Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia p–ISSN: 2541-0849 e-ISSN: 2548-1398

Vol. 7, No. 11, November 2022

 

EVALUASI TAHAP SELEKSI, PERENCANAAN DAN PENGADAAN OBAT DI RSUD KEMBANGAN

 

Roza Falinda1, Helen Andriani2, Amal Chalik Sjaaf2

1Program Studi Kajian Administrasi Rumah Sakit, Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia, 2Departemen Administrasi dan Kebijakan Kesehatan, Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia

Email: [email protected]

 

Abstrak

Komponen penting dalam menjamin mutu pelayanan pada ketersediaan obat di Instalasi Farmasi adalah pada tahap seleksi, perencanaan dan pengadaan Rumah Sakit. Penelitian ini merupakan studi kasus yang bertujuan untuk melihat gambaran pada tahapan seleksi, perencanaan dan pengadaan obat di RSUD Kembangan tahun 2021. Evaluasi dilakukan dengan mengukur nilai indikator terhadap standar yang berlaku. Penelitian ini bersifat deskriptif dengan data-data logistik farmasi pada tahap seleksi, perencanaan dan pengadaan Tahun 2021 yang dikumpulkan secara retrospektif. Daftar obat tersedia yang sesuai dengan DOEN (Daftar Obat Esensial Nasional) 60%. Jumlah item obat tersedia terhadap jumlah item obat pada kenyataan pemakaian 87%. Jumlah obat yang diterima secara riil terhadap jumlah yang direncanakan pada periode yang sama 98%. Ada beberapa nilai indikator dari hasil penelitian ini yang belum sesuai standar.

 

Kata Kunci: Instalasi farmasi, seleksi obat, perencanaan obat, pengadaan obat

 

Abstract

An important component in ensuring the quality of service on the availability of drugs at the Pharmacy Installation is at the selection, planning and procurement stages of the Hospital. This research is a case study that aims to see an overview of the stages of selection, planning and procurement of drugs at the Kembangan Hospital in 2021. The evaluation is carried out by measuring indicator values ​​against applicable standards. This research is descriptive in nature with pharmaceutical logistics data at the selection, planning and procurement stages in 2021 which were collected retrospectively. List of available drugs that comply with DOEN (National List of Essential Medicines) 60%. The number of drug items available to the number of drug items in actual use is 87%. The number of drugs received in real terms against the planned amount in the same period is 98%. There are several indicator values ​​from the results of this study that are not up to standard.

 

Keywords: Pharmacy installation, drug selection, drug planning, drug procurement

 

 

Pendahuluan

Instalasi Farmasi merupakan bagian yang terintegrasi pada Rumah Sakit sebagai fasilitas kesehatan tingkat lanjut yang mempunyai orientasi pelayanan kepada pasien. Tugas utamanya adalah menyediakan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai yang berkualitas dan terjangkau kepada semua pihak dan masyarakat. Ketersediaan obat merupakan salah satu bagian penting dari pelayanan kefarmasian pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit. Untuk menjaga ketersediaan obat maka perlu dikelola dengan perencanaan dan pengadaan yang baik dan sesuai standar. (Helia, 2011; Rikomah, 2017; Rusmin, 2020)

Sediaan obat, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai (BMHP) dikelola dengan ketentuan yang terkoordinir, multidisiplin, dan proses yang efektif agar kendali mutu dan  biaya dapat terjaga.(Husain, 2017) Pada Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit, Pasal 15 ayat (3) menyatakan bahwa pengelolaan alat kesehatan, sediaan farmasi, dan bahan habis pakai di Rumah Sakit harus dilakukan oleh Instalasi farmasi sistem satu pintu. (Presiden Republik Indonesia, 2009)

Berdasarkan wawancara kepada tim farmasi di RSUD Kembangan didapatkan kendala pada tahap perencanaan dan pengadaan obat di RSUD Kembangan yaitu masih banyaknya jumlah pemusnahan obat expired 2 tahun terakhir, tahun 2020 senilai Rp.39.124.920,- dan tahun 2021 senilai Rp.22.841.141,-. Berdasarkan informasi yang diterima bahwa ada beberapa dokter spesialis yang resign dan berganti dokter spesialis baru. Setiap dokter spesialis meresepkan obat yang berbeda-beda, sehingga obat yang tersedia diawal perencanaan tidak terpakai. Seleksi, perencanaan dan pengadaan obat di RSUD Kembangan dilakukan dengan menggunakan metode konsumsi yang menyesuaikan data perencanaan yang disusun berdasarkan pemakaian di tahun sebelumnya dan anggaran yang tersedia. Metode ini sesuai dengan PMK no. 72 Tahun 2016 bahwa perencanaan obat dilakukan dengan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan berlandaskan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi serta penyesuaian terhadap anggaran yang tersedia.(Permenkes, 2016) Evaluasi terhadap pengelolaan obat pada tahapan seleksi, perencanaan dan pengadaan obat perlu dilakukan untuk mengetahui sejauh mana keberhasilan tim Instalasi Farmasi RSUD Kembangan dalam melakukan pengelolaan logistik obat.

Ketersediaan obat merupakan kebutuhan utama yang penting dan berintegrasi pada pelayanan kesehatan masyarakat. Item dan jumlah obat yang tersedia harus sesuai dengan kebutuhan sehingga kekurangan atau kelebihan obat dapat dihindari pada proses pengelolaan obat yang efektif. (Rikomah, 2017) Ketidaklancaran pengelolaan obat menberikan dampak negatif terhadap Rumah Sakit. Evaluasi terhadap gambaran pengelolaan obat pada tahap seleksi, perencanaan dan pengadaan perlu dilakukan agar penyebab permasalahan dapat segera diketahui dan perbaikan untuk meningkatkan pelayanan kesehatan bagi masyarakat dapat segera dilakukan. (Fakhriadi et al., 2011)

 

 

Metode Penelitian

Tempat dan Waktu

Penelitian dilakukan di Instalasi Farmasi RSUD Kembangan pada bulan Mei 2022.

Jenis dan Rancangan

Penelitian merupakan studi kasus yang bersifat deskriptif. Data primer dan sekunder diambil secara retrospektif pada periode tahun 2021. Selanjutnya capaian nilai indikator pengelolaan obat pada tahap seleksi, perencanaan dan pengadaan di RSUD Kembangan di analisis terhadap indikator standar.

Alat dan Bahan

Penelitian ini menggunakan alat tulis, kamera dokumentasi dan beberapa dokumen terkait seperti data perencanaan, pengadaan, pemakaian obat, dan dana anggaran yang tersedia.

 

Hasil dan Pembahasan

Hasil Penelitian

Nilai kesesuaian daftar obat tersedia dengan DOEN (Daftar Obat Esensial Nasional) di RSUD Kembangan tahun 2021 menunjukkan hasil sebesar 60%. Hal tersebut berarti Instalasi Farmasi RSUD Kembangan belum efisien dalam penyusunan daftar obat yang termasuk dalam DOEN. Indikator standar berdasarkan Kemenkes RI adalah 100%. Selain menggunakan pedoman DOEN, Instalasi Farmasi RSUD Kembangan juga menggunakan pedoman Formularium Nasional (Fornas). Proses perencanaan pengadaan persediaan farmasi di RSUD Kembangan, tidak hanya terpusat atau direncanakan oleh Instalasi Farmasi Rumah Sakit. Berdasarkan wawancara didapatkan hasil bahwa untuk perencanaan bahan medis habis pakai laboratorium dan radiologi diajukan dari masing-masing unit yang selanjutnya dipusatkan di Instalasi Farmasi. Perencanaan alat kesehatan juga direncanakan oleh setiap user penanggung jawab dari tiap unit. Perencanaan pada Instalasi Farmasi RSUD Kembangan sebenarnya tidak terpusat pada satu tempat walaupun pada pelaksanaannya semua terlapor satu pintu.

Sistem dalam proses pengadaan obat di RSUD Kembangan dimulai dengan tahap perencanaan awal yaitu menyusun RKO (Rencana Kebutuhan Obat), kemudian ditandatangani oleh kepala Instalasi Farmasi dengan persetujuan PPTK (Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan) yaitu seorang pejabat pada Rumah Sakit yang melaksanakan satu atau beberapa kegiatan dari suatu program sesuai dengan bidang tugasnya. PPTK merupakan pegawai ASN (Aparatur Sipil Negara) yang menduduki jabatan struktural yang ditunjuk oleh PA/KPA (Pengguna Anggaran/ Kuasa Pengguna Anggaran) untuk melaksanakan atau membantu tugas-tugas PA/KPA dalam rangka pengambilan keputusan terkait dengan pengeluaran beban BLUD. Selanjutnya RKO diajukan ke KPA yaitu direktur Rumah Sakit yang kemudian diteruskan ke tim pengadaan yaitu PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) dan PPBJ (Pejabat Pengadaan Barang Jasa) untuk proses pembelian. Proses pembelian pada tahap pengadaan obat di RSUD Kembangan dilakukan melalui e-purchasing dengan sistem e-katalog.

Tabel 1. Gambaran Pencapaian Pengelolaan Obat Tahap Seleksi Tahun 2021. (Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor Hk.01.07/Menkes/6477/2021 Tentang Daftar Obat Esensial Nasional, 2021)

Tahap

Pengukuran Indikator

Output

Indikator

Standar

Pencapaian (Tahun 2021)

Seleksi

Daftar obat tersedia yang sesuai dengan DOEN (Daftar Obat Esensial Nasional)

 

Untuk mengetahui item obat yang sesuai dengan DOEN

 

 

100%

8

60 %

 

Tabel 2. Gambaran Pencapaian Pengelolaan Obat Tahap Perencanaan Tahun 2021. (Hudyono, 1990; Pudjaningsih, 2006)

Tahap

Pengukuran Indikator

Output

Indikator

Standar

Pencapaian

(Tahun 2021)

Perencanaan

Modal atau dana yang tersedia dengan dana yang dibutuhkan

Untuk mengetahui jumlah dana yang tersedia terhadap kebutuhan yang riil.

 

 

 

 

100%

100%

 

 

Alokasi dana pengadaan farmasi

 

Untuk mengetahui seberapa jauh persediaan dana Rumah Sakit memberikan dana kepada  farmasi.

 

 

30%-40%

 

 

33%

 

Jumlah item obat tersedia terhadap jumlah item obat pada kenyataan pemakaian

Untuk mengetahui ketepatan perencanaan obat

 

 

    100%

 

 

87%

 

 

Tabel 3. Gambaran Pencapaian Pengelolaan Obat Tahap Pengadaan Tahun 2021 (Pudjaningsih, 2006)

Tahap

Pengukuran Indikator

Output

Indikator

Standar

Pencapaian

(Tahun 2021)

Pengadaan

Jumlah obat yang diterima secara riil terhadap jumlah yang direncanakan pada periode yang sama

 

Untuk menilai berapa persen jumlah yang diterima secara riil sesuai dengan jumlah yang direncanakan

       

     

100%

 

 

98%

 

 

Pengadaan tiap item obat pertahun

Untuk melihat efisiensi berapa kali pengadaan obat yang  dipesan dalam setahun

Rendah <12x/tahun

Sedang 12-24x/tahun

Tinggi > 24x/tahun

4x Rendah <12x/tahun

 

 

 

 

Tertundanya pembayaran terhadap waktu yang disepakati

 

Untuk mengetahui kualitas pada tahap pengadaan obat

 

0-25 kali

 

0 kali

 

Pembahasan

Nilai kesesuaian daftar obat tersedia dengan DOEN di Instalasi Farmasi RSUD Kembangan tahun 2021 menunjukkan nilai capaian sebesar 60 %. Dapat disimpulkan bahwa Instalasi Farmasi RSUD Kembangan dalam pemakaian obat yang termasuk dalam DOEN belum efisien. Berdasarkan data analisis obat yang tidak termasuk dalam DOEN sebesar 40% adalah obat-obat yang di usulkan oleh dokter spesialis menurut urgensi, pola penyakit dan tingkat kepentingan. Oleh karena itu, obat-obat yang disimpan dalam Instalasi Farmasi RSUD Kembangan terdapat juga obat-obat non esensial yang termasuk dalam daftar FORNAS.

Modal atau dana yang tersedia dengan dana yang dibutuhkan Instalasi Farmasi RSUD Kembangan yaitu sebesar 100%. Hal berarti jumlah dana tersedia sangat mencukupi kebutuhan yang diajukan pada anggaran belanja Rumah Sakit. Berdasarkan wawancara kepada Kepala Satuan Pelaksana  Keuangan bahwa kebutuhan riil farmasi yaitu Rp.7.397.615.793,- dari total dana dalam perencanaan anggaran tahun 2021 sebesar Rp.7.765.647.267,-. Standar indikator ini 100% menurut penelitian Pudjaningsih (2006), dengan  begitu proses pengelolaan obat dapat berjalan dengan baik.(Pudjaningsih, 2006)

Alokasi dana anggaran pengadaan farmasi dari keseluruhan dana anggaran   di RSUD Kembangan tahun 2021 sebesar 33%. Jika dibandingkan dengan indikator standar untuk alokasi dana pengadaan farmasi adalah 30- 40% dari total seluruh anggaran rumah sakit. Hasil penelitian untuk indikator alokasi dana anggaran farmasi di RSUD Kembangan cukup baik walaupun belum mencapai 40%. Sumber dana anggaran untuk Instalasi Farmasi RSUD Kembangan yaitu dana BLUD Rumah Sakit.

Perbandingan indikator menganalisis jumlah obat dalam rencana dengan jumlah pemakaian riil yang digunakan tahun 2021, diperoleh hasil untuk tahun 2021 sebesar 87%. Hasil berpengaruh terhadap nilai indikator standar yang ditentukan sebesar 100%, sehingga dapat dikatakan perencanaaan farmasi belum tepat. Perencanaan dengan pendekatan konsumsi kurang optimal, artinya obat tersedia belum sepenuhnya memenuhi kebutuhan obat yang sebenarnya.

Indikator dibawah standar 100% berarti jumlah produk yang diterima tidak sesuai dengan perencanaan, menurut WHO pada tahun 2011. Analisis indikator diperoleh nilai sebesar 98%, hal ini menunjukkan bahwa jumlah produk yang diterima tahun 2021 hampir terealisasi sepenuhnya, ini juga berpengaruh pada kebutuhan obat pasien yang ada di RSUD Kembangan tahun 2021 terpenuhi. Berdasarkan informasi data obat yang masuk pada tahun 2021, hanya terdapat 7 item yang tidak sesuai perencanaan. Penilaian Indikator menunjukan bahwa tim pengadaan sudah baik dalam proses pengadaan obat di Rumah Sakit.

Indikator Frekuensi pengadaan obat tiap item obat per tahun bertujuan untuk mengetahui berapa kali pemesaanan obat dilakukan dalam setahun. Frekuensi pengadaan tiap item obat pada tahun 2021 sebanyak 4x (rendah 0-12x/tahun). Pengadaan obat dilakukan per triwulan, hal ini untuk mencegah obat berlebihan dan expired sehingga diadakan dengan volume pemesanan yang tidak terlalu besar dari rencana yang sudah dibuat untuk satu tahun.

Jumlah Frekuensi tertundanya pembayaran oleh RSUD Kembangan terhadap waktu yang disepakati pada tahun 2021 adalah 0 kali. Hal ini dikarenakan pengadaan obat pada RSUD Kembangan di proses melalui sistem e-catalog dimana tahapannya sudah tertata secara sistem dan lebih ringkas untuk dokumen pengadaannya. Hanya sedikit tambahan dari pengadaan langsung untuk obat-obat yang kosong di e-catalog.

 

Kesimpulan

Evaluasi dengan mengukur nilai indikator capaian pengelolaan obat pada tahap seleksi di RSUD Kembangan masih belum semuanya sesuai dengan DOEN, ini berarti masih banyak obat non esensial yang tersedia di Instalasi Farmasi RSUD Kembangan. Perencanaan di Instalasi Farmasi RSUD Kembangan tahun 2021 sudah cukup baik hampir semua indikator mendekati standar. Nilai indikator capaian pengelolaan obat pada tahap pengadaan tahun 2021 juga sudah baik terutama pada indikator pengadaan tiap item obat per tahun dan indikator pembayaran pada pembelian obat yang tertunda telah memenuhi indikator standar.

 

 

BIBLIOGRAFI

 

Fakhriadi, A., Marchaban, M., & Pudjaningsih, D. (2011). Drug Management Analysis in Pharmacy Departement of Pku Muhammadiyah Temanggung Hospital in Period 2006, 2007, and 2008. Jurnal Manajemen Dan Pelayanan Farmasi (Journal of Management and Pharmacy Practice), 1(2), 94–102. Google Scholar.

 

Helia, V. N. (2011). Perancangan dan Pengukuran Kinerja Rantai Pasok di Instalasi Farmasi Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Temanggung. Google Scholar.

 

Hudyono, J. (1990). Andayaningsih. Studi Pengelolaan Obat & Sumber Daya Manusia. Google Scholar.

 

Husain, N. I. (2017). Gambaran Pengelolaan Persediaan Obat di Gudang Farmasi RSUD Syekh Yusuf Gowa Tahun 2017. Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar. Google Scholar.

 

Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor HK.01.07/MENKES/6477/2021 Tentang Daftar Obat Esensial Nasional, 253 (2021). Google Scholar.

 

Permenkes, R. I. (2016). Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit. Jakarta: Kemeterian Kesehatan RI. Google Scholar.

 

Presiden Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit. Presiden Republik Indonesia, 21(1), 1–9. Google Scholar.

 

Pudjaningsih, D. (2006). Pengembangan Indikator Efisiensi Pengelolaan Obat di Farmasi Rumah Sakit. Jurnal Logika, 3(1). Google Scholar.

 

Rikomah, S. E. (2017). Farmasi Rumah Sakit. Deepublish. Google Scholar.

 

Rusmin, R. (2020). Manajemen Strategi Marketing Rumah Sakit Islam. Google Scholar.

 

Copyright holder:

Roza Falinda1, Helen Andriani2, Amal Chalik Sjaaf2 (2022)

 

First publication right:

Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia

 

This article is licensed under: