdasarkan template
yang sudah di upload sebelumnya
dengan format penomoran dan
redaksi yang telah standar.
12)
Modul
Analisa SDM
Modul ini terdiri dari
visualisasi informasi dari data pegawai, analisa data pegawai berdasarkan variabel tertentu dan laporan-laporan yang diperlukan terkait Kepegawaian.
Modul ini
berfungsi sebagai gudang data yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna untuk seluruh organisasi
dengan fleksibilitas yang dapat mendefinisikan seluruh kebutuhan informasi
Gambar 6
Contoh Tampilan Permintaan Data Laporan Karir
https://help.greatdayhr.com/id/knowledge-base/bagaimana-cara-melihat-laporan-karir-pegawai/
13)
Modul
Komunikasi Internal
Modul ini terdiri dari
pengumuman, surat edaran, berita serta notifikasi e-mail
dan mobile.
Modul ini memberikan notifikasi untuk memperingati para pengguna
tentang perkembangan baru
dalam tugas mereka maupun berita lainnya tentang perusahaan dan pegawai
Kesimpulan
Dengan
pengembangan SI-MSDM pada Bank Kalbar diharapkan dapat mempermudah proses dan mengurangi
kesalahan sehingga pengelolaan sumber daya manusia dapat
berjalan dengan baik.
Dengan
data yang disimpan di dalam
database dapat mengurangi penggunaan kertas dan menghemat waktu.
Pengembangan
SI-MSDM dapat memberikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan sehingga pengambilan keputusan dalam proses manajemen sumber daya manusia dapat
berjalan dengan baik
Agus
Mulyanto, 2009, Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Yogyakarta. Pustaka Pelajar.
Bank
Kalbar, 2021, Laporan Tahunan 2020,
Pontianak, Bank Kalbar.
Edhy
Sutanta, 2003, Sistem Informasi Manajemen, Yogyakarta, Graha Ilmu.
Kasmir,
2016, Manajemen Sumber Daya Manusia (Teori dan Praktik), Depok, Rajagrafindo
Persada.
|
Copyright
holder: Hadisaputra, Safuan,
Musa Alkadhim Alhabshy (2022) |
|
First publication
right: Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia |
|
This article is
licensed under:
|
