Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia p�ISSN: 2541-0849 e-ISSN: 2548-1398
Vol. 7, No. 10, Oktober 2022
PEMETAAN PROSES BISNIS LEVEL 2 DAN LEVEL 3 HUMAN CAPITAL UNIVERSITAS XYZ
Rudi, Bachtiar H. Simamora
BINUS Business School, Bina Nusantara University, Jakarta, Indonesia
Email: [email protected], [email protected]
Kata Kunci:
Business Process, Business Process Mapping, Human
Capital Management, Support Process Manajemen SDM,
SIPOC Diagram
Era globalisasi
yang berkembang sangat pesat ini telah menciptakan
lingkungan bisnis yang penuh dengan kompetisi. Banyak hal yang perlu
dipersiapkan untuk menghadapi tantangan dan peluang tersebut, antara lain: regulasi,
infrastruktur, kemampuan perusahaan, sumber daya
manusia, dan lain sebagainya. Tidak dapat kita pungkiri, bahwa kesiapan sumber
daya manusia menjadi salah satu faktor utama dalam menghadapi persaingan global
tersebut. Karena nantinya kita akan berkompetisi dengan tenaga kerja dari luar negeri. Oleh karena itu, Pemerintah dan Organisasi dituntut untuk dapat mempersiapkan sumber
daya manusianya dengan sebaik mungkin.
Untuk menjawab tantangan dan peluang tersebut, Organisasi perlu mengelola aspek-aspek
kunci sumber daya manusianya melalui sebuah kerangka pengelolaan yang baik.
Aspek-aspek pengelolaan sumber daya manusia tersebut antara lain dalam hal : recruitment
management, training management, performance management, reward management,
employee relation, dan sebagainya. Business
Process Management merupakan suatu pendekatan pengelolaan proses bisnis organisasi
yang dapat dipergunakan untuk membantu organisasi dalam mengelola berbagai
proses bisnis, salah satunya adalah proses manajemen sumber daya manusia.
Universitas XYZ adalah salah satu
institusi pendidikan tinggi yang tidak terlepas dari tantangan persaingan baik
dari lokal maupun global. Universitas XYZ mempunyai visi menjadi Universitas
berkelas dunia pada tahun 2025. Oleh karena itu, untuk memujudkan visi
tersebut, maka aspek pengelolaan sumber daya manusianya perlu dikelola dengan
sebaik organisasi kelas dunia agar dapat mendukung pencapaian visi tersebut.
Human Capital Divison merupakan divisi di Universitas XYZ yang bertanggung
jawab mengelola sumber daya manusia.
Pada penelitian sebelumnya (Simamora,
B. H. dan Rudi, 2020), telah memetakan Business Process Level 0 dan Level 1 dari Universitas XYZ. Fungsi manajemen sumber daya manusia
telah dipetakan ke dalam Support Process
� Manajemen SDM (SP1. Manajemen SDM). Agar Human Capital Division dapat
memberikan dukungannya dalam pencapaian Visi 2025, maka proses-proses di Human
Capital & Legal perlu dipetakan ke proses Level 2 dan
3, agar nantinya didapatkan gambaran keterkaitan proses-proses yang dapat
mendukung pencapaian Visi, dan jika ada Gap, maka nantinya akan menjadi
perbaikan dan pengembangan proses di Human Capital Division. Oleh karena itu, penelitian
ini fokus pada proses bisnis di Human Capital Division dengan melakukan pemetaan
as is dan to be serta untuk memberikan
usulan perbaikan.
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah melakukan Business Process Mapping Human Capital Division berdasarkan Value Chain, Business Process Level 0 dan Level 1 yang sudah pernah dibuatkan sebelumnya ke Level 2 dan 3.
Sementara manfaat dari hasil
penelitian ini nantinya dapat dirasakan langsung oleh dua entitas utama, yaitu:
1. Universitas XYZ;
memudahkan bagi institusi dalam pengelolaan bisnis proses dengan melihat institusi
sebagai satu kesatuan yang menyeluruh (tersistem).
2. Human Capital Division; memperbaiki dan mengembangkan proses-proses
manajemen sumber daya manusia yang ada di Universitas XYZ agar lebih terarah
dalam mendukung pencapaian Visi Universitas XYZ.
3. Institusi Pendidikan;
menjadi model Business Process Management,
khususnya dalam hal pengelolaan sumber daya manusia yang bisa dijadikan Best Practice untuk institusi pendidikan
lainnya.
Pengertian Manajemen Sumber
Daya Manusia (MSDM) menurut
Marwansyah (2014), manajemen
sumber daya manusia dapat diartikan
sebagai pendayagunaan sumber daya manusia
di dalam organisasi, yang dilakukan melalui fungsi-fungsi perencanaan sumber daya manusia,
rekrutmen dan seleksi, pengembangan sumber daya manusia, perencanaan
dan pengembangan karir, pemberian kompensasi dan kesejahteraan, keselamatan dan kesehatan kerja, dan hubungan industrial.
Menurut De Cenzo and Robbins (1996:8), Human
resources management is the part of the organization that is concerned with the
�people� or human resources aspect of management position, including
recruiting, screening, training, rewarding, and appraising. Menurut The Chartered Institute of
Personnel and Development (CIPD) dalam Mullins (2005)
dinyatakan: The
design, implementation and maintenance of strategies
to manage people for optimum business performance including the development of
policies and process to support these strategies. Menurut Daft (2010 : 96), manajemen
sumber daya manusia adalah desain dan penerapan sistem formal dalam sebuah organisasi untuk menjamin penggunaan keahlian sumber daya manusia
secara efektif dan efisien guna mencapai
tujuan � tujuan organisasi. Berdasarkan definisi
diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen sumber daya manusia adalah
pengelolaan orang � orangyang
efektif dan efisien untuk berkoordinasi dengan baik dalam
melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan tugas
� tugas kerja yang tertulis untuk mencapai visi perusahaan.
Environment of Human Resource
Management (Mondy, 2016)
Menurut Mondy (2016), fungsi-fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia dalam suatu
organisasi meliputi aspek-aspek berikut seperti pada gambar 1:
1. Staffing merupakan suatu proses yang dilakukan
untuk memastikan bahwa organisasi memiliki jumlah karyawan yang memadai, sesuai dengan keahlian
yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan demi tercapainya tujuan organisasi.
2. Human Resource Development merupakan fungsi utama dari manajemen sumber daya manusia
yang tidak hanya meliputi pelatihan dan pengembangan karyawan namun meliputi: individual career planning
and development activities, organization development, and performance management
and appraisal.
3. Compensation meliputi seluruh
jenis imbalan yang diberikan kepada karyawan sebagai penghargaan atas jasa mereka, yang meliputi: Kompensasi
finansial langsung (gaji, upah, komisi,
bonus, dsb), Kompensasi finansial tidak langsung (tunjangan :
cuti dibayar, cuti sakit, liburan,
asuransi kesehatan, dsb), Kompensasi nonfinansial.
4.
Safety and Health merupakan tanggung
jawab organisasi dalam melindungi karyawan dari luka-luka
yang disebabkan oleh kecelakaan
dalam pekerjaan serta menjaga agar karyawan terebas dari penyakit fisik/emosional.
5. Employee and Labor
Relations merupakan pengakuan secara hukum oleh organisasi dengan adanya serikat
pekerja untuk berkomunikasi dengan itikad baik dengan
organisasi.
Business Process
Management (BPM)
sangat diperlukan bagi organisasi dalam mengelola proses bisnisnya, terutama dalam menghadapi lingkungan yang semakin kompetitif saat ini, dimana permintaan
customer yang semakin
tinggi menuntut organisasi harus semakin produktif dan efisien. Melalui BPM organisasi
dapat mengetahui seberapa efisien dan efektif proses-proses yang ada di
dalam organisasi dan selanjutnya dapat melakukan perbaikan (improvement) secara
terintegrasi.
Beberapa definisi-definisi yang penting
jika dikaitkan dengan BPM, antara lain:
Proses bisnis dapat dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu:
a.
Berperan langsung dalam memenuhi kebutuhan pengguna eksternal
b. Secara langsung
berpengaruh terhadap keberhasilan organisasi (mencapai visi, misi, strategi organisasi)
c.
Memberikan respon permintaan
dan memenuhi kebutuhan pengguna
a. Memenuhi kebutuhan pengguna
internal, para pelaku atau fungsi di proses inti
b. Tidak memiliki kaitan langsung dengan nilai manfaat
organisasi
Pada dasarnya ada beberapa pendekatan yang dapat digunakan untuk menganalisis proses-proses bisnis yang mana yang ada di dalam organisasi yang berkontribusi dalam memberikan value bagi customer.
Salah satu pendekatan yang sudah teruji kehandalannya
adalah Porter�s.
Menurut Pearce dan Robinson (2013), Value
Chain Analysis (VCA) adalah �an analysis that attempts to understand how a business creates
customer value by examining the contributions of different activities within
the business to that value.�
Gambar
2
Porter�s
Value Chain (2013)
Bisnis Adalah Proses. Proses yang terstruktur hanya terjadi sebanyak 10% dalam seluruh pekerjaan
yang dilakukan organisasi setiap hari; 90% sisanya dieksekusi dalam lingkungan yang sepenuhnya dinamis dan tidak terstruktur. (American
Productivity Center).
Organisation System Prespective
Untuk mempelajari dan memahami bisnis proses dalam satu organisasi,
diperlukan penataan menurut hirarkinya, antara lain:
Menggambarkan rangkaian
aktivitas/proses yang terdapat
pada proses terkait pengelolaan
sumber daya manusia guna memberikan
nilai tambah kepada produk yang dihasilkan bagi pelanggannya.
Menggambarkan subproses-subproses
yang ada di masing-masing aktivitas/proses
dalam value chain
Menggambarkan langkah
demi langkah untuk setiap subproses dalam process map, dalam bentuk alur kerja/workflow.
Memaparkan detil dari langkah-langkah yang ada di workflow, selain
juga memaparkan aturan dan kebijakan yang berlaku untuk langkah terkait.
Level tersebut diatas
dapat saja bertambah sesuai dengan tingkat kompleksitas proses bisnis dalam suatu organisasi.
Jenis penelitian yang digunakan adalah asosiatif (menggambarkan hubungan dan pengaruh kausal sebab akibat) dan descriptive (menggambarkan
tentang mendeskripsikan suatu masalah atau
persoalan di dalam variabel misalnya mean, median,
modus dan lain � lain) karena penelitian
ini ingin membuktikan dan mendukung penelitian � penelitian sebelumnya yang telah dilakukan. Penelitian ini juga merupakan Action
Research yang merupakan kegiatan
dan atau tindakan perbaikan sesuatu yang perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasinya digarap secara sistematik sehingga validitas dan reliabilitasnya mencapai tingkatan riset (Gunawan, 2007).
Adapun teknik
pengumpulan data dalam penelitian ini terbagi menjadi 4 tahap yaitu :
1. Focus Group Discussion
Melakukan
diskusi dengan unit kerja Human Capital Division terkait proses-proses kerja human
resource.
2. Wawancara
Melakukan
kegiatan tanya jawab terstruktur dan tidak terstruktur
untuk menggali data dan informasi mengenai proses-proses kerja human
resource.
Wawancara
dalam penelitian ini terbagi menjadi 2 jenis yaitu :
a. Wawancara terstruktur adalah
wawancara dimana semua pertanyaan yang akan ditanyakan
telah dipersiapkan terlebih dahulu secara fixed dan ditanyakan kepada semua
responden dengan urut-urutan yang sama untuk menjaga tingkat presisi dan
realiabilitas.
b. Wawancara tidak terstruktur adalah
wawancara dimana tidak diperlukan format pertanyaan yang baku seperti wawancara
terstruktur. Namun demikian pewawancara dapat menyiapkan pertanyaan-pertanyaan
kunci, yang mana dalam proses wawancara pertanyaan-pertanyaan selanjutnya
sangat bergantung pada respon atau jawaban dari responden
3. Observasi
Melakukan
pengumpulan data/informasi dengan melakukan pengamatan ke beberapa lokasi kerja
unit.
4. Telaah Dokumen
Melakukan
penggalian data dan informasi dari berbagai dokumen
baik berupa buku, surat-surat keputusan atau kebijakan tertulis serta existing
prosedur kerja/SOP (standard operating procedure) yang berlaku.
Sedangkan teknik analisis terkait langsung dengan
teknik pengambilan data yang dilakukan. Uraian masing-masing teknik adalah
sebagai berikut:
1. Analisis Kausal
Telaah hubungan
logis antara pernyataan, fakta atau data dan informasi
yang diperoleh.
2. Klasifikasi Proses
Memilah-milah
data/informasi atau fakta yang terkumpul sesuai dengan
definisi proses inti atau proses pendukung.
3. Pemodelan Proses
SIPOC Diagram (management study guide,
2022)
Hasil Dan Pembahasan
Penelitian ini dilakukan melalui beberapa tahapan, yaitu: tahap pengumpulan data dan dokumen yang dibutuhkan dalam penelitian ini, tahap pemetaan business process level 1 dan 2, tahap gap analysis existing process (as is) dan to be process, tahap pembuatan rekomendasi dan usulan pengembangan proses-proses yang diperlukan agar selaras dengan visi dan misi Universitas XYZ.
Pengumpulan data dan dokumen terkait Human Resource
Process UNIVERSITAS XYZ
Pada tahap
pengumpulan data dan dokumen
dilalui dengan melakukan wawancara dengan Pimpinan/Unit (Human
Capital Division, Learning Development Division) terkait
proses-proses yang berjalan saat
ini (existing prosess/ as is process), kemudian
menelaah dokumen yang berupa SOP (standard
operating procedure) yang sudah dilaksanakan secara rutin oleh pemilik proses terkait dalam hal
ini proses-proses human resource di UNIVERSITAS XYZ.
Hasil pengumpulan data dan dokumen
terkait tersaji pada Tabel
1.
Tabel 1
Daftar
Existing SOP (standard operating procedure)
Human Resource UNIVERSITAS XYZ
� Recruitment � Penerimaan Dosen � Pelatihan Induksi
� Pelatihan Dosen Baru � Employee Benefit � Pengakhiran Hubungan Kerja � Jamsostek � Performance Management
System � Pembayaran THR |
�
Pembayaran
Tunjangan Tahunan �
Salary �
Pembaharuan Pedoman
Karyawan �
Wajib
Lapor Ketenagakerjaan �
Pengurusan Ijin
Kerja TKA �
Lembur �
Part
Time Employee �
Perjalanan Dinas �
Fasilitas Pinjaman
Pembelian Kendaraan �
Salary
Increase �
Penerimaan Siswa
PKL Prakerin � PSG �
Pembayaran
Honor Part Time |
�
Seleksi Pejabat
Akademik �
Permintaan Pembelajaran
dan Pengembangan �
Analisa
Kebutuhan Pembelajaran
dan Pengembangan �
Penjadwalan
Pengembang Modul dan Fasilitator
�
Pengembangan Modul Pembelajaran �
Persiapan Pembelajaran
dan Pengembangan Internal �
Evaluasi Pembelajaran
dan Pengembangan Internal dan Instruktur |
Hasil
Pemetaan Human Resource Process UNIVERSITAS XYZ
Berdasarkan
hasil wawancara dengan pimpinan dan pemilik proses serta dokumen SOP yang sudah dikumpulkan, maka dilakukan pengelompokkan dan pemetaan atas proses-proses Human
Resource UNIVERSITAS XYZ. Hasil pemetaan dibuat ke dalam
process Level 1, Level 2, Level 3 (existing
SOP).
a. Human Resource Process
Level 1
Hasil pemetaan
proses Level 1 dengan menggunakan
SIPOC diagram dapat dilihat
pada Gambar 5. Pada gambar tersebut dapat dilihat ada
5 proses Level 1 - Human Resource Universitas XYZ, yaitu:
1.
HR
Planning
2.
HR
Recruitment Process
3.
HR
Engagement Process
4.
HR
Development Process
5.
HR
Evaluation Process
Gambar 5
Universitas XYZ - Human Resource Process Level 1
b. Human Resource Process
Level 2
Setelah
Proces Level 1 dipetakan, maka selanjutnya adalah memetakan ke proses Level 2 (Gambar
6).
Gambar 6
Universitas XYZ - Human Resource Process Level 2
c. Hasil
Gap Analysis terhadap Existing Process (As Is) dan To Be Process dan Rekomendasi untuk Pengembangan Proses-proses
Human Resource
Setelah
semua proses Human Resource Process terpetakan ke Level 1, Level 2 dan
Level 3, maka selanjutnya melakukan analisis gap antara as is process dengan
to be process, yang hasilnya berupa rekomendasi pengembangan proses-proses Human Resource, yang dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2
Hasil Gap Analysis
Process As Is dan To Be
No. |
Area/Process Description |
Key Improvement Area |
Recommendations |
1 |
General |
Belum terdapat business
model/operating model yang terdokumentasi |
Menyusun business
proses lengkap dan disahkan
dan disosialisasikan ke semua personel. SOP direvisi/diperbaharui berdasarkan business proses |
Proses perlu dilengkapi: �
Proses Evaluasi, Planning
Process dan Man Power Planning |
Universitas XYZ
harus menyusun dan mengembangkan SOP yang belum ada. |
||
Format SOP yang berbeda-beda |
Universitas XYZ harus menstandarisasikan semua format
SOP untuk menghindari kesalahan intepretasi. |
||
SOP tidak terstruktur, process breakdown belum
terlihat jelas |
SOP yang ada harus diperbaharui
dan disusun dengan sistematis, agar dapat memahami gambaran besar dari tiap-tiap
SOP. |
||
Role/Fungsi yang digunakan tidak standar (inkonsistensi penamaan Role/Fungsi). |
Menstandarisasikan semua
Role/Fungsi yang digunakan
dalam semua SOP Untuk Role/Fungsi yang digunakan dalam SOP sebaiknya menggunakan title jabatan pelaksana proses (process owner). |
||
Link antar proses yang belum jelas. |
Universitas XYZ harus merevisi/memperbaharui SOP dan memastikan link antar proses telah sesuai. |
||
Belum dilakukan evaluasi yang komprehensif untuk semua proses |
Melakukan evaluasi proses secara periodic dan memastikan �implementasi
SOP di lapangan telah sesuai dan indicator-indikator yang
diharapkan tercapai. |
||
2 |
HR Planning Process |
Belum memiliki SOP terkait HR Planning Process |
1.1. Perlu dibuat SOP Penyusunan
Strategi Human Capital di level korporat (jangka panjang 3 - 5tahun). 1.2. Perlu dibuat SOP Penyusunan
Rencana Human Capital 1.3. Perlu dibuat SOP Man Power
Planning. |
3 |
HR Recruitment Process |
Belum mengecek keterkaitan antar SOP rekrutmen yang ada saat ini |
3.1. Proses perencanaan rekrutmen
dan pelaksanaan rekrutmen
sebaiknya dipisah. |
4 |
HR Evaluation Process |
Belum memiliki SOP terkait HR Evaluation secara menyeluruh |
4.1. Perlu dibuat SOP Evaluasi
untuk memastikan tujuan proses tercapai 4.2. Perlu dibuat SOP Evaluasi
untuk memastikan proses terkendali 4.3. Perlu dibuat SOP untuk menguji proses terhadap best
practice |
Dengan memperhatikan Tabel 2 dan Gambar 6, secara umum disimpulkan bahwa :
1. Belum terdapat business proses lengkap yang terdokumentasi
2. Masih adanya beberapa proses di Human Capital Division yang belum terdokumentasikan, yaitu: Proses Evaluasi, Planning Process, dan Man Power Planning
3. SOP tidak terstruktur, process breakdown belum dilakukan dengan lebih baik.
4. Role/Fungsi yang digunakan dalam proses Human Capital tidak standar (inkonsistensi penamaan Role/Fungsi).
5. Belum dilakukan evaluasi yang komprehensif untuk semua proses dan SOP secara menyeluruh
Armstrong, Michael. (2020). Armstrong�s Essential Human Resource
Management Practice: A Guide To People Management.
Kogan Page Limited
Brocke, J. Vom.,
Roseman., M. (2010). Handbook on Business
Process Management 1: Introduction, Methods, and Information Systems.
Springer
Baldrige National Quality Program,
Baldrige
Excellence Framework (Education): 2015-2016. http://www.nist.gov/baldrige/publications/criteria.cfm
Brocke, J. Vom.,
Roseman., M. (2010). Handbook on Business
Process Management 2: Strategic Alignment, Governance, People and Culture.
Springer
Daft, Richard L. (2010) Era Baru Manajemen. Salemba Empat, Jakarta
Davenport, T.H. & Short, J.E.
(1990). The New Industrial Engineering: Information Technology and Business
Process Redesign. Sloan Management Review, pp. 11-27.
De.Cenzo,David A., Stephen P. Robbins, (1994). Human Resource
Management, Concept and Practices, Jhon Wiley and Sons, Inc., Fourth edition,
USA, 1994
Evans, Lindsay. (2007). An Introduction to Six Sigma & Process
Improvement � Pengantar Six Sigma. Salemba Empat
Evans, James
R; Lindsay, William M., (2008). The
Management and Control of Quality, Seventh edition, USA: South-Western
Cengage Learning
Gunawan (2007). Action
Research/Penelitian Tindakan. Penerbit Chandra�s
Marwansyah. (2014). Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Kedua, Alfabeta,
Bandung
Juneja, Prachi. Supplier,
Input, Process, Output and Customer (SIPOC) Matrix. https://www.managementstudyguide.com/sipoc-matrix.htm
Retrieved 2022-07-05
K L Ko, Ryan., S G Lee, Stephen.,
Lee, Eng Wah. (2009). Business Process
Management (BPM) standards: A Survey. Business Process Management Journal
Vol. 15 No. 5, 2009. Emerald Group Publishing Limited.
Michael Hammer and James Champy.
(1993). Reengineering the Corporation: A Manifesto for Business Revolution,
Harper Business
Pearce, J. A., & Robinson, R.
B. (2013), Manajemen strategis:
formulasi, implementasi,
dan pengendalian, Salemba Empat, Jakarta.
Porter, Michael E., (1985). Competitive Advantage � Creating and
Sustaining Superior Performance. The Free Press
R. Wayne
Dean Mondy, Joseph J. Martocchio (2016). Human Resource Management, Global
Edition. Pearson.
Simamora, B.H., Kosasih, W., Natalia, Rudi, Leonita, L. (2020) Modelling and mapping university business process level 1. Proceedings of the International Conference on Industrial Engineering and Operations Management,
Torrington, Derek., Hall, Laura.,
Taylor, Stephen., (2005). Human Resource
Management. Sixth edition. Prentice Hall.
UKEssays (2018). Hr Planning And Development Methods At Nandos
Commerce Essay. Retrieved from https://www.ukessays.com/essays/commerce/hr-planning-and-development-methods-at-nandos-commerce-essay.php?vref=1
Werther, William B & Keith
Davis., (1996). Human Resources and Personnel Management. New York: Me Graw -
Hill, Inc.
http://www.thecqi.org/Knowledge-Hub/Resources/The-Quality-Survival-Guide/Surviving-processes/
http://asq.org/learn-about-quality/process-analysis-tools/overview/overview.html
Copyright holder: Rudi, Bachtiar H.Simamora (2022) |
First publication right: Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia |
This article is licensed under: |