Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia p–ISSN: 2541-0849 e-ISSN: 2548-1398

Vol. 6, No. 8, Agustus 2021

 

ANALISIS MIGRASI DATA DALAM IMPLEMENTASI SAP FINANCIAL AND CONTROLLING PADA PT POS INDONESIA

 

Mutia Dwi Rachmaningtyas, Rifky Syaripudin, Aji Anggono

Universitas Kristen Maranatha Bandung Jawa Barat, Indonesia

Email: mutiadwir13@gmail.com, rifkysyaripudin@gmail.com, ajianggo@gmail.com

 

Abstrak

Seiring persaingan industri yang semakin ketat, perusahan menggantikan sistem informasi yang digunakan dalam perusahaan menjadi SAP. SAP merupakan aplikasi yang mendukung berjalannya semua proses bisnis keuangan yang ada disebuah perusahaan. PT Pos merupakan perusahaan yang berkaitan dengan bagian keuangan yang memanfaatkan sistem pelaporan keuangan. Analisis migrasi proses bisnis dalam implementasi SAP Financial and Controlling (FICO) digunakan untuk mengetahui tentang perubahan atau migrasi yang terjadi. Perubahan yang terjadi dapat merubah budaya perusahaan dan juga proses bisnis perusahaan serta bagaimana perusahaan mengatasi semua masalah baik dari segi komunikasi maupun teknis. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui tentang perubahan atau migrasi yang terjadi telah merubah budaya perusahaan dan juga proses bisnis perusahaan serta bagaimana perusahaan mengatasi semua masalah yang terjadi dalam perubahan yang dilakukana baik dari komunikasi maupun teknis. Teori yang digunakan adalah migrasi proses bisnis untuk menunjang analisis yang dilakukan. Teknik untuk mengumpulkan, menyusun, dan menganalisis data tergantung pada apa yang perlu diketahui tentang proses. Metode pengumpulan data mungkin melibatkan wawancara, pertemuan kelompok fokus, kuesioner, observasi, pengukuran atau pengujian. Pengumpulan data melibatkan menampilkan data dalam format yang sesuai untuk analisis. Temuan analisis dalam migrasi proses bisnis yang dilakukan yaitu semua perubahan proses bisnis yang terjadi sesuai dengan Standar Operating Procedure (SOP) dan menghasilkan SAP Financial and Controlling untuk memenuhi tujuan bisnis yang diharapkan oleh perusahaan.

 

Kata Kunci: SAP; kontrol keuangan; migrasi; proses bisnis; migrasi proses bisnis

 

Abstract

As industry competition grew tougher, the company replaced the information systems used in the company into SAP. SAP is an application that supports the running of all financial business processes in a company. PT Pos is a company related to the financial department that utilizes the financial reporting system. Business process migration analysis in SAP Financial and Controlling (FICO) implementation is used to find out about changes or migrations that occur. Changes that occur can change the company culture and also the company's business processes and how the company overcomes all problems both in terms of communication and technical. The purpose of this study is to find out about changes or migrations that have changed the company culture and also the company's business processes and how the company overcomes all the problems that occur in changes made both from communication and technical. The theory used is the migration of business processes to support the analysis carried out. Techniques for collecting, compiling, and analyzing data depend on what there is to know about the process. Data collection methods may involve interviews, focus group meetings, questionnaires, observations, measurements or testing. Data collection involves displaying data in a format suitable for analysis. The findings of the analysis in the migration of business processes carried out are all changes in business processes that occur in accordance with the Standard Operating Procedure (SOP) and result in SAP Financial and Controlling to meet the business objectives expected by the company.

 

Keywords: SAP financial and controlling; migration; business process; business process migration; FICO.

 

Pendahuluan

Era globalisasi, teknologi informasi yang dikombinasikan dengan proses bisnis berkembang dengan pesat dan dapat dilihat dari berbagai aspek, antara lain dalam aspek aktivitas-aktivitas yang terjadi di sebuah perusahaan, sehingga semua pekerjaan atau aktivitas yang dikerjakan menjadi lebih efektif dan efisien. PT Pos Indonesia adalah salah satu perusahaan yang menerapkan berbagai sistem informasi dalam bisnis yang  dijalankan  serta dalam divisi yang  dimiliki (Hernes, 2014).

PT Pos merupakan sebuah perusahaan yang memiliki cabang atau anak perusahaan yang sangat banyak, sehingga semua transaksi yang terjadi harus tercatat dengan jelas secara detail (Mutmainnah, 2016). Selain itu sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan berkaitan dengan bagian keuangan yang biasanya disebut sistem pelaporan keuangan. Seiring persaingan industri yang semakin ketat, perusahan menggantikan sistem informasi yang digunakan dalam perusahaan menjadi SAP. SAP merupakan aplikasi yang mendukung berjalannya semua proses bisnis keuangan yang ada disebuah perusahaan (Wicaya N, 2015). Dalam hal ini, PT Pos indonesia menggantikan sistem pelaporan keuangan ke SAP Financial and Controlling (FICO). Lebih lanjut keberhasilan perusahaan dengan mengelola belanja, mengoptimalkan sumber daya sesuai dengan persyaratan pelaporan keuangan dalam:

1.      Mengevaluasi dan menanggapi kondisi bisnis yang berubah dengan akurat, data keuangan tepat waktu;

2.      Laporkan, menganalisis, dan mengalokasikan uang secara real time;

3.      Mendukung keuda standar pelaporan lokal dan kelompok tingakat hukum;

4.      Beroprasi di banyak tempat, industri, dan semua konsolidasi secara real time.

 

Gambar 1

Process Financial (Chandra, 2011)

 

Financial ada modul SAP Controlling tujuannya adalah untuk menyediakan organisasi dengan metode mengiris dan dicing data untuk melihat biaya dari perspektif manajemen internal dan memberikan pandangan profitabilitas luar itu pelaporan keuangan dasar (Spivak, 2012). Hal ini memungkinkan organisasi untuk menciptakan informasi dengan cara yang disesuaikan dengan pengukuran bisnis kebutuhan spesifik mereka. Mengontrol memungkinkan organisasi untuk merencanakan dan melacak biaya overhead dalam struktur organisasi spesifik perusahaan (Luluk, 2015).

 

Gambar 2

SAP Controlling (Yao, Zhu, & Yang, 2012)

 

Diajukan untuk memenuhi persyaratan akademik dalam menyelesaikan pendidikan pada program studi S1 Sistem Informasi Universitas Kristen Maranatha dalam menganalisis migrasi proses bisnis dalam implementasi SAP Financial and Controlling (FICO) yang bertujuan untuk mengetahui tentang perubahan atau migrasi yang terjadi telah merubah budaya perusahaan dan juga proses bisnis perusahaan serta bagaimana perusahaan mengatasi semua masalah yang terjadi dalam perubahan yang dilakukana baik dari komunikasi maupun teknis.

 

Metode Penelitian

Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah:

A.  Mengidentifikasi dan Memprioritaskan Peluang untuk Perubahan

Hal ini selama langkah pertama ini di mana Proses Bisnis Auditing yang paling berguna. Proses Bisnis Auditing menyediakan cara yang cepat dan relatif murah untuk mengidentifikasi proses yang akan mendapat manfaat dari perbaikan. Teknik ini juga membantu tim Perbaikan Proses Bisnis mengidentifikasi persis di mana, dalam proses yang dipilih, mereka harus memusatkan upaya mereka. Pendekatan ini ditargetkan menghemat waktu dan uang (Page, 2012).

B.  Menetapkan Ukuran Kinerja

Setelah memiliki memutuskan apa aspek proses bisnis yang perlu kita ubah, langkah berikutnya adalah untuk membangun kinerja target untuk proses. Tujuan harus realistis, sehingga sering berguna untuk memiliki semacam kerangka untuk menetapkan tujuan-tujuan tersebut. Persyaratan yang paling penting adalah bahwa tujuan kinerja apapun harus konsisten dengan tujuan bisnis tingkat yang lebih tinggi (Budhiningtias Winanti, 2011).

C.  Mendefinisikan dan Memvalidasi proses yang sedang berjalan

Setelah dilakukannya penetapan tujuan untuk proses tersebut, perusahaan perlu mencari tahu seberapa jauh untuk mencapai tujuan itu dan hambatan apa yang terjadi di dalamnya.

D.  Mintalah Komitmen dan Dukungan

Langkah berikut melibatkan tim perbaikan proses bisnis dalam mengumpulkan data tentang kinerja proses. Hal ini dapat mengganggu dan sumber daya intensif. Ini adalah praktek yang baik, oleh karena itu, untuk meminta komitmen dan dukungan untuk kegiatan perubahan dari pemilik proses dan mereka yang terlibat dalam operasi.

E.   Mengumpulkan, Menyusun dan Analisis data

Teknik untuk mengumpulkan, menyusun, dan menganalisis data tergantung pada apa yang perlu diketahui tentang proses. Metode pengumpulan data mungkin melibatkan wawancara, pertemuan kelompok fokus, kuesioner, observasi, pengukuran atau pengujian. Pengumpulan data melibatkan menampilkan data dalam format yang sesuai untuk analisis (Anggito & Setiawan, 2018).

F.   Mengambil Pilihan untuk Perubahan

Kegiatan proses analisis kemungkinan memunculkan sejumlah pilihan untuk perubahan. Beberapa mungkin saling eksklusif, hal ini memerlukan tim Perbaikan Proses Bisnis untuk membuat pilihan. Sejumlah teknik yang tersedia untuk membantu proses ini termasuk teknik kelompok nominal, multi-voting dan perbandingan berpasangan. Pilihan untuk perubahan juga harus divalidasi untuk memastikan penerimaan stakeholder (Mainardes, Alves, & Raposo, 2012).

G.  Mendefinisikan kembali proses

Setelah Tim meningkatkan Proses telah dilunasi pada perubahan yang diperlukan, langkah selanjutnya adalah untuk menggambarkan proses revisi dalam Diagram proses bisnis baru, ini menyediakan blue print untuk revisi proses.

H.  Implementasi Rencana

Cukup mendefinisikan ulang proses tersebut tidak akan berdampak dengan sendirinya. Implementasi mungkin melibatkan kegiatan seperti otomatisasi bagian dari proses, realokasi tanggung jawab, pengenalan teknologi baru, pelatihan kembali atau bahkan outsourcing TI (Rahmiati, 2018).

I.     Keuntungan Persetujuan Rencana

Ini adalah praktik yang baik pada tahap ini untuk mengambil rencana kepada stakeholder. Ini melibatkan menjelaskan kepada mereka mengapa merasakan perubahan yang diperlukan, pilihan yang perusahaan telah dipertimbangkan dan satu yang telah dipilih, dan proses yang telah mengikuti dalam mencapai kesimpulan itu. Umpan balik kemudian dapat digabungkan, memberikan kemungkinan lebih tinggi bahwa rencana tersebut akan berhasil pada tahap persetujuan.

J.    Evaluasi Keberhasilan dan Penyelesaian

Setelah rencana perusahaan telah diterapkan dan perubahan yang dilakukan, ada kebutuhan untuk mengkonfirmasi realisasi manfaat yang diperkirakan. Di sinilah proses bisnis auditing lagi dapat digunakan.

Migrasi data  adalah  istilah  ilmu  komputer  yang  digunakan  untuk  proses memindahkan atau mentraformasikan data dari suatu konteks ke konteks lainnya yang berbeda. Proses bisnis itu sendir beroperasi melalui kombinasi manusia dan sistem aplikasi tindakan, sering diatur oleh alat manajemen proses bisnis.

Migrasi proses bisnis diperlukan bila badan usaha mengalami perubahan struktural. Perubahan dapat dihubungkan dengan akuisisi atau merger dengan bisnis baru atau memperluas atau memperbaiki bisnis, dalam hal ini staf TI dapat melakukan migrasi data selama jam reguler operasi (Yunita & Wirawan, 2012). Dalam hal ini, langkah-langkah dalam analisis migrasi data pada sistem pelaporan keuangan ke SAP Financial and Controlling (FICO) (Imbar & Fendrianto, 2012)  PT Pos Indonesia dapat dilihat pada Gambar 3.

 

 

 

 

Gambar 3

Tahapan Penelitian dalam Analisis Migrasi Data Sistem Pelaporan Keuangan ke SAP Financial and Controlling (FICO) PT Pos Indonesia

 

Hasil dan Pembahasan

 

Gambar 4

Struktur Organisasi PT.POS Indonesia

 

Proses Bisnis yang dimiliki di SIMKUGPOS dan SAP FICO adalah sebagai berikut:

1.    Proses bisnis anggaran

a.    Proses bisnis pengajuan anggaran

b.    Proses bisnis pengawasan anggaran

2.    Proses bisnis pendapatan

a.    Proses bisnis pendapatan transaksi tunai

b.    Proses bisnis pendapatan transaksi kredit

c.    Proses bisnis pendapatan penyewaan gedung

3.    Proses bisnis pengadaan barang dan jasa

4.    Proses bisnis pengelolahan kas

a.    Proses bisnis permintaan dana kas atau bank

b.    Proses bisnis pengawasan pagu kas atau bank

5.    Proses bisnsis pengelolahan aktiva tetap

a.    Proses bisnis mutasi aktiva tetap

b.    Proses bisnis penyusutan aktiva tetap

6.    Proses bisnis pelaporan akuntansi

7.    Proses bisnis transfer pricing

8.    Proses bisnis perhitungan HPP

9.    Proses bisnis pelaporan PSO

 

Gambar 5

Proses Bisnis Pengajuan Anggaran di SPK

 

Terdapat pengajuan anggaran yang harus dikompilasi dan meminta persetujuan dahulu sebelum dikirim ke kantor pusat dan setelah itu baru bisa di input setiap alur atau proses yang dilakukan semua harus sesuai dan melewati proses yang berulang-ulang di beberapa tahap, dan semua dilakukan secara manual, sehinggal kemungkonan untuk salah menginput atau mengecek data.

 

 

 

 

 

 

 

Gambar 6

Proses Bisnis Pengajuan Anggaran di SAP

 

Analisis Proses Migrasi Proses Bisnis dari sistem yang lama ke sistem SAP:

1.    Mengidentifikasi dan Memprioritaskan Peluang untuk Perubahan

Perbaikan bisnis dalam proses bisnis ini dikarenakan adanya kekurangan dari proses bisnis sebelumnya, yaitu proses yang secara manual berjenjang yaitu dengan melalui berapa tahapan untuk dicek berulang-ulang sehingga tidak terjadi kemudahan dalam prosesnya dan tidak efisien dibuat menjadi efisien dan juga dilakukan melalui sistem yang akan mengurangi resiko kesalahan input dan juga tidak adanya proses yang berulang.

2.    Menetapkan Ukuran Kinerja

Target kinerja dalam proses bisnis ini adalah dengan adanya pembuatan proses bisnis baru yang dibuat untuk memperlihatkan perbedaan dari proses sebelumnya. Proses bisnis SAP ini dibuat atas dasar tujuan yang menginginkan adanya sistem yang mengurangi kesalahan dan proses yang berulang dari sistem yang sebelumnya.

3.    Mendefinisikan dan Memvalidasi proses yang sedang berjalan

Pada proses bisnis ini diberikan langkah-langkah migrasi untuk membuat proses bisnis baru, untuk setiap progress yang diberikan perusahaan memberikan dengan waktu yang sudah ditentukan.

4.    Meminta Komitmen dan Dukungan

Perusahaan memberikan syarat keberhasilan proyek (komitmen) dan dukungan dari organisasi proyek yaitu dari bagian keuangannya, dukungan anggaran, SAP sebagai Change Driver, kesanggupan bisnis proses user, dan strategi piloting.

5.    Mengumpulkan, Menyusun dan Analisis data

Proses bisnis dalam hal ini mengalami perubahan dikarenakan setiap pertemuan kelompok atau rapat banyaknya keluhan yang diberikan, sehingga perusahaan memikirkan untuk mengganti atau merubah sistem yang ada menjadi sistem SAP (Arikunto, 2010).          

6.    Mengambil Pilihan untuk Perubahan

Perusahaan mengambil keputusan untuk melakukan perubahan adalah dikarenakan banyaknya kesalahan dan membutuhkan waktu yang lama, sehingga menghambat dalam pengecekan karna semua dilakukan secara manual. Sehingga banyak terjadi kesalahan.

7.    Mendefinisikan kembali proses

Dalam proses bisnis ini tidak ada revisi proses bisnis.

8.    Implementasi Rencana

Perusahaan membedakan implementasi proyek menjadi 3 bagian atau 3 tahapan.

a.    Tahapan implementasi SAP:

1)   Metode standar ASAP (Accelerated SAP)

2)   Standar urutan dan rincian aktifitas

3)   Organisasi proyek

b.    Organisasi Proyek:

1)   Internal (workgroup dan suppoting)

2)   Konsultan implementor

3)   Pricipal SAP (QA/Advisor)

c.    Anggaran Biaya Proyek:

1)   Lisensi produk

2)   Konsultan implementor

3)   Hardware

4)   CMO/Training

5)    Administrasi Proyek

Perusahaan memberikan 3 bagian sesuai dengan bagiannya, untuk menjadikan perusahaan yang lebih baik dan sesuai dengan impelementasi dari rencana atau proyeknya. Agar memiliki tujuan atau pencapaian yang harus dicapai oleh perusahaan agar dijalanka dengan baik.

9.    Keuntungan Persetujuan Rencana

Hasil analisis yang didapatkan terhadap status perubahan dan pelaporan yaitu semua perubahan yang dilakukan sudah disetujui oleh masing-masing fungsi yang terkait, baik dari fungsi  bisnis, fungsi akuntansi maupun lainnya. Setiap perubahan yang terjadi sudah dilakukan konfirmasi melalui pelaporan, rapat ataupun surat persetujuan yang telah ditandatangani oleh bagian yang bersangkutan

10.      Evaluasi Keberhasilan dan Penyelesaian

Perusahaan mengevaluasi keberhasilan dari dukungan anggaran, organisasi Proyek, SAP sebagai change driver, kesanggupa bisnis proses user, serta strategi piloting yang dilakukan oleh perusahaan.

 

Gambar 7

Proses Bisnis Pengawasan Anggaran di SPK

 

 

Gambar 8

Proses Bisnis Pengawasan Anggaran di SAP

 

Kesimpulan

Berdasarkan uraian dan rumusan yang ditemukan, maka dapat disimpulkan bahwa perubahan proses bisnis yang terjadi pada PT Pos Indonesia dari sistem pelaporan keuangan ke SAP Financial and Controlling. PT Pos Indonesia telah melakukan perubahan sesuai dengan kebutuhan bisnis serta segala perubahan yang terjadi telah dilakukan konfirmasi oleh fungsi dan departemen terkait. Perubahan proses bisnis yang terjadi pada PT Pos Indonesia sudah berjalan dengan baik, tetapi masih ada banyak kekurangan dari pendokumentasian dan juga mengetahui kekurangan yang terjadi atas migrasi proses bisnis yang dilakukan oleh PT Pos Indonesia.

 

 

BIBLIOGRAFI

 

Anggito, Albi, & Setiawan, Johan. (2018). Metodologi penelitian kualitatif. CV Jejak (Jejak Publisher). Google Scholar

 

 

Arikunto. (2010). Prosedur Penelitian : Suatu Pendekatan Praktik (Revisi). Jakarta: Rineka Cipta. Google Scholar

 

 

Budhiningtias Winanti, Marliana. (2011). Pengaruh Kompetensi Terhadap Kinerja Karyawan (Survei pada PT. Frisian Flag Indonesia Wilayah Jawa Barat). Majalah Ilmiah UNIKOM. Google Scholar

 

 

Chandra, Prasanna. (2011). Financial management. Tata McGraw-Hill Education. Google Scholar

 

 

Hernes, Marcin. (2014). A cognitive integrated management support system for enterprises. International Conference on Computational Collective Intelligence, 252–261. Springer. Google Scholar

 

 

Imbar, Radiant Victor, & Fendrianto, Evlin Marcelline. (2012). Sistem Informasi Training & Development di HRD–PT. X. Jurnal Sistem Informasi, 4(1). Google Scholar

 

 

Luluk, Fitriyah. (2015). TA: Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Pengadaan Material Proyek Berbasis Web Pada TJ Construction & Engineering. Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Google Scholar

 

 

Mainardes, Emerson Wagner, Alves, Helena, & Raposo, Mário. (2012). A model for stakeholder classification and stakeholder relationships. Management Decision. Google Scholar

 

 

Mutmainnah, Nurul. (2016). Pengaruh Pengendalian Intern Terhadap Efektifitas Pengelolaan Kas Pada PT. Pos Indonesia (Persero) Cabang Sinjai. Universitas Negeri Makassar. Google Scholar

 

 

Page, Susan. (2012). The Secrets to Successfully Marketing Your Book. Susan Page Books. Google Scholar

 

 

Rahmiati, Rahmiati. (2018). Analisis Biaya-Manfaat dan Aplikasi Model Penerimaan Teknologi Pada Keputusan Outsourcing TI. Performance: Jurnal Personalia, Financial, Operasional, Marketing Dan Sistem Informasi, 10(1), 102–122. Google Scholar

 

 

Spivak, David I. (2012). Functorial data migration. Information and Computation, 217, 31–51. Google Scholar

 

 

Wicaya N, Rachmasari. (2015). Pembuatan Perangkat Audit Untuk Operasional Sistem Erp Modul Financial Dan Controlling Berdasarkan ERP SAP Application Controls (Studi Kasus: SAP Di PT. Kai (PERSERO) DAOP VIII Surabaya). Institut Teknology Sepuluh Nopember. Google Scholar

 

 

Yao, Yan, Zhu, Yu, & Yang, Yingzi. (2012). Incorporation superabsorbent polymer (SAP) particles as controlling pre-existing flaws to improve the performance of engineered cementitious composites (ECC). Construction and Building Materials, 28(1), 139–145. Google Scholar

 

 

Yunita, Ria, & Wirawan, Setia. (2012). Pengaruh Standar Kebaikan Sistem Terhadap Implementasi Sistem Informasi Akuntansi (SAP) Pada PT. Timah (PERSERO) TBK Di Pangkalpinang Bangka. Google Scholar

 

 

Copyright holder:

Mutia Dwi Rachmaningtyas, Rifky Syaripudin, Aji Anggono (2021)

 

First publication right:

Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia

 

This article is licensed under: